Ein Leitfaden zur Zeiterfassung für Remote-Mitarbeiter: Wie man sie richtig einsetzt

Remote-Arbeit hat einen großen Vorteil: Flexibilität. Wenn du remote arbeiten kannst, hast du die Freiheit, von zu Hause oder jedem anderen Ort mit Internetverbindung aus zu arbeiten.

Aber Remote-Arbeit ist nicht nur eitel Sonnenschein. Sie bringt auch einige Herausforderungen mit sich.

Verpasste Fristen, Hektik, Ablenkungen, Zeitverschwendung oder geringe Produktivität – das sind nur einige der Probleme, mit denen Remote-Mitarbeiter oft konfrontiert sind. Und vergessen wir nicht die verschwommenen Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben.

Hier kommt die Zeiterfassung ins Spiel. Auch wenn das beängstigend und unternehmerisch klingt, kann es tatsächlich genau das Gegenteil bewirken. Zeiterfassung ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, deine Arbeitsbelastung zu verwalten und eine Work-Life-Balance zu finden.

In diesem Artikel schauen wir uns die Vorteile der Zeiterfassung für Remote-Mitarbeiter an und wie sie dir helfen kann, eine gesunde Work-Life-Balance zu halten.

Argumente für die Zeiterfassung

Untersuchungen haben einen klaren Zusammenhang zwischen einer schlechten Work-Life-Balance und selbst gemeldeten Gesundheitsproblemen gezeigt.

Es ist wie ein Dominoeffekt: Wenn ein Aspekt unseres Lebens aus dem Gleichgewicht gerät, kann sich das auch auf andere Bereiche auswirken.

Deshalb ist es für unser körperliches und geistiges Wohlbefinden so wichtig, eine gute Balance zwischen Arbeit und privaten Aktivitäten zu finden. Und ein einfacher Weg, das zu schaffen, ist, unsere Arbeitszeit zu tracken, damit wir nicht mehr arbeiten als nötig.

Das hat aber noch mehr Vorteile:

• Klare Grenzen setzen: Eine gesunde Work-Life-Balance bedeutet vor allem, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen. Mit Zeiterfassungstools kannst du deine Arbeitszeiten festlegen. Wenn du weißt, wann du mit der Arbeit aufhören musst, kannst du dich wirklich entspannen. Der Schlüssel liegt darin, eine einfache Regel zu befolgen: Keine Arbeit, wenn dein Zeiterfassungstool ausgeschaltet ist.
• Effektive Kommunikation mit Kollegen und Kunden: Durch die genaue Erfassung und Aufzeichnung deiner Arbeitszeiten kannst du realistische Erwartungen hinsichtlich deiner Verfügbarkeit festlegen und Besprechungen während deiner Arbeitszeit planen.
• Produktivitätsmuster analysieren: Bist du ein Morgenmensch, eine Nachteule oder vielleicht jemand, der nach dem Mittagessen besonders leistungsfähig ist? Mit Zeiterfassung kannst du deine optimalen Arbeitszeiten herausfinden, um deine Aufgaben entsprechend zu planen.
• Zeitfresser identifizieren: Indem du genau visualisierst, wohin deine Zeit fließt, kannst du die Tageszeiten identifizieren, zu denen du am produktivsten bist, und, was ebenso wichtig ist, zu denen du es nicht bist. Du kannst auch unproduktive Gewohnheiten identifizieren und die notwendigen Schritte unternehmen, um sie zu beseitigen. Sei es, dass du zu viel Zeit in sozialen Medien verbringst, dich in unproduktiven Besprechungen verlierst oder übermäßige Pausen einlegst.
• Zeit für persönliche Aktivitäten einplanen: Die Forscher haben herausgefunden, dass häufige kurze Pausen zum Entspannen oder für soziale Kontakte deine Produktivität steigern können. Zeiterfassungsprogramme können dich daran erinnern, regelmäßig Pausen zu machen. Und durch die Analyse der erfassten Daten kannst du beurteilen, ob du genug Zeit für Selbstfürsorge und Freizeit aufwendest.

Zeitmessungssoftware verstehen

Zeiterfassungs-Apps sind ein echter Game-Changer, wenn es darum geht, deine Zeit effektiv zu verwalten und den Überblick über deine Aufgaben zu behalten.

