So verfasst du ein Kündigungsschreiben: Tipps, Beispiele & Vorlagen

Ein aktueller Bericht von Microsoft hat ergeben, dass 52 % der Arbeitnehmer aus der Millennial- und Gen-Z-Generation im kommenden Jahr wahrscheinlich darüber nachdenken werden, zu kündigen und ihre Kündigung einzureichen – das sind 3 Prozentpunkte mehr als im letzten Jahr.

Die Kündigung eines Jobs kann ein bittersüßes Erlebnis sein.

Einerseits freust du dich wahrscheinlich auf deinen neuen Job und bist froh, den alten hinter dir zu lassen. Andererseits warten noch jede Menge Bürokratie und unangenehme Gespräche auf dich.

In Filmen sieht die Kündigung einfach aus, doch in der Realität gibt es einige wichtige Schritte, die du beachten solltest.

Wie kündigt man also einen Job auf rechtlich einwandfreie und elegante Weise?

Nun, ein Gespräch mit deinem Arbeitgeber, eine zweiwöchige Kündigungsfrist und das Verfassen eines Kündigungsschreibens sind die wichtigsten Schritte, die es dir ermöglichen, deinen Job stilvoll und ohne mögliche Konflikte zu kündigen.

In diesem Artikel werden diese Schritte genauer erläutert, es wird gezeigt, wie man ein gutes Kündigungsschreiben verfasst, und es werden Vorlagen und Beispiele für Kündigungsschreiben bereitgestellt.

TL;DR: Video-Anleitung zum Verfassen eines Kündigungsschreibens

Wenn du lieber zuschauen als lesen möchtest oder wenig Zeit hast, erfährst du hier, wie du in wenigen Minuten ein Kündigungsschreiben verfasst.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Das Wichtigste zuerst: Ein Kündigungsschreiben ist das offizielle Dokument, mit dem du deinem Arbeitgeber mitteilst, dass du deinen Job kündigst.

Warum ist das wichtig, wenn du es ihm doch schon persönlich gesagt hast?

Grundsätzlich gilt: Alles, was besprochen, aber nicht schriftlich festgehalten wurde, kann später angefochten, verdreht und zu möglichen Konflikten führen. Wenn du also professionell bleiben und sicherstellen willst, dass dein Arbeitgeber sich an das hält, was besprochen wurde, solltest du ein Kündigungsschreiben verfassen.

Kurz gesagt: Es dient dazu, mögliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Abgesehen davon, dass es ein formelles Dokument ist, hilft ein Kündigungsschreiben auch der Personalabteilung, den Überblick zu behalten. Es dient ihnen als Referenz für Details wie den letzten Arbeitstag oder die Kündigungsfrist.

Nicht zuletzt kannst du in einem Kündigungsschreiben auch deinen Kündigungsgrund angeben. Das ist jedoch nicht immer notwendig.

Du solltest ein Kündigungsschreiben professionell und formell verfassen. Daher gibt es einige wichtige Bestandteile, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese werden im späteren Abschnitt „Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst und formatiert“ behandelt.

Weiter unten im Artikel findest du außerdem Muster und Vorlagen für Kündigungsschreiben.

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Was ist ein Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist?

Ein Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist wird manchmal auch als „zweiwöchige Kündigungsmitteilung“ bezeichnet. Das bedeutet im Grunde, dass es sich um dasselbe handelt wie ein Kündigungsschreiben.

Manchmal werden diese beiden als separate Dokumente bezeichnet: Ein Kündigungsschreiben, in dem du die Gründe für deinen Austritt darlegst, und ein Kündigungsschreiben mit zweiwöchiger Kündigungsfrist, in dem das Datum deines letzten Arbeitstages und deine Kündigungsfrist angegeben sind.

Es ist jedoch nicht notwendig, zwei verschiedene Dokumente zu erstellen, sofern nicht anders angegeben. Das würde nur mehr Arbeit für alle Beteiligten bedeuten und könnte Verwirrung stiften.

Stattdessen ist es gängige Praxis, alle notwendigen Informationen in einem Dokument zusammenzufassen – dem Kündigungsschreiben.

Daher lautet die vielleicht bessere Frage: Was ist eine Kündigungsfrist?

Eine Kündigungsfrist ist der Zeitraum, der mit der Einreichung deines Kündigungsschreibens beginnt und bis zu deinem letzten Arbeitstag reicht.

