Experte gibt Tipps, wie man bei der Arbeit verhandelt – von Gehaltserhöhungen bis hin zu Fristen

Ein guter Verhandlungsführer zu sein, wird echt unterschätzt. Diese Fähigkeit kann Mitarbeitern auf jeder Ebene helfen, vom Nachwuchstalent, das um eine Gehaltserhöhung bittet, bis hin zum Teamleiter, der seine direkten Untergebenen in stressigen Zeiten motiviert.

Um dieses Thema zu vertiefen, haben wir uns mit Monika Varela zusammengetan, einer klinischen Psychologin und Coach, die Workshops zu Verhandlungstechniken für Unternehmen anbietet. Monika hat uns ihre Tipps gegeben, unter anderem, wie man sich auf ein wichtiges Meeting vorbereitet und was man am Tag selbst tun sollte.

Als wir Monika gebeten haben, den Begriff „Verhandlung” zu definieren, sagte sie, es sei „die geschickte Balance zwischen Empathie und Strategie – zu verstehen, was für andere wirklich wichtig ist, während man sich über seine eigenen Ziele im Klaren bleibt, und gemeinsam daran zu arbeiten, Ergebnisse zu erzielen, von denen alle profitieren”. Wir finden, das fasst es ziemlich gut zusammen!

Was du lernen wirst

• Bei Verhandlungen geht es darum, eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen oder zu pflegen.
• Du brauchst einen geeigneten Plan B für den Fall, dass du nicht das gewünschte Ergebnis erzielst.
• Versetz dich in die Lage deines Gegenübers, um zu verstehen, woher er kommt, und ihm das Gefühl zu geben, dass du ihn verstehst.
• Auch wenn Durchsetzungsfähigkeit nicht jedem von Natur aus gegeben ist, ist sie doch eine wichtige Fähigkeit für effektive Verhandlungen.
• Bereite dich vor dem Meeting vor, indem du ihre Einwände vorhersagst und deine Recherchen machst.
• Scheuen Sie sich nicht, die Spannung im Raum offen anzusprechen – das könnte Ihnen beiden helfen, sie zu überwinden.

Der erste Schritt einer Verhandlung ist der Aufbau einer guten Beziehung

Es gibt ein paar wichtige Schritte, die du vom Beginn einer Verhandlung bis zum Abschluss einer Vereinbarung befolgen solltest. Wenn du das ein paar Mal gemacht hast, wird es einfacher, die Schritte zu befolgen. Wir haben Monika Varela gebeten, uns bei der Erstellung einer einfachen Checkliste zu helfen.

Der erste Schritt ist, eine Beziehung aufzubauen, denn „gute Verhandlungen beginnen mit Vertrauen und Respekt“. Das gilt egal, ob es jemand ist, mit dem du schon zusammenarbeitest, oder jemand, mit dem du in Zukunft zusammenarbeiten möchtest.

Kommunikation ist der Schlüssel. Monika rät: „Hör mehr zu, als du redest, und versuch zuerst zu verstehen, bevor du verstanden werden willst.” Nutze aktives Zuhören und zeig, dass du verstehst, wie sich dein Gesprächspartner fühlt, um zu zeigen, dass du seine Sichtweise nachvollziehen kannst.

Dein Gegenüber wird es auch zu schätzen wissen, wenn du während der Verhandlungen klar und prägnant bist, was Verwirrung vermeidet und die Dinge einfach hält. Ein weiterer Teil effektiver Kommunikation ist die Verwendung von „Ich“-Aussagen, um über deine Bedürfnisse zu sprechen, anstatt mit „Du“ beginnende vorwurfsvolle Aussagen zu verwenden.

Wenn das Meeting zu Ende geht, solltest du dich auf eine Einigung zubewegen. Ein gutes Ergebnis sollte den wichtigsten Interessen aller gerecht werden und fair, vernünftig und realistisch sein. Es macht keinen Sinn, eine unrealistische Lösung anzustreben, die niemals funktionieren würde, auch wenn sie alle glücklich macht!

Nachdem eine Einigung erzielt wurde, sollten beide Seiten die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten und einen umsetzbaren Zeitplan festlegen. Wenn du zu einem Ergebnis gekommen bist, möchtest du dich vielleicht entspannen und Feierabend machen. Aber wenn du dir ein wenig mehr Zeit nimmst, um die Details auszuarbeiten, gibt es später keine Überraschungen.

Brainstorming für Lösungen, die für alle gut sind

Der Verhandlungsführer und Mediator William Ury und der Harvard-Rechtsprofessor Roger Fisher haben in ihrem Bestseller „Getting To Yes“, einem der angesehensten Werke zu diesem Thema, vier wichtige Verhandlungsprinzipien vorgestellt. Monika Varela hat diese Prinzipien für uns aufgeschlüsselt.