Hier sind einige der häufigsten Funktionen von Zeiterfassungs-Apps:

• Zeiterfassung: Du kannst die Zeit aufzeichnen, die du für Aufgaben oder Projekte aufwendest, und so deine Arbeitszeiten genau nachverfolgen.
• Projektverfolgung: Du kannst den Fortschritt verschiedener Projekte verfolgen und dir einen klaren Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit du für jedes einzelne Projekt aufgewendet hast.
• Berichte und Analysen: Du bekommst Zugriff auf Berichte und Analysen, die Zeitdaten und deine Leistung visualisieren und dir dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Zeiterfassungsbögen: Digitale Zeiterfassungsbögen machen die Dokumentation zum Kinderspiel und sorgen für eine genaue und zuverlässige Erfassung deiner Arbeitszeiten.
• Kunden- und Aufgabenverwaltung: Du kannst Kunden und Aufgaben an einem Ort organisieren, was die Zuweisung von Zeitfenstern zu bestimmten Projekten oder Aufträgen erleichtert.
• Integrationen: Zeiterfassungssoftware lässt sich oft nahtlos in andere Tools integrieren, die du für deine Arbeit nutzt, und sorgt so für einen optimierten Arbeitsablauf.
• Rechnungsstellung und Abrechnung: Du kannst Kunden auf der Grundlage der erfassten Zeit Rechnungen stellen, wodurch manuelle Berechnungen entfallen und der Abrechnungsprozess optimiert wird.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Du kannst Erinnerungen und Benachrichtigungen bekommen, wenn es Zeit ist, eine Aufgabe einzureichen, eine Pause zu machen oder ein Projekt abzuschließen, was dir hilft, den Überblick zu behalten und Termine einzuhalten.

Kurz gesagt: Eine Zeiterfassungssoftware ist wie ein digitaler Kollege, der dir dabei hilft, deine Arbeitszeit optimal zu nutzen.

Egal, ob du Freiberufler, Remote-Mitarbeiter oder Unternehmer bist, ein Zeiterfassungstool kann sowohl deinem Berufs- als auch deinem Privatleben zugutekommen.

So wählst du das richtige Zeiterfassungstool

Nachdem du nun vom Nutzen der Zeiterfassung überzeugt bist, können wir uns daran machen, uns mit der Umsetzung zu befassen. Und das beginnt mit der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools.

Die gute Nachricht? Es gibt eine Vielzahl großartiger Optionen.

Die Herausforderung? Das Tool zu finden, das perfekt zu dir passt. Schauen wir uns also einige Faktoren an, die es zu berücksichtigen gilt:

• Funktionen:Achte auf wichtige Funktionen wie Aufgabenkategorisierung, Projektverfolgung und Berichterstellung.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Entscheide dichfür eine App mit einer intuitiven Benutzeroberfläche. Die Zeiterfassung und der Zugriff auf Berichte sollten unkompliziert sein.
• Kompatibilität:Stell sicher, dass das Tool nahtlos mit deinen Geräten und Betriebssystemen funktioniert. Überprüfe, ob es je nach deinen Vorlieben und deiner Arbeitsumgebung Web-, Mobil- oder Desktop-Plattformen unterstützt.
• Berichterstellung und Analyse: Schau dirdie Berichts- und Analysefunktionen der Appan. Such nach Funktionen, die dir Einblicke in deine Zeitnutzung, Produktivitätstrends und Projektleistung geben.
  Flexibilität und Anpassbarkeit: Die Appsollte verschiedene Arbeitsstile und Zeiterfassungsmethoden (manuell oder automatisch) unterstützen und dir die Möglichkeit bieten, Kategorien oder Tags an deine spezifischen Projekte und Aufgaben anzupassen.
• Sicherheit und Datenschutz: Überprüfe, ob das Tool über Datenverschlüsselung, sicheren Cloud-Speicher und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen verfügt, um die Vertraulichkeit deiner erfassten Zeit zu gewährleisten.
• Reputation: Informiere dich überdie Reputation der App, schau nach, ob Probleme gemeldet wurden, und schätze den Support ein, den das Entwicklerteam der App bietet.

Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du eine Zeiterfassungs-App auswählen, die deinen Anforderungen entspricht.

Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir vier beliebte Optionen ausgewählt, die für Remote-Mitarbeiter besonders empfehlenswert sind.

Die 5 besten Zeiterfassungs-Apps für Remote -Mitarbeiter

Unter den besten Zeiterfassungs-Apps, die wir gefunden haben, sind diese vier besonders aufgefallen: Traqq, Apploye, Toggl und Clockify.

1. Time Champ

Time Champ ist eine Zeiterfassungs- und Produktivitätsmanagement-Software, mit der Remote-Teams effektiv und transparent arbeiten können. 

Hier sind die Gründe, warum sie für Remote-Mitarbeiter besonders interessant ist:

• Bietet automatische Zeiterfassung, die Aktivitätslevel, App-Nutzung und Leerlaufzeiten ohne manuelle Eingaben aufzeichnet. 
• Bietet detaillierte Einblicke in die Produktivität und Leistungsanalysen für Einzelpersonen und Teams. 
• Ermöglicht die Projekt- und Aufgabenverfolgung und hilft dir dabei, Termine und die Verteilung der Arbeitslast zu überwachen.
• Bietet Funktionen für die Anwesenheitsverwaltung, die Automatisierung von Stundenzetteln und die Schichtplanung.
• Funktioniert als Software für das Außendienstmanagement, mit der Manager den Fortschritt in Echtzeit sehen und Verzögerungen im Arbeitsablauf sowohl von Teams vor Ort als auch von Remote-Teams feststellen können.
• Sorgt für eine sichere und transparente Nachverfolgung und stärkt so das Vertrauen und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

2. Traqq

Traqq ist ein intuitives Tool zur Zeiterfassung für Remote- und Vor-Ort-Teams und eignet sich aufgrund der folgenden Funktionen hervorragend, um die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten:

• Zeigt dein Aktivitätsniveau an, sodass du deine produktivsten Stunden erkennen kannst und weißt, wann deine Leistungsfähigkeit nachlässt.
• Das Tool sendet intelligente Benachrichtigungen, die dich auf dem Laufenden halten und gleichzeitig dafür sorgen, dass du regelmäßig Pausen einlegst.
• Bietet Online- und Offline-Zeiterfassung, sodass du auch unterwegs und in Gebieten mit eingeschränktem oder keinem Internetzugang arbeiten kannst.
• Es automatisiert die Rechnungsstellung und die Lohnabrechnung, sodass du dich auf die Dinge konzentrieren kannst, die du am besten kannst. 
• Es zeichnet auch deine App- und Website-Nutzung auf, was dir dabei helfen kann, Zeitfresser zu identifizieren.
• Fördert ethische Zeiterfassung: Die Einstellungen sind flexibel und die gespeicherten Screenshots und Videos sind unscharf, sodass deine Privatsphäre geschützt ist.
• Bietet einen komplett kostenlosen Tarif für Freiberufler und kleine Teams.

3. Apploye

Apploye ist eine fortschrittliche Zeiterfassungssoftware, die entwickelt wurde, um die Produktivität von Remote-Teams zu verbessern und zu steigern.

Hier sind die Vorteile für Remote-Mitarbeiter:

• Bietet umfassende Zeiterfassung, App-Tracking, Live-Screenshots und Produktivitätsüberwachung.
• Benutzerfreundliche Oberfläche mit Desktop-, iOS- und Android-Apps für nahtlose geräteübergreifende Nutzung.
• Ermöglicht effizientes Aufgabenmanagement und hilft Teams dabei, Termine effektiv einzuhalten.
• Bietet genaue Abrechnungen mit Aufgabenschätzung, Budgetierung und direkter Rechnungserstellung.
• Ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Berichte und den Export von Stundenzetteln für eine detaillierte Produktivitätsanalyse.

4. Toggl

Toggl ist ein benutzerfreundlicher Zeiterfasser, der bei Remote-Mitarbeitern sehr beliebt ist.

Hier sind ein paar Gründe, warum es nützlich sein kann:

• Hat eine einfache Benutzeroberfläche, sodass selbst PC-Neulinge keine Schwierigkeiten haben, sich zurechtzufinden.
• Du kannst deine Arbeitszeit überall erfassen – auf deinem Desktop-PC, mit deinem Smartphone, im Internet usw. – und es gibt mehrere Integrationsmöglichkeiten. 
• Du kannst mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen.
• Du kannst die für bestimmte Arten von Arbeit benötigte Zeit berechnen.

5. Clockify

Clockify ist eine praktische Option, wenn es darum geht, die Arbeitszeit zu erfassen. Hier sind die Gründe, warum Remote-Mitarbeiter davon profitieren können:

• Das Tool hat eine kostenlose Version, die vielleicht schon reicht, wenn du nur die grundlegenden Funktionen nutzen willst.
• Bietet einen 24-Stunden-Kundensupport, sodass alle Ihre Fragen schnell beantwortet werden.
• Dank Vorlagen kannst du Aktivitäten schnell protokollieren und Stundenzettel einreichen und genehmigen.
• Du bekommst Erinnerungen für fällige Stundenzettel.
• Du kannst deine Pausen erfassen und dich mit einem persönlichen Code anmelden.

Tipps zur richtigen Nutzung der Zeiterfassung

Denk dran, dass es bei der Zeiterfassung nicht darum geht, jede Minute deines Tages im Detail zu verwalten. Es geht darum, zu verstehen, wie du deine Zeit verbringst, damit du bessere Entscheidungen treffen und produktiver arbeiten kannst.

Das Wichtigste: Verbessere dein Zeitmanagement

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeitverfolgung nicht dein Feind ist, sondern dein Verbündeter auf der Suche nach Produktivität und Work-Life-Balance.

• Sie gibt dir Einblicke in deine Arbeitszeit, deine Arbeitsmuster und deine Produktivität und ermöglicht dir so, fundierte Entscheidungen zu treffen. 
• Sie kann dein zuverlässiger Begleiter sein, wenn es darum geht, Zeitfresser zu identifizieren und deinen Zeitplan effektiv zu verwalten. So kannst du klarere Grenzen setzen und eine gesündere Work-Life-Balance erreichen. 
• Es gibt eine ganze Reihe von Zeiterfassungstools für Remote-Mitarbeiter auf dem Markt, und die Wahl hängt von deinen spezifischen Zielen und Bedürfnissen ab. Wir empfehlen dir, dich für eine App zu entscheiden, die intuitiv und ethisch ist und dir hilft, deine Produktivität zu steigern und gleichzeitig gesunde Arbeitsroutinen zu fördern.