In einigen Ländern ist die Einhaltung einer Kündigungsfrist gegenüber deinem Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, wobei einzelne Arbeitgeber die Dauer dieser Frist in den Arbeitsverträgen festlegen.

In den USA hingegen muss weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer eine Kündigungsfrist einhalten, um das Arbeitsverhältnis zu beenden. Grundsätzlich ist in den Vereinigten Staaten keine gesetzlich verbindliche Kündigungsfrist vorgeschrieben.

Dennoch gehört es zum guten Ton, dass du mindestens zwei Wochen im Voraus kündigst.

Was musst du also tun?

Reiche dein Kündigungsschreiben mindestens zwei Wochen vor Beendigung deines Arbeitsverhältnisses ein und gib darin das Enddatum an. Damit hast du deinem Arbeitgeber eine zweiwöchige Kündigungsfrist eingeräumt und sorgst für eine reibungslose Übergangsphase.

Wie verfasst und formatiert man ein Kündigungsschreiben?

Es gibt einige wichtige Bestandteile, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese sind:

1. Deine Anrede steht ganz oben.

   Dein Name, deine Handynummer und deine E-Mail-Adresse reichen aus. Eine Anschrift ist optional.

2. Datum und Uhrzeit der Erstellung.

   Das ist wichtig, um festzuhalten, wann du offiziell gekündigt hast und ab welchem Datum deine Kündigungsfrist beginnt.

3. Adressiere den Empfänger.

   Das ist in der Regel dein direkter Vorgesetzter oder ein Personalverantwortlicher. Gib den Namen und die Adresse des Unternehmens sowie den Namen des Empfängers an.

4. Kündigungserklärung.

   Du musst nicht kreativ oder zu emotional werden – schreibe einfach ein oder zwei Sätze, in denen du erklärst, dass du deine derzeitige Stelle bei dem betreffenden Unternehmen kündigst.

5. Der letzte Arbeitstag.

   Um professionell zu bleiben, sollte dieser mindestens zwei Wochen nach dem Datum des Schreibens liegen. Dies gilt als Kündigungsfrist, was gängige Praxis ist und sicherstellt, dass die Beziehungen positiv und professionell bleiben.

6. Begründung, Dank und Hilfsangebot.

   Das ist nicht zwingend erforderlich und du kannst diesen Teil weglassen. Wenn du dein Arbeitsverhältnis jedoch im Guten beendet hast, wird das auf jeden Fall geschätzt und bringt dir Pluspunkte sowie die Möglichkeit einer zukünftigen Referenz ein. Vielleicht solltest du, wenn überhaupt, dein Angebot, während der Übergangsphase zu helfen, in dem Brief erwähnen.

7. Unterschrift.

   Schreib einfach „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ und unterschreibe mit deiner Handschrift oder füge eine digitale Signatur hinzu. Denk daran, dass dies ein offizielles Dokument ist.

Die oben beschriebenen wesentlichen Bestandteile eines Kündigungsschreibens können an die konkreten Umstände deines Ausscheidens aus dem Job angepasst werden.

Jedes grundlegende Kündigungsschreiben sollte jedoch mindestens diese Punkte enthalten.

Beispiele für grundlegende Kündigungsschreiben

In diesem Abschnitt findest du Vorlagen und Beispiele für konkrete Kündigungsschreiben, die du herunterladen und verwenden kannst, um dir in dieser ohnehin schon stressigen Zeit etwas Zeit und Nerven zu sparen.

Standard-Muster für ein Kündigungsschreiben Nr. 1

Dieses Muster für ein Standard-Kündigungsschreiben enthält alle notwendigen Bestandteile. Es liefert die erforderlichen Informationen, formuliert den Zweck klar und deutlich und drückt Wertschätzung für das Unternehmen aus. Schließlich bietet es auch Hilfe an.

Standard-Kündigungsschreiben zum Herunterladen (.docx)

Beispiel für ein einfaches Kündigungsschreiben Nr. 2

Dieses einfache Beispiel für ein Kündigungsschreiben zeigt eine alternative Formulierung, wobei alle notwendigen Bestandteile beibehalten werden.

Es ist gut, einige Strategien zu erwähnen, die du mit deinem Vorgesetzten besprochen hast, zum Beispiel, wie der Plan für deine letzten zwei Wochen aussieht.

