Kündigungs-E-Mail: Wie kündigst du deinen Job per E-Mail? (+5 Beispiele für Kündigungs-E-Mails)

Hast du vor, deinen aktuellen Job zu kündigen? Musst du eine Kündigungs-E-Mail schreiben?

Auch wenn du dich auf das Neue freust, ist es wichtig, sich im Guten zu trennen und professionell zu bleiben. Brücken abzubrechen hilft selten – vor allem, wenn du den Leuten später in deiner Karriere vielleicht wieder begegnest.

Bevor du offiziell weiterziehst, musst du ein paar formale Schritte erledigen – darunter das Einreichen deines Kündigungsschreibens oder das Versenden per E-Mail.

In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine Kündigungs-E-Mail verfasst. Du erfährst, was eine Kündigungs-E-Mail enthalten sollte, wie du sie formulierst, was du in die Betreffzeile schreibst und was du vermeiden solltest.

Außerdem zeigen wir dir 5 Beispiele für Kündigungs-E-Mails für jeden Anlass, die garantiert einen positiven Eindruck hinterlassen. 

Kann ich per E-Mail kündigen?

Kurze Antwort: Ja.

Aber es ist nicht so einfach, wie einfach deinem Chef eine E-Mail zu schicken und zu sagen: „Ich kündige.“ 

Die Kündigung deines Jobs erfordert oft mehrere formelle Schritte, die du befolgen musst.

Wie kündigt man also einen Job per E-Mail auf rechtlich einwandfreie und professionelle Weise? 

1. Führe zunächst ein Gespräch (oder einen Online-Anruf) mit deinem Arbeitgeber und informiere ihn über deine Kündigungsabsicht. Es gehört zum guten Ton, deinen Vorgesetzten vorzuwarnen, auch wenn du unter weniger idealen Umständen gehst.
2. Zweitens: Reiche dein offizielles Kündigungsschreiben ein (oder sende es). Es sollte wichtige Angaben wie deinen letzten Arbeitstag und die Kündigungsfrist enthalten. Du kannst deine Kündigung entweder persönlich abgeben oder per E-Mail schicken. 
3. Schließlich solltest du in deinem Kündigungsschreiben die Kündigungsfrist angeben. In einigen Ländern ist eine gesetzlich verbindliche Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag festgelegt. In den USA ist jedoch keine gesetzlich verbindliche Kündigungsfrist vorgeschrieben. Dennoch gilt es als Höflichkeit, eine zweiwöchige Kündigungsfrist einzuhalten. Diese wird normalerweise im Kündigungsschreiben angegeben

Also ja – eine Kündigung per E-Mail ist völlig in Ordnung. Achte nur darauf, dass du deinen Vorgesetzten vorher informiert hast.

Was ist eine Kündigungs-E-Mail? 

Im Grunde ist eine Kündigungs-E-Mail einfach eine kürzere Version eines Kündigungsschreibens, das per E-Mail verschickt wird. 

Bist du dir unsicher, was der Unterschied zwischen einem Kündigungsschreiben, einer Kündigungs-E-Mail und einem Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist ist? Wir erklären es dir.

• Kündigungsschreiben: Es handelt sich um ein offizielles, formelles Dokument, das deinen Arbeitgeber darüber informiert, dass du deinen Job kündigst. Es sollte bestimmte Schlüsselelemente enthalten, darunter: deine Kontaktdaten und die des Empfängers, das Datum der Erstellung, deine Kündigungserklärung, dein letzter Arbeitstag, Gründe/Dankesworte/Angebot zur Unterstützung sowie eine Unterschrift. 
• Kündigungs-E-Mail: Auch wenn die persönliche Übergabe auf Papier die beste Art ist, ein Kündigungsschreiben einzureichen, ist das nicht immer möglich (z. B. bei Remote-Mitarbeitern). In solchen Fällen kannst du eine Kündigungs-E-Mail senden, die eine etwas kürzere Version deines Kündigungsschreibens ist. Du solltest sie jedoch zusammen mit dem vollständigen Kündigungsschreiben als PDF-Datei im Anhang versenden. 
• Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist: Manchmal wird es auch als Kündigungsmitteilung (Kündigungsschreiben) bezeichnet. Es ist also im Wesentlichen dasselbe wie ein Kündigungsschreiben. 

