Administration Anschreibe-Muster & Beispiele, die in 2026 funktionierten

Bist du bereit, dich an die Spitze zu „schreiben“? Unser ultimativer Leitfaden zum Verfassen eines Anschreibens für Verwaltungsassistenten bringt dich auf den Weg zum Erfolg. Vollgepackt mit Expertentipps, praktischen Beispielen, inspirierenden Vorlagen und erstklassigen Vorlagen bietet unser Leitfaden alles, was du brauchst, um dein Anschreiben glänzen zu lassen.

Tauche ein und entdecke, wie du ein überzeugendes Anschreiben verfasst, das deine Fähigkeiten zur Geltung bringt und dir deinen Traumjob sichert!

Lead Data Analyst Anschreiben Muster

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Cactus communication

Muster eines Anschreibens an einen Service-Administrator

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Clean NRG

Anschreiben eines Planned Giving Officer Beispiel

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Indiana University of Pennsylvania

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Lies weiter und erfahre alles über:

• Authentische Muster für Anschreiben als Verwaltungsassistent 
• Entscheide, wie du dein Anschreiben als Verwaltungsassistent formatieren möchtest
• Erstellen einer aussagekräftigen Überschrift für dein Anschreiben als Verwaltungsassistent 
• Wie du die Überschrift deines Anschreibens für eine Stelle als Verwaltungsassistent hervorhebst
• Die Anrede deines Anschreibens für Verwaltungsassistenten individuell anzupassen
• Den Leser mit der Einleitung deines Anschreibens für eine Stelle als Verwaltungsassistent fesseln
• Deine Fähigkeiten und Erfolge als Verwaltungsassistent hervorheben
• Starke Aktionsverben in dein Anschreiben als Verwaltungsassistent einbauen
• Mit dem Schlusswort deines Anschreibens für die Stelle als Verwaltungsassistent beeindrucken 
• Die häufigsten Fehler im Anschreiben vermeiden
• Dein Anschreiben als Verwaltungsassistent mit einem passenden Lebenslauf kombinieren
• Nützliche Ressourcen für Verwaltungsassistenten auf Jobsuche nutzen 
• Durchschnittsgehalt und Berufsaussichten für Verwaltungsassistenten

Du suchst noch nach einem Job? Diese über 100 Ressourcen verraten dir alles, was du brauchst, um schnell eingestellt zu werden.

Muster für ein Anschreiben als Verwaltungsfachkraft im Gesundheitswesen

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Warum funktioniert dieses Anschreiben-Beispiel?

• Detaillierte relevante Erfahrung: Der Bewerber stellt seine relevante Erfahrung gleich zu Beginn hervorragend dar. Die Erwähnung von über einem Jahrzehnt Erfahrung im Gesundheitswesen und die Auflistung spezifischer Bereiche wie Fachpflege, Langzeitpflege und Gedächtnispflege helfen dem Personalverantwortlichen schnell zu erkennen, dass der Kandidat über einen soliden Hintergrund verfügt, der für die Stelle geeignet ist. 
• Verwendung quantifizierbarer Daten: Ein weiterer Pluspunkt dieses Anschreibens ist die Einbindung quantifizierbarer Kennzahlen, um die Wirkung des Bewerbers zu verdeutlichen. Die Erwähnung, dass er einen „Millionen-Pfund-Betrieb“ leitet und ein Team von 27 Mitarbeitern führt, vermittelt Personalverantwortlichen ein Gefühl für den Umfang und die Verantwortung seiner aktuellen Position. 

Was könnte verbessert werden?

• Mehr Fokus auf die Bedürfnisse des Unternehmens: Das Anschreiben sagt zwar viel über die aktuelle Position und Erfahrung des Bewerbers aus, geht aber nicht ausreichend darauf ein, wie sich diese Fähigkeiten auf die neue Stelle übertragen lassen. Es wäre sinnvoll, diese Erfahrungen direkter mit den spezifischen Anforderungen der Stelle als Gesundheitsadministrator im John Smith Health Center zu verknüpfen. So würde der Personalverantwortliche genau sehen, wie der Bewerber zur Organisation beitragen will.
• Stärkerer Abschluss: Der Schluss ist höflich, aber etwas zu passiv. Der Bewerber bedankt sich zwar beim Leser und bekundet sein Interesse, fügt aber keinen starken Aufruf zum Handeln hinzu. Ein Satz wie „Ich freue mich darauf, herauszufinden, wie mein Hintergrund deinem Team zugutekommen kann, und würde mich sehr über die Gelegenheit freuen, dies in einem Vorstellungsgespräch zu besprechen“ würde das Ganze überzeugender machen.

Beispiel für ein Anschreiben als Verwaltungsassistent in der Personalabteilung

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Eingestellt von Robert Half International

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Warum funktioniert dieses Anschreiben-Beispiel?

• Selbstbewusster und dennoch sympathischer Ton: Der Ton in diesem Anschreiben ist selbstbewusst, aber auch warmherzig und zugänglich. Das passt perfekt zu einer HR-Position, bei der zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine einladende Haltung entscheidend sind. Zum Beispiel schafft die Aussage des Bewerbers: „Ich bin ein sehr kontaktfreudiger Mensch und schaffe gerne ein positives Arbeitsumfeld“, eine gute Balance zwischen Professionalität und Persönlichkeit. 
• Bezugnahme auf den eigenen Hintergrund: Die Erwähnung der Tätigkeit bei SHRM und relevanter Praktika sowie des Bachelor-Abschlusses in Personalmanagement liefert einen glaubwürdigen Nachweis für die Qualifikationen und Kenntnisse des Bewerbers. 