Einfaches Kündigungsschreiben zum Herunterladen (.docx)

Beispiel für ein kurzes Kündigungsschreiben Nr. 3

Ein Kündigungsschreiben ist schließlich nur ein formelles Dokument. Es muss eigentlich nur die Fristen für die zweiwöchige Kündigungsfrist und deine Kündigungserklärung enthalten.

Wenn du also wirklich unbedingt weg willst und dich darauf freust, deinen alten Job zu kündigen – egal aus welchem Grund –, ist es völlig in Ordnung, ein minimalistisches Kündigungsschreiben zu verfassen. Du musst auf nichts anderes näher eingehen.

Kurzes Kündigungsschreiben zum Herunterladen (.docx)

Vorlagen für Kündigungsschreiben für jeden Anlass

Im vorherigen Abschnitt haben wir dir Beispiele für Kündigungs-E-Mails bereitgestellt. In diesem Abschnitt bieten wir dir Vorlagen für Kündigungsschreiben für jeden Anlass an.

Kopiere einfach den Text und trage deine Angaben und Details ein.

Kündigungsschreiben

[Dein Name],
[Deine Telefonnummer],
[Deine E-Mail-Adresse]
[Datum der Erstellung]
[Name des Empfängers]
[Firmenname]
[Firmenadresse]

Lieber [Name des Empfängers],

bitte nimm dieses Schreiben als meine formelle Kündigung bei [Firmenname] von meiner Position als [deine Position] entgegen. Mein letzter Arbeitstag ist [Wochentag], [Monat, Tag, Jahr], also in zwei Wochen ab heute.

Ich möchte mich bei [Firmenname] dafür bedanken, dass ich in den letzten [Anzahl] Jahren die Möglichkeit hatte, mich beruflich weiterzuentwickeln. Besonders in guter Erinnerung bleiben mir [eine nette Tradition im Unternehmen / ein Teambuilding-Erlebnis / eine Weihnachtsfeier]. Ich wünsche [Name des Unternehmens] und meinem Team alles Gute.

In den nächsten zwei Wochen werde ich [die noch anstehenden Aufgaben] erledigen und euch, wie besprochen, dabei unterstützen, einen Nachfolger für meine Aufgaben zu finden.

Bitte lass mich wissen, wenn ich noch etwas für euch tun kann.

[Dein Name]

Häufige Fehler in Kündigungsschreiben und was du nicht schreiben solltest

In diesem Abschnitt schauen wir uns die häufigsten Fehler bei Kündigungsschreiben an, die du vermeiden solltest, und besprechen, was du nicht darin schreiben solltest.

Ein Kündigungsschreiben ist zwar ein ziemlich kurzes und standardisiertes Dokument. Aber manchmal bist du vielleicht versucht, noch einen Schritt weiter zu gehen und Dinge einzufügen, die man eigentlich besser weglassen sollte.

Ohne weitere Umschweife, hier sind die häufigsten Fehler in Kündigungsschreiben:

1. Vergiss nicht, ein Kündigungsschreiben zu verfassen.
2. An wen richtest du ein Kündigungsschreiben?
3. Keine Kündigungsfrist einhalten.
4. Erwähne deinen neuen Job nicht.
5. Sei nicht kleinlich.
6. Vermeide es, lange Erklärungen für deine Kündigung zu schreiben.
7. Nenne niemals die Gründe, warum du deinen Job, deinen Chef oder dein Unternehmen gehasst hast.
8. Sei nicht emotional und informell.

Schauen wir uns diese Fehler und Dinge, die du beim Verfassen eines Kündigungsschreibens vermeiden solltest, einmal genauer an.