Wie du wahrscheinlich erkennen kannst, bedeuten alle drei Begriffe im Grunde dasselbe. 

Daher sollte die Kündigungs-E-Mail die meisten Elemente eines traditionellen Kündigungsschreibens enthalten.

Außerdem gibt es einige zusätzliche Punkte zu beachten, wenn du dein Kündigungsschreiben per E-Mail verschickst.

Was sollte eine Kündigungs-E-Mail enthalten?

Wie bereits erwähnt, sollte eine Kündigungs-E-Mail die meisten wesentlichen Bestandteile eines standardmäßigen Kündigungsschreibens enthalten. 

Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Kündigungs-E-Mail gehören:

1. Kündigungserklärung. Erkläre in ein oder zwei Sätzen, dass du deine derzeitige Position bei dem betreffenden Unternehmen kündigst. 
2. Der letzte Arbeitstag. Dieser sollte mindestens zwei Wochen nach dem Datum des Schreibens liegen. Er dient als Kündigungsfrist. 
3. Begründung, Dank oder Hilfsangebot. Füge ein paar Sätze hinzu, in denen du deinem Vorgesetzten dankst, deine Hilfe bei der Übergabe anbietest oder sogar eine Erklärung gibst. 
4. Hinweis, dass das vollständige Kündigungsschreiben im PDF-Format beigefügt ist. Zum Beispiel: „Ich habe ein vollständiges Kündigungsschreiben im PDF-Format für deine Unterlagen beigefügt.“
5. Abschluss. Beende das Dokument mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ und unterschreibe mit deinem Namen. 

Wichtig ist, dass du das vollständige Kündigungsschreiben auch als PDF-Datei an die E-Mail anhängst. Denn ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, das normalerweise in den Unterlagen des Unternehmens aufbewahrt werden muss – und das Ausdrucken einer E-Mail kann schwierig sein.

Das vollständige Kündigungsschreiben muss zusätzlich zu den in der E-Mail genannten Punkten noch einige weitere Bestandteile enthalten. Dazu gehören: 

• Betreffzeile. Wie betitelt man eine Kündigungs-E-Mail? Hier musst du nicht besonders kreativ sein. Betitle sie einfach mit „Kündigungsschreiben [Dein Name]“.
• Kontaktdaten. Gib oben im Schreiben deinen Namen, deine Handynummer und deine E-Mail-Adresse an. Eine Anschrift ist optional.
• Datum der Erstellung. Setze es unter deine Kontaktdaten. Es ist wichtig festzuhalten, wann du offiziell gekündigt hast und wann deine Kündigungsfrist beginnt.
• Die Kontaktdaten des Empfängers. Gib den Namen des Empfängers, den Firmennamen und die Adresse an. Der Empfänger ist in der Regel jemand aus der Personalabteilung, nicht direkt dein Chef. Frag zur Sicherheit nach.
• Unterschrift. Idealerweise unterschreibst du das Dokument handschriftlich oder fügst eine digitale Signatur hinzu, um es zu einem offiziellen Dokument zu machen.

Wenn du Beispiele für Standard-Kündigungsschreiben sehen möchtest, schau dir unseren umfassenden Leitfaden zum Verfassen eines solchen Schreibens an.

Wann du eine Kündigungs-E-Mail schreiben solltest

Wenn du eine Kündigungs-E-Mail schreibst, solltest du deine Kündigungsfrist berücksichtigen. 

Nimm dir einen Moment Zeit, um deinen Arbeitsvertrag zu überprüfen, damit du weißt, wie lange deine Kündigungsfrist ist und ob es bestimmte Schritte gibt, die du vor deinem Ausscheiden befolgen musst. 

In den USA ist eine Kündigungsfrist von zwei Wochen die Norm und gilt als Zeichen professioneller Höflichkeit, auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. In vielen anderen Ländern sind Kündigungsfristen jedoch gesetzlich verbindlich und Teil deines Vertrags.

Wenn dein Vertrag jedoch keine konkreten Angaben enthält, ist es eine sichere Wahl, sich an die üblichen zwei Wochen zu halten.

Betreffzeile für die Kündigungs-E-Mail

Wenn du deine Kündigungs-E-Mail verfasst, solltest du eine professionelle Betreffzeile nicht vergessen. 