Was könnte verbessert werden?

• Erfolge quantifizieren: Anstatt beispielsweise nur zu erwähnen, dass er interne Rekrutierungsprozesse unterstützt hat, könnte der Bewerber ein bestimmtes Projekt oder eine Leistung hervorheben, wie „dazu beigetragen, die Zeit bis zur Einstellung um 20 % zu verkürzen“ oder „bei der Rekrutierung von über 50 Kandidaten in einem Quartal mitgewirkt“. Quantifizierbare Erfolge wie diese würden dem Personalverantwortlichen ein klareres Bild vom Einfluss des Bewerbers vermitteln.
• Persönliche Anrede: Auch wenn an der Anrede „Sehr geehrte(r) Leiter(in) der Personalabteilung“ grundsätzlich nichts auszusetzen ist, würde eine etwas persönlichere Anrede das Anschreiben noch einprägsamer machen. Außerdem hilft es, den Leser mit seinem Namen anzusprechen, um eine persönlichere Verbindung zwischen dem Personalverantwortlichen und dem Bewerber herzustellen.

Beispiel für ein Anschreiben als Verwaltungspraktikant

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Warum funktioniert dieses Anschreiben-Beispiel?

• Zeigt Kompetenz trotz Praktikantenstatus: Das Anschreiben vermittelt effektiv, dass dieser Bewerber trotz seines Praktikantenstatus eine Reihe relevanter Fähigkeiten entwickelt hat. Durch die Erwähnung seiner bisherigen Praktikumserfahrung, seines laufenden Studiums und seines Engagements in außerschulischen Aktivitäten präsentiert sich der Kandidat als gut vorbereitet für eine Vollzeitstelle. Dieser Eindruck wird durch seine Auszeichnung als „Praktikant des Monats“ noch verstärkt.
• Übersichtliches Layout: Das klare und übersichtliche Layout des Anschreibens macht es leicht lesbar. Da alles ordentlich und in logischer Reihenfolge angeordnet ist, kann der Personalverantwortliche die wichtigsten Details zu den Fähigkeiten und Erfahrungen des Bewerbers schnell und ohne großen Aufwand erkennen.

Was könnte verbessert werden?

• Aufmerksamkeitsstarke Überschrift: Die Überschrift „Bewerbung für die Stelle als Verwaltungspraktikant“ erfüllt zwar ihren Zweck, lässt aber etwas an Einfallsreichtum vermissen. Eine spannendere Überschrift, die eine besondere Stärke oder herausragende Leistung hervorhebt, könnte die Aufmerksamkeit des Personalverantwortlichen besser auf sich ziehen. Etwas wie „BWL-Student mit erstklassiger Praktikumserfahrung, bereit, in einer Verwaltungsrolle zu glänzen“ könnte zum Beispiel gut funktionieren.

1. Gestalte dein Anschreiben als Verwaltungsassistent richtig

Die ersten Schritte beim Verfassen deines Anschreibens für eine Stelle als Verwaltungsassistent – oder eigentlich jedes Anschreibens – betreffen die Formatierung. 

Aber bei der Formatierung geht es uns nicht nur darum, dein Anschreiben hübsch aussehen zu lassen – obwohl das natürlich hilft. Bei der richtigen Formatierung geht es darum, dein Anschreiben lesbar, professionell und für den Personalverantwortlichen leicht zu überfliegen zu machen.

Wie kannst du also sicherstellen, dass dein Anschreiben ein wirkungsvolles Format hat? 

• Halte es übersichtlich und einfach: Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt für ausgefallene Schriftarten, Farben oder Grafiken. Du möchtest, dass dein Anschreiben professionell und leicht lesbar wirkt, also halte dich an einfache Schriftarten wie Arial, Calibri oder Times New Roman. Wähle eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 Punkt, damit der Text weder zu klein noch zu groß ist.
• Richte alles linksbündig aus: Du bist vielleicht versucht, deinen Text zu zentrieren oder mit verschiedenen Ausrichtungen zu experimentieren, aber die linksbündige Ausrichtung ist hier dein bester Freund. Sie ist leichter zu lesen und verleiht deinem Anschreiben ein ordentliches, übersichtliches Erscheinungsbild. 
• Halte die Absätze kurz und prägnant: Kurze Absätze sind das A und O. Du willst den Leser nicht mit einem großen Textblock überfordern – das ist anstrengend zu lesen, und er könnte ihn einfach nur überfliegen. Kurze Absätze machen dein Anschreiben leicht verdaulich und halten den Leser bei der Stange. 
• Halte dich an eine konventionelle Struktur: Hier musst du das Rad nicht neu erfinden. Halte dich an die bewährte Struktur für Anschreiben, die Arbeitgeber erwarten: eine Kopfzeile, eine Einleitung, 2–4 Absätze im Hauptteil und einen Schluss. Das funktioniert aus gutem Grund!
• Nutze Leerraum zu deinem Vorteil: Es mag nicht viel erscheinen, aber wenn du genügend Platz um deinen Text herum lässt, wirkt dein Anschreiben zugänglicher und ist leichter zu lesen. Versuche nicht, zu viel auf die Seite zu quetschen – lass deinen Worten Luft zum Atmen! 
• Scheue dich nicht, Aufzählungspunkte zu verwenden: Wenn du wichtige Fähigkeiten oder Erfolge hast, die du schnell hervorheben möchtest, sind Aufzählungspunkte ein großartiges Mittel. Sie lockern den Text auf und machen es dem Leser leicht, wichtige Informationen zu erkennen. Beschränke dich dabei auf wenige Aufzählungspunkte – etwa drei bis fünf. 
• Achte auf deine Ränder: Niemand möchte einen Brief lesen, der von Rand zu Rand mit Text vollgestopft ist. Halte deine Ränder auf allen Seiten bei angenehmen 2,5 cm. So hast du genug Freiraum und dein Brief wirkt nicht überladen. 
• Eine Seite ist alles, was du hast: Ein prägnantes, einseitiges Anschreiben zeigt, dass du auf den Punkt kommen kannst. Außerdem zwingt es dich dazu, hervorzuheben, was dich wirklich auszeichnet, was einen stärkeren Eindruck hinterlassen kann als ein langer, ausschweifender Brief.

Wenn du dazu neigst, dich in Details zu verlieren, mach dir keine Sorgen – die Formatierung muss überhaupt nicht stressig sein! Professionell gestaltete Anschreibenvorlagen nehmen dir den Großteil der Arbeit ab. So stellst du ganz einfach sicher, dass dein Anschreiben gepflegt und professionell wirkt, ohne zu viel Zeit mit den kleinen Details zu verbringen. 

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2. Eine aussagekräftige Kopfzeile für dein Anschreiben als Verwaltungsassistent erstellen 

Apropos kleine Details, die einen großen Unterschied machen: Der nächste Punkt, über den wir sprechen werden, ist die Kopfzeile des Anschreibens. 

Die Kopfzeile des Anschreibens besteht aus ein paar Zeilen Text und befindet sich normalerweise ganz oben im Dokument. Bei einigen kreativeren Anschreiben-Designs kann die Kopfzeile jedoch seitlich platziert werden, um einen einzigartigen Look zu erzielen.

Unabhängig von seiner Platzierung bleibt der Zweck einer Kopfzeile im Anschreiben derselbe – die Kontaktdaten sowohl von dir als auch vom Empfänger deiner Bewerbung klar darzustellen.

Folgendes sollte in deiner Kopfzeile auf keinen Fall fehlen:

1. Deine Kontaktdaten

• Dein Name
• Berufsbezeichnung 
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Link zu deinem LinkedIn-Profil (falls vorhanden) 

2. Die Angaben zum Empfänger

• Vollständiger Name
• Name des Unternehmens
• Firmenadresse

Nun schauen wir uns zwei gegensätzliche Beispiele für Anschreiben-Kopfzeilen an:

Warum funktioniert dieses Beispiel nicht? Das Hauptproblem bei dieser Anrede ist ihre Unvollständigkeit. Zunächst einmal ist es falsch, nur eine Telefonnummer wie „456-7890“ anzugeben – du musst die Vorwahl hinzufügen, damit man dich auch tatsächlich erreichen kann. Dann ist da noch die E-Mail-Adresse – sie mag zwar witzig sein, ist aber nicht gerade professionell. Heb dir solche persönlichen E-Mail-Adressen für Freunde auf. Außerdem fehlen in diesem Beispiel die Kontaktdaten des Unternehmens. 

Was macht dieses Beispiel so viel besser? Im Gegensatz zum vorherigen Beispiel erfüllt diese Kopfzeile alle Anforderungen. Die Kontaktdaten sind vollständig und professionell – Telefonnummer mit Vorwahl, eine gepflegte E-Mail-Adresse und sogar ein LinkedIn-Profil für zusätzliche Glaubwürdigkeit. Außerdem personalisiert die Angabe des Namens des Personalverantwortlichen und der vollständigen Firmenadresse nicht nur das Anschreiben, sondern zeigt auch, dass du dich gut informiert hast.

Die Kopfzeile spielt eine einzigartige Rolle in deinem Anschreiben – sie ist das einzige Element, das den Personalverantwortlichen mitteilt, wie sie dich erreichen können. Deshalb solltest du beim Verfassen besonders darauf achten. Stell dir vor, ein Personalverantwortlicher findet dein Anschreiben überzeugend und möchte dich zu einem Vorstellungsgespräch einladen, nur um dann festzustellen, dass die von dir angegebene Telefonnummer nicht funktioniert. 

3. Mach die Überschrift deines Anschreibens als Verwaltungsassistent zu einem echten Hingucker

Jedes wichtige Dokument braucht eine eigene Überschrift, und dein Anschreiben bildet da keine Ausnahme. 

Eine Überschrift im Anschreiben besteht aus einem einzigen Satz, der zwischen der Kopfzeile und der Anrede steht. Im Wesentlichen sollte eine gute Überschrift zwei Dinge leisten: dem Personalverantwortlichen auf den ersten Blick vermitteln, worum es bei dir geht, und dies auf eine faszinierende Art und Weise tun.

Was macht eine erfolgreiche Überschrift aus? 

• Sie stellt deinen Wert heraus: Deine Überschrift sollte verdeutlichen, warum du perfekt für die konkrete Stelle als Verwaltungsassistent geeignet bist. Hast du umfangreiche Erfahrung in der Terminplanung? Oder hebt dich vielleicht dein Talent für die Optimierung von Prozessen von anderen Bewerbern ab?
• Sie ist kurz und prägnant: Eine gute Überschrift ist kurz und bündig, nur ein einziger aussagekräftiger Satz – mehr nicht! Sie sollte dein wichtigstes Verkaufsargument schnell vermitteln. 
• Sie ist auf die Stelle zugeschnitten: Achte darauf, dass deine Überschrift zu der konkreten Stelle passt, auf die du dich bewirbst. Wenn in der Stellenbeschreibung bestimmte Fähigkeiten oder Eigenschaften hervorgehoben werden, greife diese in deiner Überschrift auf, um zu zeigen, dass du perfekt dazu passt.
• Sie vermeidet Klischees: Verzichte auf abgedroschene Phrasen wie „Teamplayer“ oder „Organisationsguru“. Strebe immer eine Überschrift an, die frisch und einprägsam ist. 

Warum funktioniert dieses Beispiel nicht? „Fleißiger Verwaltungsassistent“ ist eine allgemeine Bezeichnung, die nichts Besonderes über dich oder deine Stärken aussagt. Auch der Zusatz „auf der Suche nach einer Stelle“ lässt es wie eine generische Bewerbung klingen. Es fehlt jede persönliche Note oder konkrete Angabe, die die Aufmerksamkeit des Personalverantwortlichen wecken könnte.

Was macht dieses Beispiel so viel besser? Diese Überschrift trifft genau ins Schwarze, weil sie konkrete Erfolge mit Schlüsselkompetenzen verbindet. Sie ist kurz und prägnant und vermittelt sofort deinen Wert und deine Relevanz für die Stelle. Außerdem vermeidet sie Klischees und hebt dich mit einem konkreten Beispiel für deinen Erfolg hervor.

Denk daran: Personalverantwortliche wühlen sich jeden Tag durch Hunderte von Anschreiben, daher kann eine einprägsame, wirkungsvolle Überschrift den entscheidenden Unterschied ausmachen. Mit einer Überschrift, die auffällt, erhöhst du deine Chancen erheblich, ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie dazu zu bringen, sich deine Bewerbung genauer anzusehen. 

4. Gestalte die Anrede deines Anschreibens als Verwaltungsassistent individuell

Nach dem Lesen einer einprägsamen Überschrift sollte das Nächste, was Personalverantwortliche sehen, eine personalisierte Anrede sein. Wer würde sich nicht gerne von einer freundlichen Stimme begrüßt werden, nachdem er so viel Zeit damit verbracht hat, Bewerbungen durchzugehen?

Wenn du dein Anschreiben an eine bestimmte Person richtest, wirkt es eindrucksvoller und persönlicher. Es zeigt auch, dass dir die Stelle wichtig genug ist, um herauszufinden, wer deine Bewerbung wahrscheinlich lesen wird.

Apropos: Den Namen des Personalverantwortlichen herauszufinden, kann sich manchmal wie Detektivarbeit anfühlen, aber die Mühe lohnt sich. Du kannst deine Suche hier beginnen: 

• Die Stellenanzeige
• Die Website des Arbeitgebers (Seiten „Über uns“ oder „Team“)
• LinkedIn
• Kontaktiere den Arbeitgeber 

Wenn du erfolgreich bist, kannst du dein Anschreiben für die Stelle als Verwaltungsassistent etwa so einleiten: 

Manchmal findet man den Namen des Personalverantwortlichen einfach nirgends, egal wie sehr man auch sucht. In diesem Fall ist es in Ordnung, eine allgemeinere Anrede zu verwenden, die dennoch ein hohes Maß an Professionalität bewahrt:

Denk daran, dass eine zu allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ deinen Brief wie eine Massenbewerbung wirken lassen kann. Personalverantwortliche könnten ihn ohne weiter darüber nachzudenken überfliegen und annehmen, dass du das gleiche Anschreiben an jedes Unternehmen schickst. Eine persönliche Ansprache hebt dich sofort von anderen ab und zeigt, dass du wirklich an der Stellenausschreibung interessiert bist.

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5. Fessle den Leser mit der Einleitung deines Anschreibens als Verwaltungsassistent

Du hast die Aufmerksamkeit des Personalverantwortlichen mit einer einprägsamen Überschrift und einer persönlichen Anrede geweckt, jetzt musst du sein Interesse wecken und ihn mit deiner Einleitung fesseln. 

Die ersten Sätze deines Anschreibens sind dein „Elevator Pitch“ – ein kurzer, überzeugender Überblick darüber, was du mitbringst. Du solltest stark beginnen, Begeisterung für die Stelle und Vertrauen in deine Fähigkeiten zeigen, ohne dabei zu einstudiert oder steif zu wirken.

Als Inspiration kannst du eine wirkungsvolle Einleitung verfassen, indem du einige (oder alle) dieser Elemente kombinierst: 

• Kurzer Überblick über deinen beruflichen Werdegang
• Deine bedeutendste Leistung
• Zusammenfassung deiner beruflichen Ziele
• Alle wichtigen Qualifikationen 
• Zeige deine Begeisterung für die Stelle (und das Unternehmen)
• Aussagekräftige Empfehlung (wenn möglich)

Betrachte diese beiden gegensätzlichen Beispiele und überlege, welches besser funktioniert:

Was macht diese Einleitung so ineffektiv? Diese Einleitung ist viel zu vage, allgemein gehalten und verrät dem Personalverantwortlichen fast nichts Konkretes über den Bewerber. Formulierungen wie „Ich habe Erfahrung mit Büroaufgaben“ und „Ich bin fleißig“ sind so weit gefasst, dass sie auf so gut wie jeden zutreffen könnten. Außerdem zeigt sie keinerlei echte Verbindung zum Unternehmen oder zur Stelle. 

Was macht diese Einleitung so gut? Dieses Beispiel ist ansprechend, konkret und zeigt echte Ergebnisse. Die Quantifizierung von Erfolgen wie die Reduzierung von Terminkonflikten um 30 % und die Einsparung von 10 Stunden pro Woche hebt sofort den Einfluss des Bewerbers in früheren Positionen hervor. Diese Einleitung wirkt persönlich und authentisch. Der Personalverantwortliche kann sofort erkennen, wie der Bewerber einen Mehrwert für sein Team schaffen wird, was ihn dazu bringt, weiterlesen zu wollen.

Tipp für Absolventen

Wenn du bereits über jahrelange Erfahrung und berufliche Erfolge verfügst, hast du jede Menge konkrete Beispiele, um deine Fähigkeiten und Leistungen hervorzuheben. Für Absolventen kann dieser Teil jedoch schwierig sein.

Die gute Nachricht ist: Du hast trotzdem viel zu erzählen, womit du einen tollen ersten Eindruck hinterlassen kannst. So holst du das Beste aus deiner Einleitung in einem Anschreiben ohne Berufserfahrung heraus:

• Zeige deine Begeisterung und deine Lernbereitschaft. 
• Schreibe über relevante Projekte oder Praktika, an denen du teilgenommen hast. 
• Erwähne die Fähigkeiten, die du während deines Studiums/Praktikums/deiner Ausbildung erworben hast. 

Deine Einleitung könnte zum Beispiel so aussehen: 

Was macht dieses Beispiel so wirkungsvoll? Auch ohne jahrelange Berufserfahrung gelingt es diesem Beispiel, Selbstvertrauen, Begeisterung und relevante Fähigkeiten zu vermitteln. Es hebt konkrete Erfolge aus der Praktikumszeit hervor, die in einer administrativen Rolle wertvoll sind. Insgesamt ist diese Einleitung persönlich, ausgefeilt und positioniert den Bewerber als jemanden mit dem Potenzial, in die Rolle hineinzuwachsen.

Ob du nun Erfahrung hast oder nicht: Bei der Erstellung einer wirkungsvollen Einleitung für dein Anschreiben geht es darum, deine Begeisterung zu zeigen und darzulegen, warum du perfekt für die Stelle geeignet bist. Ganz gleich, ob du deine langjährige Berufserfahrung hervorhebst oder auf Projekte und Praktika zurückgreifst – entscheidend ist, dass du die Einleitung persönlich, ansprechend und auf die Stelle zugeschnitten gestaltest.

6. Stelle deine Fähigkeiten und Erfolge als Verwaltungsassistent in den Vordergrund

Nachdem du den Personalverantwortlichen nun davon überzeugt hast, dein Anschreiben weiterzulesen, ist es an der Zeit, deine besten Fähigkeiten und herausragendsten Erfolge voll zur Geltung zu bringen. 

Um den Schwung beizubehalten, sollten die 2–4 Hauptabsätze deines Anschreibens die offensichtlichsten Fragen beantworten, die Personalverantwortliche haben, wenn sie die Eignung eines Bewerbers für die Stelle beurteilen:

• Wie wirst du einen Mehrwert für das Team oder das Unternehmen schaffen?
• Kannst du deine relevanten Fähigkeiten anhand konkreter Erfolge demonstrieren? 
• Was hebt dich von der Konkurrenz ab? 
• Was ist deine Motivation, für genau diesen Arbeitgeber zu arbeiten? 

Bei der Darstellung deiner Fähigkeiten geht es jedoch nicht darum, alles, was du jemals gelernt hast, wie wild auf die Seite zu werfen. Stattdessen solltest du die Fähigkeiten auswählen, die für die Stelle, auf die du dich bewirbst, am relevantesten und am besten geeignet sind. 

Wie findest du das heraus? 

Du musst die Bedürfnisse des Arbeitgebers verstehen und darauf eingehen. Schau dir die Stellenanzeige, auf die du dich bewirbst, genau an. Welche Fähigkeiten werden immer wieder erwähnt? Wenn zum Beispiel jemand gesucht wird, der detailorientiert ist und gut multitasken kann, sind das die Fähigkeiten, die du in den Vordergrund stellen solltest. 

Kurz gesagt: Du musst dein Anschreiben immer so anpassen, dass deutlich wird, dass du genau das mitbringst, wonach sie suchen!