• Vergiss nicht, ein Kündigungsschreiben zu verfassen. Das erklärt sich eigentlich von selbst. Ein Kündigungsschreiben ist ein wirklich wichtiges formelles Dokument, das du bei deiner Kündigung einreichen solltest. Wenn du keines vorlegst, wirkt das unprofessionell und kann sogar zu Konflikten bezüglich der Gehaltsabrechnung führen. Also: Schreib das Schreiben, schau dir die Vorlagen unten an, unterschreib es, steck das Kündigungsschreiben in einen Umschlag und reich es ein.
• An wen richtest du ein Kündigungsschreiben? Sollst du das Kündigungsschreiben an die Personalabteilung oder an deinen Chef richten? Auch wenn du vielleicht denkst, du solltest direkt an den Geschäftsführer oder den Eigentümer des Unternehmens schreiben, ist das in den meisten Fällen ein Fehler. Wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest, kennt dich der Geschäftsführer vielleicht gar nicht, und er kümmert sich sicher nicht um Angelegenheiten wie Kündigungen. Daher ist es am besten, dein Kündigungsschreiben an deinen direkten Vorgesetzten oder einen Personalverantwortlichen zu richten. Wenn du dir nicht sicher bist, frag am besten einfach nach.
• Keine Kündigungsfrist einhalten. Du fragst dich vielleicht, wie lange die Kündigungsfrist für deine derzeitige Stelle ist. Kurz gesagt: mindestens zwei Wochen. Es ist wirklich unprofessionell, gar keine Kündigungsfrist einzuhalten, auch wenn das in den USA rechtlich nicht vorgeschrieben ist. Sprich auch hier mit deinem Vorgesetzten und einigt euch auf eine gemeinsame Lösung. Die Frist muss vielleicht länger oder kürzer als zwei Wochen sein.
• Erwähne deinen neuen Job nicht. Auch wenn es verlockend sein mag, ein bisschen anzugeben, weißt du nie, wie sich die Dinge entwickeln werden. Um peinliche Situationen zu vermeiden, falls es mit deinem neuen Job nicht klappt, solltest du einfach nichts über deine Pläne sagen. Denk daran: Du bist nicht verpflichtet, diese Informationen preiszugeben.
• Sei nicht kleinlich. Versuche, keine kleinlichen Bemerkungen zu machen, auch wenn du es wirklich gerne tun würdest. Du weißt nie, wann du mal ein Arbeitszeugnis brauchst oder wie sich die Dinge entwickeln könnten. Am besten ist es, sich im Guten zu trennen und dir alle Türen offen zu halten.
• Vermeide es, lange Erklärungen für deine Kündigung zu schreiben. Du kannst zwar in ein oder zwei Sätzen deine Gründe erwähnen, aber es ist am besten, die Details und die gesamte Situation, die dich zur Kündigung bewogen haben, direkt mit deinem Vorgesetzten zu besprechen. Es ist nicht der Zweck des Kündigungsschreibens, diese Erklärung zu liefern.
• Führe niemals die Gründe auf, warum du deinen Job, deinen Chef oder dein Unternehmen gehasst hast. Ja, das mag befreiend sein. Aber es ist auch absolut sinnlos. Du solltest diese Dinge lieber unter vier Augen mit deinem Chef besprechen, anstatt sie in einem Schreiben zu erwähnen, dessen einziger Zweck darin besteht, aus bürokratischen Gründen ein Enddatum für dein Arbeitsverhältnis anzugeben.
• Sei nicht emotional und informell. Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, in dem das Datum der Beendigung deines Arbeitsverhältnisses und deine Kündigungsfrist festgehalten werden. Punkt. Es ist kein Ort für Sentimentalitäten, Witze oder Beleidigungen. Sei professionell und vermeide solche Formulierungen.

So schreibst du eine Kündigungs-E-Mail (+Beispiel)

Auch wenn es am besten ist, dein Kündigungsschreiben persönlich und in Papierform einzureichen, ist das manchmal nicht wirklich möglich.

Heutzutage arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice oder haben flexible Arbeitszeiten, was ein persönliches Treffen erschwert.

In solchen Fällen ist eine E-Mail der beste Weg, um deine Kündigung zu übermitteln. Versuche, ein persönliches Gespräch mit deinem Arbeitgeber zu führen, um ihn über deine Kündigungsabsicht zu informieren. Schicke ihm anschließend dein Kündigungsschreiben per E-Mail.

Wie verfasst man also eine Kündigungs-E-Mail?

Dieser Abschnitt enthält hilfreiche Tipps zum Verfassen der besten Kündigungs-E-Mail und bietet außerdem ein Muster für eine Kündigungs-E-Mail.