Auch wenn es verlockend sein mag, etwas wie „Bis dann“ oder „Ich bin weg“ als Betreff zu schreiben, versuche, der Versuchung zu widerstehen und professionell zu bleiben. 

Hier ist ein Vorschlag für die Betreffzeile deiner Kündigungs-E-Mail:

So schreibst du eine Kündigungs-E-Mail

Jetzt, da du weißt, welche Bestandteile eine offizielle Kündigungs-E-Mail haben sollte, schauen wir uns eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an, wie man eine solche verfasst. 

1. Finde heraus, wer der/die Empfänger sein sollte(n). Wenn du dir nicht sicher bist, an wen du die E-Mail richten sollst, frag am besten jemanden aus der Personalabteilung. Im Allgemeinen sollte die E-Mail an die Person gerichtet sein, die für Kündigungen zuständig ist, an deinen Vorgesetzten oder an den Leiter der Personalabteilung. In kleineren Unternehmen kannst du die E-Mail einfach an deinen Chef richten. 

2. Verfasse eine professionelle Betreffzeile. Um professionell zu bleiben, schreibe einfach „Kündigung“ oder „Kündigung – [Dein Name]“.

3. Füge alle wesentlichen Bestandteile einer Kündigungs-E-Mail ein. Die Hauptelemente sind die Anrede, die Kündigungserklärung und der letzte Arbeitstag, während die Angabe eines Grundes, ein Dankeschön oder ein Hilfsangebot optional sind. Du musst deine Entscheidung nicht erklären, aber wenn du dich bei deinem Vorgesetzten bedankst, halte es kurz und bündig.

4. Füge einen Satz hinzu, um den Empfänger auf den Anhang hinzuweisen. Wie bereits erwähnt, solltest du auch die vollständige Version deines Kündigungsschreibens anhängen. Um sicherzustellen, dass der Empfänger es findet, erinnere ihn an den Anhang. Zum Beispiel: „PS: Das vollständige Kündigungsschreiben findest du unten als PDF-Datei im Anhang.“ 

5. Füge das vollständige Kündigungsschreiben im PDF-Format bei. So kann der Personalverantwortliche es einfach herunterladen, ausdrucken und für seine Unterlagen speichern.

6. Schicke eine Erinnerungs-E-Mail. Wenn du innerhalb weniger Tage keine Antwort erhältst, ist wahrscheinlich etwas schiefgelaufen. Es könnte sein, dass die E-Mail im Spam-Ordner gelandet ist oder dass sich ein Tippfehler in der Adresszeile befand. Um sicherzustellen, dass deine E-Mail angekommen ist, ist es ratsam, eine Erinnerungsnachricht zu senden.

Im nächsten Kapitel fassen wir alles zusammen und zeigen dir Beispiele für professionelle Kündigungs-E-Mails, die du als Vorlage verwenden kannst. 

5 Beispiele für Kündigungs-E-Mails

Dieser Abschnitt enthält Vorlagen und Beispiele für Kündigungsschreiben für jeden Anlass, die du als ersten Entwurf verwenden kannst.

Klicke einfach auf den Download-Button und fülle deine Angaben und Details ein.

Vorlage für eine kurze Kündigungs-E-Mail

Wenn du deinen aktuellen Job unbedingt verlassen möchtest und gespannt auf das bist, was als Nächstes kommt, reicht ein kurzes und schnörkelloses Kündigungsschreiben völlig aus. 

Füge einfach die Fristen für die zweiwöchige Kündigungsfrist und deine Kündigungserklärung hinzu, und schon bist du fertig. 

Vorlage für eine formelle Kündigungs-E-Mail

In einer formellen Kündigungs-E-Mail solltest du nicht zu sentimental werden und zu viele Details preisgeben. Es handelt sich schließlich um ein formelles Dokument.

Vorlage für eine höfliche Kündigungs-E-Mail

Diese Muster-Kündigungs-E-Mail enthält alle notwendigen Elemente, nennt zudem ausdrücklich den Kündigungsgrund, drückt Dankbarkeit für die Gelegenheit aus und bietet Unterstützung während der Übergangsphase an. Der Ton ist freundlich und dennoch höflich.

Vorlage für eine einfache Kündigungs-E-Mail

Diese einfache E-Mail zur Kündigung enthält alles Notwendige und nichts darüber hinaus. Dennoch ist sie sehr höflich und zeigt deine Wertschätzung für das Unternehmen. 

Beste Vorlage für eine Kündigungs-E-Mail

Dies ist eine positive und lobende Kündigungs-E-Mail, die sich hervorragend für jeden Anlass eignet. Sie ist höflich, enthält alle notwendigen formalen Elemente, ist aber auch optimistisch.

Häufige Fehler bei Kündigungs-E-Mails, die du vermeiden solltest

Das Verfassen einer Kündigungs-E-Mail mag einfach erscheinen, doch kleine Fehler können den Prozess unnötig komplizieren.

Da diese E-Mail sowohl eine professionelle Nachricht als auch in vielen Fällen Teil deiner offiziellen Personalunterlagen ist, sollte sie klar, respektvoll und leicht zu bearbeiten sein.

Eine hastig verfasste, übermäßig emotionale oder unvollständige E-Mail kann Verwirrung stiften, zu unnötigen Nachfragen führen oder einen falschen letzten Eindruck hinterlassen.

 Hier sind einige häufige Fehler, die Menschen machen – und wie du sie vermeiden kannst:

• Zu viele Details preisgeben. Du musst nicht erklären, warum du gehst, oder dich über deine Erfahrungen auslassen. Bleib professionell und fasse dich kurz.

• Einen emotionalen oder sarkastischen Ton anschlagen. Kündigungs-E-Mails sollten neutral bleiben – auch wenn du unter stressigen Umständen gehst.

• Vergessen, deinen letzten Arbeitstag klar anzugeben. Das kann unnötigen Hin und Her mit der Personalabteilung verursachen und den Prozess verzögern.

• Die E-Mail versenden, ohne vorher deinen Vorgesetzten zu informieren. Wenn möglich, informiere deinen Vorgesetzten, bevor du auf „Senden“ klickst.

• Das formelle Kündigungsschreiben nicht beizufügen. Die E-Mail allein reicht für die Personalakten oft nicht aus.

Wenn du diese Fehler vermeidest, kann deine Kündigung reibungsloser verlaufen. Auch wenn du bereit bist, weiterzuziehen, lohnt es sich, ein paar Minuten mehr zu investieren, um sicherzustellen, dass deine E-Mail vollständig ist.

Was passiert, nachdem du eine Kündigungs-E-Mail verschickt hast?

Sobald deine Kündigungs-E-Mail abgeschickt ist, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab:

• Dein Vorgesetzter oder die Personalabteilung bestätigt den Erhalt deiner Kündigung.

• Deine Kündigungsfrist beginnt offiziell.

• Möglicherweise wirst du gebeten, Projekte zu übergeben, deine Arbeit zu dokumentieren oder einen Nachfolger einzuarbeiten.

• Die Personalabteilung plant möglicherweise ein Austrittsgespräch oder fordert Unterlagen an.

Wenn du weißt, was als Nächstes kommt, kann der Übergang stressfreier verlaufen und dir helfen, bis zu deinem letzten Tag professionell zu bleiben.

Kündigungs-E-Mail: Das Wichtigste

Wenn du dich fragst, wie du deinen Job kündigen sollst, wirst du dich wahrscheinlich schon bald fragen, wie du eine Kündigungs-E-Mail verfasst. 

Hier also eine kurze Übersicht:

1. Finde heraus, wer der Empfänger sein sollte. Dein Chef? Die Personalabteilung? Dein Vorgesetzter?
2. Verfasse eine professionelle Betreffzeile. „Kündigung – [Dein Name]“ – das reicht.
3. Füge alle wichtigen Bestandteile einer Kündigungs-E-Mail hinzu. Vor allem die Kündigungserklärung und dein letzter Arbeitstag. 
4. Füge einen Satz hinzu, um den Empfänger auf den Anhang hinzuweisen. „PS: Das vollständige Kündigungsschreiben findest du unten als PDF-Datei im Anhang.“
5. Füge das vollständige Kündigungsschreiben im PDF-Format als Anhang bei. Es ist ziemlich schwierig, eine E-Mail auszudrucken, und die meisten Personalabteilungen werden deine Kündigung für ihre Unterlagen aufbewahren wollen.

Ach ja, und wenn du gerade deinen Job gekündigt hast, denk daran, dein LinkedIn-Profil zu aktualisieren – du kannst es jetzt mit nur einem Klick in einen professionellen Lebenslauf verwandeln!