• Trenne die Personen vom Problem. Das ist das Geheimnis, um die Dinge ruhig zu halten. Betrachte euch als Partner, die gemeinsam ein Problem lösen, und nicht als Gegner. Wenn du versuchst, eine Einigung mit einem Kollegen, Kunden oder Stakeholder zu erzielen, zu dem du ein schwieriges Verhältnis hast, ist es besonders wichtig, sich daran zu erinnern, dass es nichts Persönliches ist.
• Konzentriert euch auf Interessen, nicht auf Positionen. Das heißt, ihr solltet euch nicht auf die genauen Details des Ergebnisses versteifen, sondern sicherstellen, dass die Bedürfnisse aller erfüllt werden. Eine Position ist eine bestimmte Forderung, aber ein Interesse ist die Motivation dahinter – wenn ihr erst mal wisst, wo ihr beide herkommt, ist es einfacher, eine Lösung zu finden, die für euch beide funktioniert.
• Überleg dir Optionen, von denen beide Seiten profitieren. Gib dich nicht mit der ersten Lösung zufrieden, die dir einfällt, nur um die Sache hinter dich zu bringen – wenn du dir die Zeit nimmst, gemeinsam eine Reihe von Optionen zu brainstormen, findest du eher einen für beide Seiten vorteilhaften Weg, um eine Lösung zu finden. Versuch, Optionen zu finden, die für dich mit geringen Kosten verbunden sind, aber für deinen Gesprächspartner einen hohen Nutzen haben (und umgekehrt), um ein Win-Win-Ergebnis zu erzielen.
• Schließlich sollten alle Beteiligten darauf bestehen, objektive Kriterien anzuwenden. Nutzt professionelle Standards, Unternehmensdaten oder andere seriöse Quellen, um zu entscheiden, wie ein gutes Ergebnis aussehen würde, damit ihr gemeinsam die beste Entscheidung treffen könnt.

Geh nicht ohne einen Plan B in eine Verhandlung

Hoffentlich verläuft deine Verhandlung reibungslos und beide Seiten sind mit der Vereinbarung zufrieden. Für den Fall, dass die Dinge nicht wie geplant laufen, brauchst du jedoch eine BATNA – eine beste Alternative zu einer Verhandlungsvereinbarung. Das ist dein Plan B!

Wenn du zum Beispiel eine Gehaltserhöhung anstrebst, könnte deine BATNA eine der folgenden Optionen sein.

• Du besprichst das Thema in 3 bis 6 Monatennochmal, basierend auf deiner aktuellen Leistung, und dein Chef gibt dir neue Ziele vor.
• Keine Gehaltserhöhung – aber ein neuer, höherer Titel.
• Investition in deine berufliche Weiterentwicklung.
• Entscheidung, sich nach internen Möglichkeiten an anderer Stelle im Unternehmen umzusehen.
• Du beginnst, dich nach einem neuen Job in einem anderen Unternehmen umzusehen.

Eine BATNA hilft dir dabei, ein klares Bild davon zu bekommen, wie ein gutes oder schlechtes Ergebnis aussehen könnte, indem sie dich dazu bringt, dir verschiedene mögliche Lösungen vorzustellen. Außerdem sorgt sie dafür, dass du während des Gesprächs nicht in die Defensive gerätst, wenn klar wird, dass du nicht dein Wunschziel erreichen wirst.

Kennen Sie Ihren Wert und bleiben Sie standhaft

Viele Menschen empfinden es als etwas einschüchternd – oder sogar als regelrecht beängstigend –, bei der Arbeit um das zu verhandeln, was sie wollen. Ein Grund dafür könnte mangelndes Selbstvertrauen sein. In unserer aktuellen Umfrage haben wir festgestellt, dass mehr als zwei Drittel der Arbeitnehmer unter dem „Hochstapler-Syndrom” leiden.

Wir haben Monika Varela um Tipps gebeten, wie man selbstbewusst verhandelt – hier ist, was sie uns gesagt hat.

• Bereite dich gründlich vor. Wenn du schon vorher weißt, was du sagen willst, wird es viel einfacher – die Expertin gibt im nächsten Abschnitt dieses Artikels detailliertere Tipps zur Vorbereitung.
• Geh mit Stress achtsam um. Das hilft dir, deine Nervosität vor und während wichtiger Meetings zu reduzieren.
• Entwickle deine emotionale Intelligenz. Deine Fähigkeit, Emotionen zu erkennen, zu verstehen, zu kontrollieren und auszudrücken, ist unglaublich wertvoll – sowohl für den Umgang mit deinen eigenen Gefühlen als auch für das Verständnis der Gefühle deines Gegenübers.
• Übe dich in selbstbewusster Kommunikation. Das ist eine Fähigkeit wie jede andere auch! Versuch öfter mal „Nein“ zu sagen. Übe das konkrete Verhandlungsszenario vor deinem Meeting auch mit einem Freund.

Aber wie kommuniziert man selbstbewusst? Monika sagte uns: „Selbstbewusstsein bedeutet nicht, energisch oder dominant zu sein, sondern für sich selbst einzustehen und gleichzeitig andere zu respektieren.“ Wenn es dir unangenehm ist, zu sagen, was du willst oder brauchst, ist das ein Zeichen dafür, dass du an dieser Fähigkeit arbeiten solltest.

Die Expertin empfahl die Arbeit des Psychologen und Autors Manuel J. Smith, insbesondere seine „Bill of Assertive Rights“ (Erklärung der selbstbewussten Rechte) aus dem klassischen Selbsthilfebuch „When I Say No, I Feel Guilty“ (Wenn ich Nein sage, fühle ich mich schuldig). Das sind Rechte, die jeder hat – darunter das Recht, seine Meinung zu ändern, das Recht, einer Meinung anderer nicht zuzustimmen, und das Recht, „Nein“ oder „Ich weiß es nicht“ zu sagen.

Was du tust, bevor du den Besprechungsraum betrittst, ist genauso wichtig

Eine gute Vorbereitung ist die beste Grundlage für deine Verhandlungen, stärkt dein Selbstvertrauen und untermauert deine Argumente für das gewünschte Ergebnis. Monika Varela gab Tipps, was du bei der Vorbereitung beachten solltest.

1. Der erste Schritt besteht darin, dein Ziel sowie deinen Plan B klar zu definieren. Wenn du keine Einigung erzielen kannst, was ist dann die nächstbeste Lösung?
2. Als Nächstes solltest du den Plan B der anderen Person einschätzen. Wenn du zum Beispiel hoffst, den Kunden deines Unternehmens davon zu überzeugen, seinen Vertrag um ein weiteres Jahr zu verlängern, was ist dann die Alternative für ihn – hat er vielleicht ein anderes Unternehmen im Auge, das ein besseres Angebot machen könnte?
3. Nimm dir etwas Zeit für Recherchen. Wenn du in deinem aktuellen Job auf ein höheres Gehalt drängst, solltest du dich gut über die üblichen Gehälter in deinem Unternehmen oder in deiner Branche informieren.
4. Versuche, dich in die Lage der anderen Person zu versetzen – was ist für sie am wichtigsten? Hier ein Beispiel: Wenn du mit deinem Chef über die Frist für ein Projekt verhandelst, könntest du anbieten, den dringendsten Teil zuerst zu liefern und für den Rest der Arbeit eine längere Frist zu vereinbaren.
5. Der Experte riet außerdem dazu, mögliche Einwände schon vor dem Meeting zu antizipieren. Es ist gut, sich vorab ein paar Gegenargumente zurechtzulegen, falls es Gründe gibt, warum dein Kollege, Kunde oder potenzieller Arbeitgeber mit deinem Vorschlag nicht einverstanden sein könnte.
6. Monika rät, vor dem Meeting zu entscheiden, welches Mindestziel du akzeptieren würdest, bevor du zu Plan B übergehst. Wenn du bereit bist, das Meeting zu verlassen, wirst du nicht zustimmen, weniger zu bekommen, als du eigentlich willst. Denk daran, dass dein Gesprächspartner auch ein Mindestziel hat, das die Zone der möglichen Einigung (ZOPA) bestimmt.
7. Bereite dich schließlich auch emotional vor: Achte darauf, dass du ausgeruht bist, und versuche, vor deinem Meeting oder Vorstellungsgespräch gut zu schlafen. Am Tag selbst empfiehlt der Experte, Achtsamkeits- und Atemübungen zu machen. In unserem Artikel darüber, wie du in einem wichtigen Vorstellungsgespräch oder Meeting weniger nervös wirkst, findest du einige tolle Beispiele für hilfreiche Übungen, die du ausprobieren kannst.

Worte sind wichtig: Brich das Gespräch nicht ab

Wie du Dinge formulierst, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie deine Botschaft aufgenommen wird. Wir haben Monika Varela gebeten, uns ein paar Beispiele zu geben, was man bei Verhandlungen am Arbeitsplatz nicht sagen sollte und was man stattdessen sagen sollte.

Wenn viel los ist, bist du vielleicht mit Arbeit überlastet und wirst trotzdem gebeten, noch mehr zu übernehmen. Auch wenn „Ich kann keine weiteren Aufgaben übernehmen“ die Wahrheit ist, könnte etwas anderes taktvoller sein – zum Beispiel: „Um qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern, müsste ich zuerst A und B priorisieren. Sollten wir C verschieben oder könnte jemand anderes dabei helfen?“

Mit dieser Formulierung vermeidest du, das Gespräch zu beenden. Du zeigst damit, dass du bereit bist, gemeinsam nach einer Lösung zu suchen, z. B. indem du einen anderen Kollegen zur Unterstützung hinzuziehst.

Die Psychologin und Coach gab auch ein Beispiel für eine Meinungsverschiedenheit über die Frist eines Projekts. Anstatt zu sagen: „Ich kann das nicht schneller liefern“, empfahl sie: „Ich verstehe, dass du eine schnellere Umsetzung brauchst. Wenn wir den Umfang anpassen, können wir diese Frist einhalten, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.“

Das führt uns direkt zurück zum zweiten Prinzip der Verhandlung: Konzentriere dich auf Interessen, nicht auf Positionen. Der Kollege, der auf eine schnellere Lieferung drängt, wäre vielleicht mit einer weniger ambitionierten Version des Projekts zufrieden, wenn diese früher fertig wäre.

Hast du bald ein Vorstellungsgespräch, bei dem du vielleicht auf dein gewünschtes Gehalt oder deine gewünschten Sozialleistungen drängen musst? In unserem Artikel über die tatsächlichen Wünsche von Arbeitssuchenden gab uns Karrierecoach Ruth Teigen Tipps, wie du in dieser Phase das Gespräch über deine Erwartungen beginnen kannst.

Halte inne, bevor du reagierst, um ein schwieriges Meeting zu wenden

Aber was solltest du tun, wenn das Meeting nicht gut läuft? Monika Varela erzählte uns, dass eines ihrer Lieblingszitate des Verhandlungsmeisters William Ury lautet: „Geh auf den Balkon”. Das ist sein Mantra, um in solchen kniffligen Situationen ruhig zu bleiben!

Der Balkon ist kein physischer Ort – es ist ein mentaler und emotionaler Balkon, auf den du dich in Gedanken zurückziehen kannst. Anstatt sofort auf das Gesagte zu reagieren, tritt mental einen Schritt zurück und nimm dir eine Minute Zeit, um das Gesagte zu verarbeiten. Auf diese Weise ist es viel weniger wahrscheinlich, dass du etwas sagst, was du später bereuen wirst, wenn du dich über den Verlauf des Gesprächs ärgerst.

Wenn du merkst, dass du überfordert oder nervös wirst, kannst du dich auch kurz entschuldigen und ein paar Minuten auf die Toilette gehen, um eine Pause zu machen. Und wenn kein klarer Kompromiss in Sicht ist, möchten der Psychologe und der Coach daran erinnern, dass nicht alle wichtigen Entscheidungen sofort getroffen werden müssen – du kannst um mehr Zeit zum Nachdenken bitten.

Fragen zu stellen kann eine gute Möglichkeit sein, um zu zeigen, dass du die Meinung des anderen schätzt und die Situation besser verstehen möchtest. Die Expertin warnt jedoch davor, dass Fragen, die mit „Warum ...“ beginnen, deinen Gesprächspartner in die Defensive drängen können, insbesondere wenn die Stimmung bereits angespannt ist.

Wenn es wirklich schwierig wird, rät Monika, dies anzuerkennen und vielleicht sogar laut anzusprechen, bevor man weitermacht und versucht, die Verbindung wiederherzustellen. Paraphrasiere, was dein Gegenüber sagt, damit es sich gehört und verstanden fühlt.

Abschließende Gedanken

Egal, ob du in einem Vorstellungsgespräch für einen neuen Job die Vorteile erklärst, die du dir davon versprichst, oder als Abteilungsleiter das von dir beantragte Budget rechtfertigst – geschicktes Verhandeln ist eine Superkraft. Es bringt die Leute auf deine Seite und hilft ihnen zu verstehen, warum es für sie von Vorteil ist, dir das zu geben, was du willst.

Ein guter Verhandlungsführer zu sein, ist auch wichtig für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Zum Beispiel ist es Teil der Selbstfürsorge am Arbeitsplatz, deine Grenzen zu verteidigen, wenn es darum geht, wie viel Arbeit du übernehmen kannst – und wenn du ein Team zu leiten hast, bist du auch dafür verantwortlich, die Grenzen deiner Mitarbeiter zu schützen. Wenn du diese Fähigkeit entwickelst, kannst du dich besser für deine Bedürfnisse und die deiner Kollegen einsetzen.

Hinweis

Kickresume hat im September 2025 mit der klinischen Psychologin und Coach Monika Varela gesprochen. Basierend auf ihren Erfahrungen mit Workshops zum Thema Verhandlungskunst am Arbeitsplatz gab die Expertin Tipps zur Vorbereitung auf eine Verhandlung, zum erfolgreichen Abschluss einer Vereinbarung und zum richtigen Verhalten, wenn ein Meeting schlecht läuft.

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