1. An wen soll die Kündigungs-E-Mail adressiert werden? Du solltest die E-Mail an deinen direkten Vorgesetzten adressieren. Setze einen Personalverantwortlichen, der für Kündigungen zuständig ist, in CC.
2. Betreffzeile der Kündigungs-E-Mail. Du fragst dich, wie du eine Kündigungs-E-Mail betiteln sollst? Du musst nicht allzu kreativ sein – schreibe einfach „Kündigung“ oder „Kündigung – Dein Name“ in die Betreffzeile.
3. Kündigungs-E-Mail als Anhang? Es liegt ganz bei dir, ob du das Kündigungsschreiben an die E-Mail anhängen möchtest. Oder du schreibst es direkt in den Text der E-Mail. Das Anhängen des Schreibens ist vielleicht besser, da der Personalverantwortliche es dann einfach herunterladen, ausdrucken und in seine Unterlagen aufnehmen kann.
4. Füge die Kündigungserklärung und die Kündigungsfrist ein. Das sind die beiden wesentlichen Bestandteile eines Kündigungsschreibens. Du solltest sie also unbedingt in die Kündigungs-E-Mail aufnehmen. Die Kündigungsfrist enthält das Datum der Erstellung (das standardmäßig in der E-Mail vermerkt ist) und die Angabe deines letzten Arbeitstages. Dieser sollte mindestens zwei Wochen nach dem Tag liegen, an dem du die Kündigungs-E-Mail verschickt hast.
5. Halte den Text kurz und professionell. Du musst keine Details darüber angeben, warum du dich entschieden hast zu gehen und was deine Pläne sind. Wenn du das Bedürfnis hast, besprich diese Dinge lieber persönlich.
6. Drücke deine Dankbarkeit aus und biete Hilfe bei der Übergabe an. Auch hier gilt: Schwafle nicht zu sehr darüber, wie dankbar du bist. Es ist völlig in Ordnung, das in ein oder zwei Sätzen zu erwähnen. Denk aber daran, dass es sich um ein formelles Dokument handelt, in dem zu viel Sentimentalität nichts zu suchen hat.
7. Frag nach. Wenn du innerhalb von ein oder zwei Tagen nichts hörst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass bei der E-Mail etwas schiefgelaufen ist. Vielleicht ist sie im Spam-Ordner gelandet oder du hast dich bei der Empfängeradresse vertippt. Deshalb ist es wichtig, eine Folge-E-Mail zu schicken.

Wenn du dir immer noch nicht sicher bist, wie du eine Kündigungs-E-Mail verfassen sollst, schau dir bitte das unten stehende Muster für eine Kündigungs-E-Mail an.

Muster-Kündigungs-E-Mail

Betreff: Kündigung – [Dein Name]

Sehr geehrte(r) [Name des Vorgesetzten/Personalverantwortlichen],

hiermit teile ich dir mit, dass ich meine Stelle als [deine Position] bei [Firmenname] kündige. Mein letzter Arbeitstag ist [Wochentag], [Monat, Tag, Jahr], also in zwei Wochen ab heute.

Ich stehe dir während der Übergangsphase gerne zur Verfügung. Bitte lass mich wissen, ob ich irgendetwas tun kann, um diesen Übergang zu erleichtern.

Du kannst mich jederzeit über diese E-Mail-Adresse oder telefonisch unter [deine Telefonnummer] erreichen. Viele Grüße,

[dein Name]

Abschieds-E-Mail an Kollegen (+Beispiel)

Einen Job zu verlassen kann natürlich aufregend sein, aber oft ist es auch ein bisschen traurig. Vor allem, wenn der Grund für deinen Weggang nicht in einem schlechten Verhältnis zu deinen Kollegen lag.

Tatsächlich geben laut der Umfrage von 2021 zu Freundschaften und Zufriedenheit am Arbeitsplatz 57 % der Befragten an, dass ein bester Freund am Arbeitsplatz die Arbeit angenehmer macht. 22 % fühlen sich mit Freunden produktiver.

Im Grunde sind wir uns wohl alle einig, dass ein Arbeitskumpel das Leben tatsächlich einfacher macht und uns hilft, eine bessere Work-Life-Balance zu finden.

Wenn also die Zeit gekommen ist und du dich von deinen Arbeitsfreunden verabschieden musst, solltest du nicht vergessen, dich von ihnen zu verabschieden. Man weiß nie, wann man vielleicht jemanden aus deinem Netzwerk braucht, der dir unter die Arme greift.

Und anstatt 50 Leuten einzeln eine Abschieds-E-Mail schicken zu müssen, schick einfach eine gut formulierte E-Mail an alle auf einmal.

Genau wie diese hier: