Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst: Tipps, Beispiele und Vorlagen

Ein aktueller Bericht von Microsoft zeigt, dass 52 % der Millennials und der Generation Z wahrscheinlich im nächsten Jahr darüber nachdenken werden, ihren Job zu kündigen – das sind 3 Prozentpunkte mehr als letztes Jahr.

Die Kündigung eines Jobs kann ein bisschen bittersüß sein.

Einerseits bist du wahrscheinlich aufgeregt wegen deines neuen Jobs und froh, deinen alten zu verlassen. Andererseits stehen dir noch jede Menge Bürokratie und unangenehme Gespräche bevor.

In Filmen sieht es einfach aus, einen Job zu kündigen, aber in Wirklichkeit gibt es ein paar wichtige Schritte, die du beachten solltest.

Wie kündigt man also einen Job auf rechtlich einwandfreie und elegante Weise?

Nun, ein Gespräch mit deinem Arbeitgeber, eine zweiwöchige Kündigungsfrist und das Verfassen eines Kündigungsschreibens sind die wichtigsten Schritte, die es dir ermöglichen, einen Job elegant und ohne potenzielle Konflikte zu kündigen.

In diesem Artikel werden diese Schritte genauer erklärt, du erfährst, wie du ein gutes Kündigungsschreiben verfasst, und du bekommst Vorlagen und Muster für Kündigungsschreiben.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Zuerst mal ist ein Kündigungsschreiben das offizielle Dokument, mit dem du deinem Arbeitgeber mitteilst, dass du deinen Job kündigst.

Warum ist das wichtig, wenn du es ihm schon persönlich gesagt hast?

Grundsätzlich kann alles, was besprochen, aber nicht schriftlich festgehalten wurde, später angefochten, verdreht und zu möglichen Konflikten führen. Wenn du also Professionalität wahren und sicherstellen möchtest, dass dein Arbeitgeber sich an das hält, was besprochen wurde, solltest du ein Kündigungsschreiben verfassen.

Kurz gesagt, es dient dazu, mögliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Ein Kündigungsschreiben ist nicht nur ein formelles Dokument, sondern hilft auch der Personalabteilung, den Überblick zu behalten. Es dient ihnen als Referenz für Details wie den letzten Arbeitstag oder die Kündigungsfrist.

Zu guter Letzt kann ein Kündigungsschreiben auch deine Gründe für die Kündigung enthalten. Das ist aber nicht immer nötig.

Du solltest dein Kündigungsschreiben professionell und formell verfassen . Daher gibt es einige wichtige Elemente, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese werden in einem späteren Abschnitt unter„Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst und formatiert” behandelt.

Weiter unten im Artikel findest du auch Muster und Vorlagen für Kündigungsschreiben.

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Was ist ein zweiwöchiges Kündigungsschreiben?

Ein zweiwöchiges Kündigungsschreiben wird manchmal auch als zweiwöchige Kündigungsfrist (Schreiben) bezeichnet. Das bedeutet, dass es im Wesentlichen dasselbe ist wie ein Kündigungsschreiben.

Manchmal werden diese beiden Dokumente als separate Dokumente bezeichnet, wobei das Kündigungsschreiben die Gründe für dein Ausscheiden darlegt und das zweiwöchige Kündigungsschreiben das Datum deines letzten Arbeitstages und deine Kündigungsfrist angibt.

Es ist aber nicht nötig, zwei verschiedene Dokumente zu erstellen, wenn das nicht anders gesagt wird. Das macht nur mehr Arbeit für alle Beteiligten und kann zu Verwirrung führen.

Stattdessen ist es üblich, alle notwendigen Infos in einem Dokument zusammenzufassen – dem Kündigungsschreiben.

Daher ist vielleicht die bessere Frage: Was ist eine Kündigungsfrist?

Die Kündigungsfrist ist der Zeitraum zwischen der Einreichung deines Kündigungsschreibens und deinem letzten Arbeitstag.

In einigen Ländern ist die Einhaltung einer Kündigungsfrist gegenüber deinem Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, wobei die einzelnen Arbeitgeber die Dauer der Frist in den Verträgen festlegen.