Während solche Hard Skills für die Erledigung der Arbeit unerlässlich sind, sind deine Soft Skills genauso wichtig! Als Verwaltungsassistent bist du nicht nur ein Organisator hinter den Kulissen – du bist oft die zentrale Stütze für das gesamte Team. Mit anderen Worten: Du hast mit Menschen zu tun, und die Zusammenarbeit mit ihnen erfordert ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Es reicht jedoch nicht aus, nur Fähigkeiten aufzulisten. Der beste Weg, um zu beweisen, was du kannst, ist, deine Fähigkeiten in einen realen Kontext zu stellen. Nenne Beispiele für Situationen, in denen du diese Fähigkeiten einsetzen musstest, erkläre, vor welchen Herausforderungen du standest, wie du sie gemeistert hast und – was am wichtigsten ist – welche Ergebnisse du erzielt hast. Idealerweise sollten deine Ergebnisse durch quantifizierbare Daten untermauert werden. 

Tipps für Absolventen

Wenn du gerade deinen Abschluss gemacht hast, hast du vielleicht noch keine lange Liste von Erfolgen vorzuweisen, und das ist in Ordnung. Stattdessen kannst du dich darauf konzentrieren, wie du dich weiterentwickelt hast und was du bisher gelernt hast. Hebe alle Fortschritte hervor, die du während deiner:

• Ausbildung
• Praktikum
• Ausbildung
• Schulprojekten
• ehrenamtliche Tätigkeit

Hier ist ein Beispiel dafür, wie deine Fähigkeiten in einem Anschreiben dargestellt werden können: 

Denk daran, dass es entscheidend ist, dich auf das zu konzentrieren, was für die Stelle, auf die du dich bewirbst, am relevantesten ist. Es geht nicht darum, jede Fähigkeit aufzulisten, die du jemals erworben hast, sondern darum, diejenigen hervorzuheben, die in dieser Rolle den größten Einfluss haben werden.

7. Verwende aussagekräftige Aktionsverben in deinem Anschreiben als Verwaltungsassistent

Wusstest du, dass du nicht nur deine Fähigkeiten und Erfolge präsentieren, sondern auch zeigen kannst, welche Rolle du bei deren Erreichung gespielt hast? Hier kommen Aktionsverben ins Spiel. 

Diese Wörter unterstreichen dein aktives Engagement beim Erreichen deiner Ziele. Aktionsverben helfen zu zeigen, dass du dich nicht einfach zurückgelehnt und die Dinge geschehen lassen hast – du hast die Initiative ergriffen, warst proaktiv und hast den Erfolg vorangetrieben. Jeder Arbeitgeber möchte jemanden, der einen Beitrag leistet und etwas bewirkt, nicht nur jemanden, der zufällig auf Ergebnisse stößt. 

Zum Beispiel: Anstatt zu sagen, dass du „Computersoftware zur Dateneingabe verwendet hast“, sag lieber: „Ich habe ein neues Dateneingabesystem mit Excel implementiert, wodurch die Datengenauigkeit um 15 % verbessert und die Bearbeitungszeit um 20 % reduziert wurde.“ 

Hier ist noch ein weiterer Grund, warum Aktionsverben unverzichtbar sind – sie helfen dir dabei, dein Anschreiben durch das Applicant Tracking System (ATS) zu bringen. ATS-Software durchsucht Bewerbungen nach Schlüsselwörtern, und viele dieser Aktionsverben sind genau das, wonach das System sucht. Man kann sagen, dass Aktionsverben dein Anschreiben nicht nur überzeugender machen; sie können auch der Schlüssel dazu sein, überhaupt erst wahrgenommen zu werden.

Wenn du dein Anschreiben als Verwaltungsassistent mit Aktionsverben anreicherst, denk daran, für Abwechslung zu sorgen. Verlasse dich nicht nur auf dieselben wenigen Verben. Bringe Abwechslung hinein, damit dein Anschreiben dynamisch und ansprechend bleibt. Je mehr du deine Sprache variieren kannst, desto besser zeigst du das gesamte Spektrum deiner Fähigkeiten.

8. Beeindrucke mit dem Schlusswort deines Anschreibens als Verwaltungsassistent 

Sobald du im Hauptteil deine Argumente dargelegt hast, musst du dein Anschreiben nur noch mit einem starken Schlusswort abrunden. 

Dieser Teil mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, aber er ist genauso entscheidend wie alles andere. Denn in Wahrheit ist dein Schlusswort deine letzte Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Auch wenn dir die Puste ausgeht, gib deinen Schlusszeilen die Energie, die sie verdienen – schließlich könnte dies der Moment sein, der dir das Vorstellungsgespräch sichert. Das sollte ein guter Schluss enthalten: 

• Bedanke dich beim Leser für seine Zeit und Aufmerksamkeit
• Hebe deine wichtigsten Stärken noch einmal hervor
• Zeige deine Begeisterung für die Stelle
• Füge einen Aufruf zum Handeln ein (deine Verfügbarkeit für weitere Gespräche)
• Teile mit, wie man dich erreichen kann
• Verabschiede dich professionell

Warum ist das ein schlechter Schluss? Leider ist dieser Schluss vage und wenig inspirierend. Die Aussage „Ich glaube, ich könnte gut zu Ihnen passen“ vermittelt weder Selbstvertrauen noch Begeisterung, und es wird nicht erwähnt, wie es weitergeht – es fehlt ein Aufruf zum Handeln oder der Vorschlag für ein Vorstellungsgespräch. Außerdem wirkt die übermäßig lockere Verabschiedung für ein Anschreiben viel zu informell. 

Warum ist das besser? Dieser Abschluss funktioniert wirklich gut, weil er sowohl höflich als auch ansprechend ist. Er dankt dem Leser für seine Zeit, hebt die wichtigsten Stärken auf eine Weise hervor, die auf die Stelle zugeschnitten ist, und zeigt echte Begeisterung für die Position. Der Aufruf zum Handeln ist klar und bietet mehrere Möglichkeiten, Kontakt aufzunehmen. Außerdem sorgen die professionelle Schlussformel und der persönliche Touch dafür, dass der Text sowohl zugänglich als auch respektvoll wirkt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein starker Abschluss ist genauso wichtig wie ein fulminanter Einstieg! Wenn du dein Anschreiben mit Energie und Begeisterung beginnst, solltest du diesen Schwung unbedingt bis zum Schluss beibehalten. Ein überzeugender Schluss rundet das Ganze schön ab und hinterlässt einen bleibenden Eindruck. 

9. Vermeide die häufigsten Fehler in deinem Anschreiben als Verwaltungsassistent 

Wir alle kennen dieses mulmige Gefühl – du verschickst ein Anschreiben, das du für perfekt hältst, nur um kurz darauf einen eklatanten Fehler zu entdecken. Ob es sich um einen Tippfehler handelt oder darum, dass du das falsche Unternehmen angeschrieben hast – es ist auf jeden Fall ein frustrierender Moment. Leider gibt es kein Zurück mehr, sobald du auf „Senden“ geklickt hast. 

Diese Fehler mögen zwar klein erscheinen, können aber bei Personalverantwortlichen einen negativen Eindruck hinterlassen. Hier ist eine kurze Checkliste der häufigsten Fehler, auf die du beim Verfassen deines Anschreibens achten solltest:

• Das Einheitsansatz-Syndrom: Ein häufiger Fehler ist es, für jede Bewerbung dasselbe Anschreiben zu verwenden. Das spart zwar Zeit, aber Personalverantwortliche erkennen einen Standardbrief schnell. Passe stattdessen jedes Anschreiben individuell an die jeweilige Stelle und das Unternehmen an. 
• Alles dreht sich nur um dich: Auch wenn dein Anschreiben deine Qualifikationen hervorheben soll, sollte es kein egozentrischer Selbstverkauf sein. Anstatt dich nur auf das zu konzentrieren, was du willst (wie den Job oder die Vergünstigungen), betone lieber, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dem Unternehmen zugutekommen. 
• Deinen Lebenslauf wiederholen: Dein Anschreiben sollte deinen Lebenslauf ergänzen, nicht einfach nur wiederholen. Nutze das Anschreiben, um deine Erfahrungen in einen Kontext zu setzen, zu erklären, wie du bestimmte Fähigkeiten entwickelt hast, und Beispiele zu nennen, die deine Qualifikationen in der Praxis zeigen.
• Du hast nur eine Seite zur Verfügung: Personalverantwortliche haben keine Zeit, lange Dokumente zu lesen, also beschränke dich auf eine Seite. Lass jedes Wort zählen – komm schnell auf den Punkt, hebe deine wichtigsten Stärken hervor und wecke beim Personalverantwortlichen das Interesse, mehr erfahren zu wollen.
• Die Bedeutung der Formatierung ignorieren: Ein Anschreiben, das schlecht formatiert oder schwer lesbar ist, kann leicht übersehen werden. Achte auf ein übersichtliches und professionelles Layout: Verwende einheitliche Schriftarten, richte alles linksbündig aus und gliedere große Textblöcke durch klare Absätze. 
• Anweisungen nicht befolgen: Wenn die Stellenanzeige spezifische Anweisungen für die Bewerbung enthält, wie z. B. eine bestimmte Betreffzeile oder das Ansprechen bestimmter Qualifikationen, halte dich genau daran. 
• Den Ton nicht anpassen: Dein Anschreiben sollte die Unternehmenskultur und den Ton widerspiegeln, den das Unternehmen in seiner Kommunikation verwendet. Wenn das Unternehmen formell wirkt, halte deinen Ton professionell. Handelt es sich um ein Start-up, kannst du es dir leisten, etwas umgangssprachlicher zu sein. 

Fehler wie diese können größere Auswirkungen haben, als du vielleicht denkst. Ein Anschreiben mit Fehlern kann auf Nachlässigkeit oder mangelnde Detailgenauigkeit hindeuten – zwei wesentliche Eigenschaften für einen Verwaltungsassistenten. Wenn Personalverantwortliche diese Probleme bemerken, könnten sie deine Fähigkeit in Frage stellen, Aufgaben in einer realen Büroumgebung präzise zu erledigen.

10. Füge deinem Anschreiben als Verwaltungsassistent einen passenden Lebenslauf bei

Ein Anschreiben ohne Lebenslauf zu verschicken ist, als würdest du zu einem Meeting mit nur der Hälfte der Informationen erscheinen – das funktioniert einfach nicht. Erst wenn du beides einreichst, kannst du sagen, dass deine Bewerbung wirklich vollständig ist. 

Während dein Anschreiben die Geschichte hinter deiner Erfahrung erzählt, untermauert dein Lebenslauf diese mit Fakten. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass ein Lebenslauf prägnanter ist, während ein Anschreiben einen eher erzählerischen Ansatz zulässt. 

Natürlich sollten dein Anschreiben und dein Lebenslauf zueinander passen – nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch. Wenn deine Dokumente sowohl optisch als auch inhaltlich aufeinander abgestimmt sind, zeigt das, dass du dir Gedanken über deine Bewerbung gemacht hast.

Wie erreichst du optische Einheitlichkeit in beiden Dokumenten? 

• Verwende dieselbe Schriftart und -größe: Wenn du in deinem Anschreiben und Lebenslauf dieselbe Schriftart und -größe verwendest, entsteht ein einheitliches, aufgeräumtes Erscheinungsbild. Das zeigt, dass du auf Details geachtet hast, und lässt deine Bewerbung professioneller und besser durchdacht wirken.
• Passe die Kopfzeilen an: Die gleiche Kopfzeile in beiden Dokumenten verbindet alles schön miteinander. Vergiss nicht, deinen Namen, deine Kontaktdaten und einen Link zu deinem LinkedIn-Profil oder deiner persönlichen Website (falls vorhanden) anzugeben.
• Gleiche Ränder und Abstände ein: Achte außerdem darauf, dass die Ränder und Abstände in beiden Dokumenten einheitlich sind. Das sorgt für ein ausgewogenes, übersichtliches Erscheinungsbild.
• Halte dein Farbschema einheitlich: Wenn du in deinem Anschreiben Farben für Überschriften oder Rahmen verwendet hast, übertrage das auch auf deinen Lebenslauf. Das ist eine einfache Möglichkeit, die beiden Dokumente optisch zu verbinden und sie wie ein passendes Set wirken zu lassen.

Dein Anschreiben optisch an deinen Lebenslauf anzupassen, kann ein kleiner Balanceakt sein. Wenn du Schwierigkeiten hast, alles perfekt aufeinander abzustimmen, können professionell gestaltete Lebenslaufvorlagen eine echte Hilfe sein. Dazu gehören auch passende Anschreibenvorlagen, sodass du ein professionelles, einheitliches Erscheinungsbild erhältst, ohne dich um die Details kümmern zu müssen.

Benutze künstliche Intelligenz, um deinen Lebenslauf zu erstellen – SCHNELL!

Unser KI-Lebenslauf-Verfasser wird vom GPT-4.1-Sprachmodell von OpenAI angetrieben und kann gut verfasste Lebensläufe in Sekundenschnelle erstellen. Gib einfach nur deine Berufsbezeichnung ein und überlasse der künstlichen Intelligenz den Rest.

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11. Wertvolle Ressourcen für die Jobsuche als Verwaltungsassistent 

Herzlichen Glückwunsch, jetzt kennst du alle Grundlagen für das Verfassen eines erfolgreichen Anschreibens als Verwaltungsassistent! Aber das allein macht die Suche nach der perfekten Stelle als Verwaltungsassistent noch lange nicht zu einem Kinderspiel. Aus diesem Grund haben wir eine Liste wertvoller Ressourcen zusammengestellt, die dir die Jobsuche erheblich erleichtern werden:

• Branchenspezifische Jobbörsen: Websites wie AdminCrossing, AdministrativeJobs.com oder iHireAdmin sind darauf spezialisiert, Stellenanzeigen für Fachkräfte zusammenzustellen, die eine Stelle in der Verwaltung suchen. 
• Allgemeine Jobbörsen: Aber auch Plattformen wie Indeed, Glassdoor, SimplyHired oder Jooble, die einen viel breiteren Fokus haben, sind hervorragende Quellen für relevante Stellenanzeigen. 
• Berufsverbände: Die offiziellen Websites von Organisationen wie der Association of Administrative Professionals (IAAP), dem Institute of Administrative Management (IAM) oder der Association of Administrative Professionals (AAP) bieten dir sicherlich Zugang zu Stellenangeboten, Weiterbildungsmöglichkeiten, den neuesten Branchennachrichten oder Networking-Veranstaltungen.
• Personalagenturen: Der Arbeitsmarkt ist voll von Agenturen, die sich darauf spezialisiert haben, ihre Mitglieder mit Stellenangeboten zu verbinden, die zu ihren Fähigkeiten und Karrierezielen passen. Du kannst dir Agenturen wie Robert Half, Kelly Services oder Insight Global ansehen.
• LinkedIn: LinkedIn eignet sich ideal zum Erstellen und Teilen deines beruflichen Profils, kann aber noch viel mehr. Du kannst zum Beispiel direkt mit Personalverantwortlichen von Unternehmen in Kontakt treten, die dich interessieren, oder spezifischen Gruppen beitreten, um die Networking-Möglichkeiten von LinkedIn optimal zu nutzen. 
• Kontinuierliches Lernen: Um deine Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern, kannst du Zertifizierungen wie Certified Administrative Professional (CAP) und Microsoft Office Specialist (MOS) absolvieren. Oder du stöberst auf Websites wie Coursera, LinkedIn Learning oder edX nach Kursen, die zu deinen Zielen passen. 

Denk daran: Ein herausragendes Anschreiben ist dein Ticket, um die Aufmerksamkeit eines Personalverantwortlichen zu gewinnen und einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Es präsentiert deine Fähigkeiten, deine Persönlichkeit und dein Engagement und hebt dich von der Konkurrenz ab. Investiere also Zeit und Mühe in ein Anschreiben, das dein bestes Ich widerspiegelt.