Assistentin der Geschäftsführung bei Artisan Partners Lebenslaufbeispiel

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Assistentin der Geschäftsführung bei Artisan Partners Lebenslaufbeispiel (Volle Textversion)

Amy Roberts

E-Mail-Adresse: hello@kickresume.com
Telefonnummer: 555-555-5555

Profil

  • Kompetente Assistentin der Geschäftsleitung mit mehr als 11 Jahren Verwaltungserfahrung, die an CEOs, CFOs und andere Führungskräfte berichtet.
  • Dient als effektiver Gatekeeper, bereitet gut recherchierte und genaue Dokumente vor, verwaltet volle Kalender und erledigt effizient die täglichen Büroaufgaben;
  • Hervorragende Kenntnisse in der Planung und Durchführung von Inlands- und Auslandsreisen.
  • Geübter Nutzer von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Project und Outlook). Tippt 75+ WPM.

Berufserfahrung

10/2019 - derzeit, Assistentin der Geschäftsleitung, Plante Moran
  • Administrative Unterstützung von 2 Partnern, 4 Managern - einschließlich ihrer Teams.
  • Verantwortlich für die rechtzeitige Fertigstellung, den Druck und die Bindung von Materialien.
  • Führen von vollen Kalendern und Zeitplänen für die Partner, einschließlich der Planung von Besprechungen, Telefonaten und Schulungen über mehrere Zeitzonen hinweg, um deren Effizienz um 15% zu steigern.
  • Effektive Kommunikation mit dem Vorstand, den Aktionären und anderen leitenden Angestellten.
  • Erledigung von Reisevorbereitungen einschließlich Flügen, Hotels und Mietwagen mit Concur.
  • Vorbereiten und Überprüfen von Berichten, Tabellen, Präsentationen und fertigen Dokumenten in Bezug auf die Aufgaben der Führungskräfte.
  • Effektive Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
  • Verantwortlich für die rechtzeitige Einreichung von Spesenabrechnungen und Quittungen.
  • Koordinierung von Schulungsräumen, Material, Catering, Technik und anderen für jede Veranstaltung erforderlichen Elementen.
05/2017 - 10/2019, Assistentin der Geschäftsführung, Baptist St. Anthony's, Vereinigte Staaten
  • Personal- und Verwaltungsunterstützung für 4 Direktoren und 7 Abteilungen.
  • Verwaltung der Gehaltsabrechnung für über 450 Mitarbeiter.
  • Führen von Kalendern und Zeitplänen für mehr als 7 leitende Angestellte.
  • Aufzeichnung, Vorbereitung und Verteilung von Protokollen der monatlichen Mitarbeiterbesprechungen für 7 Abteilungen.
  • Erstellung von Powerpoints für monatliche Mitarbeiterversammlungen.
  • Erstellung und Pflege mehrerer Tabellenkalkulationen in Excel mit komplexen Funktionen.
  • Unterstützung des Unternehmens bei der Einhaltung von Vorschriften durch E-Mail-Korrespondenz mit Mitarbeitern.
  • Auszeichnung für schnelle Auffassungsgabe und Einfallsreichtum.
  • Wahrung der erforderlichen Vertraulichkeit gemäß HIPAA-Richtlinien in Bezug auf Patienten und Mitarbeiter.
  • Experte für die Kronos-Zeiterfassungssoftware; Quelle für fachkundige Anweisungen an Kollegen.
  • Bei Bedarf administrative Unterstützung für andere Abteilungen.
02/2015 - 04/2017, Assistentin der Geschäftsleitung/Projektmanagerin, Loma Custom Homes, Vereinigte Staaten
  • Assistentin des CEO und des CFO.
  • Koordinierte die Projektdokumentation und sorgte für deren Einhaltung und Vollständigkeit, einschließlich der erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen.
  • Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Auftragnehmern, Unterstützung bei der Einholung von Angeboten, Vergabe von Aufträgen
  • Erstellung und Pflege von Bauzeitplänen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst, um die rechtzeitige Fertigstellung von Projekten zu gewährleisten
  • Priorisierung von Aufgaben, um die erfolgreiche Durchführung von Projekten innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu gewährleisten.
  • Verwaltete mehrere Projekte gleichzeitig und schloss jedes Projekt innerhalb des Budgets oder darunter ab
  • Organisierte Reisen, einschließlich Flüge, Hotels und Mietwagen für den CEO und den CFO.
  • Wurde von den Eigentümern ausgewählt, um die Budgets und Zeitpläne für alle Wohnprojekte zu verwalten.
  • Einführung effektiver Unternehmensverfahren, die die Fertigstellungszeit bei Neubauten um 25 % verkürzten.
  • Erstellte und pflegte die Kalender für den CEO und den CFO und sparte so pro Woche mehr als 12 Stunden pro Führungskraft.
  • Wurde immer wieder für seine Fähigkeit ausgezeichnet, neue Ideen schnell und effektiv umzusetzen.
  • Organisation von Kundenempfängen zweimal im Jahr, einschließlich Ort, Catering und Geschenke für jeden neuen Kunden.
07/2010 - 12/2014, Assistentin der Geschäftsleitung/Büroleiterin, Cannon Computer Services, Vereinigte Staaten
  • Beantwortung aller eingehenden E-Mails, Anrufe und Website-Anfragen.
  • Unterstützung bei der Recherche und Verwaltung, Projektmanagement, Veranstaltungsplanung und Öffentlichkeitsarbeit.
  • Vorbereitung von Berichten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Dokumenten für den Auftrag der Geschäftsführung.
  • Sicherstellung der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung für stundenweise bezahlte Mitarbeiter.
  • Organisation von Reisen, Mietwagen und Hotels für den CEO
  • Sicherstellung der Verfügbarkeit von Werkzeugen, Material und Ausrüstung für große Projekte, einschließlich der Anmietung großer Aufzüge.
  • Erstellung und Aktualisierung sämtlicher Mitarbeiterakten, Schulungsunterlagen und vertraulicher Akten.
  • Erarbeitung und Festlegung der organisatorischen Ziele, Richtlinien und Verfahren der Abteilung.
  • Entwicklung eines Flussdiagramms für Computerreparaturen, das eine genaue und wiederholbare Arbeit sicherstellte und die Zahl der Rückrufe um 45 % reduzierte.
  • Einführung einer produktiven CRM-, Berichts- und Inventarisierungssoftware, die die Gemeinkosten um 29 % reduzierte.
  • Bereitstellung von Helpdesk-Support, einschließlich Virenentfernung, Hardware-Fehlerbehebung und -Austausch, Software-Upgrades und -Installation.
  • Projektleiter für Großprojekte zur Installation von CAT-6, Telefonsystemen und Kamerasystemen innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens.

Qualifikationen

Software:

- Microsoft Office; Word, Excel, PowerPoint, Outlook - G Suite - Microsoft Project - Microsoft Lync - Kronos Workforce Management - Quickbooks - Zoho Suite - Windows 7, 8, 10 - Chrome - Firefox - Internet Explorer

Büro:

- Tippen 75+ WPM - Dateneingabe - Terminplanung - Ablage & Alphabetisierung - Versand - Inventarverwaltung - Kalenderverwaltung - Tabellenkalkulationen - Buchhaltung - Notar in Colorado

Kommunikation:

- Anrufscreening und -weiterleitung - Kundenbeziehungen - Instant Messaging - E-Mail-Korrespondenz - Entgegennahme von Nachrichten

Planung:

- Reisearrangements - Derzeitiges Reisebüro - Terminplanung - Projektmanagement - Besprechungen - Recherche - Fristen

Einhaltung von Vorschriften:

- HIPAA - PCI DSS - GDPR

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