In den USA müssen aber weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer eine Kündigungsfrist einhalten, um das Arbeitsverhältnis zu beenden. Grundsätzlich gibt es in den Vereinigten Staaten keine gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfrist.

Trotzdem ist es üblich, dass du mindestens zwei Wochen vorher Bescheid gibst.

Was musst du also tun?

Reiche dein Kündigungsschreiben mindestens zwei Wochen vor Beendigung deines Arbeitsverhältnisses ein und gib darin das Enddatum an. Dies gilt als zweiwöchige Kündigungsfrist gegenüber deinem Arbeitgeber und gewährleistet einen reibungslosen Übergang.

Wie schreibst und formatierst du ein Kündigungsschreiben?

Es gibt einige wichtige Elemente, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese sind:

1. Deine Kontaktdaten stehen ganz oben.

   Dein Name, deine Handynummer und deine E-Mail-Adresse reichen aus. Die Adresse ist optional.

2. Datum und Uhrzeit des Schreibens.

   Das ist wichtig, um zu dokumentieren, wann du offiziell gekündigt hast und ab wann deine Kündigungsfrist läuft.

3. Adressiere den Empfänger.

   Das ist normalerweise dein direkter Vorgesetzter oder ein Personalverantwortlicher. Gib den Namen und die Adresse des Unternehmens sowie den Namen des Empfängers an.

4. Kündigungserklärung.

   Du musst nicht kreativ oder besonders emotional sein, schreib einfach ein oder zwei Sätze, in denen du erklärst, dass du deine derzeitige Position bei dem betreffenden Unternehmen kündigst.

5. Der letzte Arbeitstag.

   Um professionell zu bleiben, sollte dieser mindestens zwei Wochen nach dem Datum des Schreibens liegen. Dies gilt als Kündigungsfrist, was gängige Praxis ist und dafür sorgt, dass die Beziehungen positiv und professionell bleiben.

6. Begründung, Dankbarkeit und Angebot deiner Hilfe.

   Das ist nicht unbedingt nötig und du kannst diesen Teil auch weglassen. Wenn du dein Arbeitsverhältnis aber im Guten beendet hast, wird das auf jeden Fall geschätzt und bringt dir Pluspunkte und die Möglichkeit einer zukünftigen Referenz ein. Vielleicht solltest du in dem Schreiben anbieten, während der Übergangsphase zu helfen, wenn überhaupt.

7. Unterschrift.

   Schreib einfach „Mit freundlichen Grüßen” oder „Beste Grüße” und unterschreib mit deiner Handschrift oder füge eine digitale Signatur hinzu. Denk daran, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt.

Die oben genannten wesentlichen Bestandteile eines Kündigungsschreibens können an die spezifischen Umstände deines Ausscheidens aus dem Unternehmen angepasst werden.

Jedes grundlegende Kündigungsschreiben sollte jedoch mindestens diese Elemente enthalten.

Beispiele für einfache Kündigungsschreiben

Dieser Abschnitt enthält Vorlagen und Beispiele für bestimmte Kündigungsschreiben, die du herunterladen und verwenden kannst, um in dieser ohnehin schon stressigen Zeit Zeit und Nerven zu sparen.

Standard-Muster für ein Kündigungsschreiben Nr. 1

Dieses Standardmuster für ein Kündigungsschreiben enthält alle notwendigen Elemente. Es liefert die erforderlichen Informationen, nennt klar den Zweck und drückt Wertschätzung für das Unternehmen aus. Schließlich bietet es auch Hilfe an.

Standard-Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Grundlegendes Muster für ein Kündigungsschreiben Nr. 2

Dieses einfache Muster für ein Kündigungsschreiben zeigt eine alternative Formulierung für dein Schreiben, wobei alle notwendigen Elemente enthalten sind.

Es ist gut, ein paar Strategien zu erwähnen, die du mit deinem Vorgesetzten besprochen hast, z. B. wie die letzten zwei Wochen aussehen sollen.

Einfaches Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Kurzes Muster für ein Kündigungsschreiben Nr. 3

Ein Kündigungsschreiben ist ja nur ein formelles Dokument. Es muss eigentlich nur die Daten für die zweiwöchige Kündigungsfrist und deine Kündigungserklärung enthalten.

Wenn du also wirklich gerne kündigen möchtest und dich darauf freust, deinen alten Job zu verlassen, egal aus welchem Grund, ist es völlig in Ordnung, ein minimalistisches Kündigungsschreiben zu verfassen. Es ist nicht nötig, weitere Details anzugeben.

Kurzes Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Muster für ein Kündigungsschreiben für jeden Anlass

Im vorherigen Abschnitt haben wir dir Beispiele für Kündigungs-E-Mails gegeben. In diesem Abschnitt bieten wir dir Vorlagen für Kündigungsschreiben für jeden Anlass.

Kopiere einfach den Text und trage deine Daten und Angaben ein.

für Kündigungsschreiben [Dein Name],
[Deine Telefonnummer],
[Deine E-Mail-Adresse]
[Datum des Schreibens]
[Name des Empfängers]
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]

Sehr geehrte (r ) [Name des Empfängers],

bitte nimm dieses Schreiben als meine formelle Kündigung meiner Position als [Deine Position] bei [Name des Unternehmens] an. Mein letzter Arbeitstag wird [Wochentag], [Monat, Tag, Jahr] sein, also in zwei Wochen.

Ich möchte mich bei [Firmenname] dafür bedanken, dass ich in den letzten [Anzahl] Jahren die Möglichkeit hatte, mich weiterzuentwickeln und meine Karriere voranzutreiben. Besonders in guter Erinnerung bleiben mir [eine nette Angewohnheit in der Firma / eine Teambuilding-Erfahrung / eine Weihnachtsfeier]. Ich wünsche [Firmenname] und meinem Team alles Gute.

In den nächsten zwei Wochen werde ich [die noch ausstehenden Aufgaben] erledigen und dich, wie besprochen, bei der Suche nach einem Nachfolger für meine Aufgaben unterstützen.

Bitte lass mich wissen, wenn ich noch etwas für dich tun kann.

[Dein Name]

Häufige Fehler in Kündigungsschreiben und was du nicht schreiben solltest

In diesem Abschnitt schauen wir uns häufige Fehler in Kündigungsschreiben an, die du vermeiden solltest, und besprechen, was du nicht in ein Kündigungsschreiben schreiben solltest.

Ein Kündigungsschreiben ist zwar ein ziemlich kurzes und standardisiertes Dokument. Aber manchmal kann man versucht sein, sich besonders viel Mühe zu geben und Dinge einzufügen, die man besser weglassen sollte.

Ohne weitere Umschweife, hier sind die häufigsten Fehler in Kündigungsschreiben:

1. Vergiss nicht, ein Kündigungsschreiben zu verfassen.
2. An wen richtest du ein Kündigungsschreiben?
3. Keine Kündigungsfrist einhalten.
4. Erwähnen Sie Ihren neuen Job nicht.
5. Sei nicht kleinlich.
6. Vermeide es, lange Erklärungen für deine Kündigung zu schreiben.
7. Nenne niemals die Gründe, warum du deinen Job/deinen Chef/dein Unternehmen gehasst hast.
8. Sei nicht emotional und informell.

Schauen wir uns diese Fehler und Dinge, die du beim Verfassen eines Kündigungsschreibens vermeiden solltest, einmal genauer an.

• Vergiss nicht, ein Kündigungsschreiben zu verfassen. Das versteht sich eigentlich von selbst. Ein Kündigungsschreiben ist ein wirklich wichtiges formelles Dokument, das du bei deinem Ausscheiden aus einem Unternehmen einreichen solltest. Wenn du kein Kündigungsschreiben vorlegst, wirkt das unprofessionell und kann sogar zu Konflikten bezüglich der Gehaltsabrechnung führen. Verfasse also das Schreiben, schau dir die unten stehenden Vorlagen an, unterschreibe es, stecke das Kündigungsschreiben in einen Umschlag und reiche es ein.
• An wen richtest du ein Kündigungsschreiben? Solltest du das Kündigungsschreiben an die Personalabteilung oder an deinen Chef richten? Auch wenn du vielleicht denkst, dass du es direkt an den CEO oder Eigentümer des Unternehmens schreiben solltest, ist das in den meisten Fällen ein Fehler. Wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest, kennt der Geschäftsführer dich vielleicht gar nicht und kümmert sich sicher nicht um Sachen wie Kündigungen. Deshalb ist es am besten, dein Kündigungsschreiben an deinen Vorgesetzten oder einen Personalverantwortlichen zu richten. Wenn du dir nicht sicher bist, frag am besten einfach nach.
• Keine Kündigungsfrist einhalten. Du fragst dich vielleicht, wie lange deine Kündigungsfrist für deine aktuelle Stelle sein sollte. Kurz gesagt: mindestens zwei Wochen. Es ist wirklich unprofessionell, überhaupt keine Kündigungsfrist einzuhalten, auch wenn dies in den USA nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Sprich auch hier mit deinem Vorgesetzten und einigt euch auf einen gemeinsamen Termin. Möglicherweise muss die Kündigungsfrist länger oder kürzer als zwei Wochen sein.
• Erwähne deinen neuen Job nicht. Auch wenn es verlockend sein mag, ein wenig zu prahlen, weißt du nie, wie sich die Dinge entwickeln werden. Um unangenehme Situationen zu vermeiden, falls dein neuer Job nicht klappt, solltest du einfach nichts über deine Pläne sagen. Denk daran, dass du nicht verpflichtet bist, diese Informationen preiszugeben.
• Sei nicht kleinlich. Versuche, dich zurückzuhalten, auch wenn du wirklich gerne eine kleine Bemerkung machen würdest. Du weißt nie, wann du eine Referenz brauchst oder wie sich die Dinge entwickeln werden. Es ist am besten, sich im Guten zu trennen und die Tür offen zu lassen.
• Vermeide es, lange Erklärungen für deine Kündigung zu schreiben. Du kannst zwar in ein oder zwei Sätzen deine Gründe nennen, aber es ist am besten, die Details und die gesamte Situation, die dich zur Kündigung bewogen haben, direkt mit deinem Vorgesetzten zu besprechen. Es ist nicht der Zweck des Kündigungsschreibens, diese Erklärung zu liefern.
• Nenne niemals die Gründe, warum du deinen Job/deinen Chef/dein Unternehmen gehasst hast. Ja, das mag befreiend sein. Aber es ist auch absolut sinnlos. Du solltest diese Dinge lieber unter vier Augen mit deinem Chef besprechen, anstatt sie in einem Schreiben zu erwähnen, dessen einziger Zweck darin besteht, aus bürokratischen Gründen das Datum deines Ausscheidens anzugeben.
• Sei nicht emotional und informell. Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, in dem dein Kündigungstermin und deine Kündigungsfrist festgehalten werden. Punkt. Es ist kein Ort für Sentimentalitäten, Witze oder Beleidigungen. Sei professionell und vermeide solche Ausdrücke.

Wie man eine Kündigungs-E-Mail schreibt (+Beispiel)

Auch wenn es am besten ist, dein Kündigungsschreiben persönlich und in Papierform einzureichen, ist das manchmal nicht wirklich möglich.

Heutzutage arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice oder haben flexible Arbeitszeiten, was ein persönliches Treffen erschwert.

In solchen Fällen ist es am besten, deine Kündigung per E-Mail zu machen. Versuch, dein Kündigungsvorhaben persönlich mit deinem Arbeitgeber zu besprechen. Schick ihm dann eine Kündigung per E-Mail.

Wie schickt man also eine Kündigungs-E-Mail?

In diesem Abschnitt findest du hilfreiche Tipps für das Verfassen einer guten E-Mail-Kündigung sowie ein Muster für eine Kündigungs-E-Mail.

1. An wen soll die E-Mail mit der Kündigung adressiert werden? Du solltest die E-Mail an deinen Vorgesetzten adressieren. Setze den für Kündigungen zuständigen Personalverantwortlichen in CC.
2. Betreffzeile der E-Mail zur Kündigung. Du fragst dich, wie du eine E-Mail zur Kündigung betiteln sollst? Du musst nicht besonders kreativ sein, schreib einfach„Kündigung” oder„Kündigung – Dein Name” in die Betreffzeile.
3. Kündigungs-E-Mail als Anhang? Es bleibt dir überlassen, ob du das Kündigungsschreiben an die E-Mail anhängen möchtest. Du kannst es auch direkt in den Text der E-Mail schreiben. Das Anhängen des Schreibens ist vielleicht besser, da der Personalverantwortliche es einfach herunterladen, ausdrucken und in seine Unterlagen aufnehmen kann.
4. Füge eine Kündigungserklärung und eine Kündigungsfrist hinzu. Dies sind die beiden wesentlichen Bestandteile eines Kündigungsschreibens. Du solltest sie also unbedingt in die Kündigungs-E-Mail aufnehmen. Eine Kündigungsfrist umfasst das Datum der Erstellung (das standardmäßig in der E-Mail vermerkt ist) und die Angabe deines letzten Arbeitstages. Dieser sollte mindestens zwei Wochen nach dem Tag liegen, an dem du die Kündigungs-E-Mail verschickt hast.
5. Halt dich kurz und professionell. Du musst keine Details darüber angeben, warum du dich entschieden hast zu kündigen und was du vorhast. Wenn du das Bedürfnis hast, besprich diese Dinge persönlich.
6. Drück deine Dankbarkeit aus und biete deine Hilfe bei der Übergabe an. Auch hier gilt: Schwafel nicht zu viel darüber, wie dankbar du bist. Es reicht völlig aus, dies in ein oder zwei Sätzen zu erwähnen. Denk aber daran, dass es sich um ein formelles Dokument handelt, in dem zu viel Sentimentalität fehl am Platz ist.
7. Halt nach. Wenn du innerhalb von ein oder zwei Tagen keine Antwort bekommst, ist wahrscheinlich etwas mit der E-Mail schiefgelaufen. Möglicherweise ist sie im Spam-Ordner gelandet oder du hast dich bei der Empfängeradresse vertippt. Deshalb ist es wichtig, eine Folge-E-Mail zu schicken.

Wenn du dir immer noch nicht sicher bist, wie du eine Kündigungs-E-Mail schreiben sollst, schau dir bitte das folgende Muster einer Kündigungs-E-Mail an.

Muster für eine Kündigungs-E-Mail

Betreff der E-Mail: Kündigung – [Dein Name]

Sehr geehrte (r) [Name des Vorgesetzten/Personalverantwortlichen],

hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich meine Stelle als [Ihre Position] bei [Name des Unternehmens] kündige. Mein letzter Arbeitstag wird [Wochentag], [Monat, Tag, Jahr] sein, also in zwei Wochen ab heute.

Ich bin gerne bereit, während der Übergangsphase zu helfen. Sag mir einfach Bescheid, wenn ich irgendwas tun kann, um diesen Übergang zu erleichtern.

Du kannst mich jederzeit über diese E-Mail-Adresse oder unter [deine Telefonnummer] erreichen.

Viele Grüße,

[Dein Name]

Abschieds-E-Mail an Kollegen (+Beispiel)

Einen Job zu verlassen kann natürlich aufregend sein, aber oft auch ein bisschen traurig. Vor allem, wenn der Grund für deinen Weggang nicht in einem schlechten Verhältnis zu deinen Kollegen liegt.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2021 zu Freundschaften und Zufriedenheit am Arbeitsplatz sagen 57 % der Befragten, dass ein bester Freund am Arbeitsplatz die Arbeit angenehmer macht. 22 % fühlen sich mit Freunden produktiver.

Im Grunde genommen sind wir uns wohl alle einig, dass ein Arbeitskollege das Leben tatsächlich einfacher macht und uns hilft, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

Wenn also die Zeit gekommen ist und du dich von deinen Arbeitskollegen verabschieden musst, solltest du nicht vergessen, dich von ihnen zu verabschieden. Man weiß nie, wann man jemanden aus seinem Netzwerk braucht, der einem unter die Arme greift.

Anstatt 50 Leuten einzeln eine Abschieds-E-Mail zu schicken, schick einfach eine gut formulierte E-Mail an alle auf einmal.

Zum Beispiel so: