ATS-freundlicher Lebenslauf: Was ist das und wie schreibt man ihn? (+ ATS-freundliche Vorlagen)

Ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist der sicherste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung nicht in der digitalen Versenkung verschwindet.

Während Bewerbermanagementsysteme früher vor allem in großen Unternehmen zum Einsatz kamen, erfreuen sie sich mittlerweile auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen immer größerer Beliebtheit.

Wenn du gerade auf der Suche nach neuen Jobmöglichkeiten bist, wirst du früher oder später darauf stoßen.

Das Problem ist: Auch wenn du vielleicht der perfekte Kandidat für eine offene Stelle bist – wenn dein Lebenslauf nicht auf ATS zugeschnitten ist, wird er übersehen und erreicht nicht einmal einen menschlichen Personalverantwortlichen.

Zum Glück sind wir hier, um dir dabei zu helfen, einen Lebenslauf zu erstellen, der von ATS nie wieder übersehen wird.

Im folgenden Artikel erfährst du:

• Was ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist;
• Was ist Keyword-Optimierung?
• Wie du deinen Lebenslauf ATS-freundlich gestaltest;
• ATS-freundliche Lebenslaufvorlagen

Fangen wir ganz von vorne an …

Was ist ATS?

Die Abkürzung ATS steht für „Applicant Tracking System“. Dabei handelt es sich um eine Personalsoftware, die darauf ausgelegt ist, den Einstellungsprozess zu optimieren.

Früher musste man für eine Bewerbung einen ausgedruckten Lebenslauf einreichen, und die Personalabteilung sortierte diese von Hand. Doch mit dem Internet und den vielen Jobbörsen wurde diese Vorgehensweise veraltet und ineffizient.

Heute ist es einfacher denn je, auf eine Stellenanzeige zu reagieren. Eine einzige Stellenanzeige kann die Aufmerksamkeit von Hunderten von Bewerbern gleichzeitig auf sich ziehen. Wie sollten die Personalverantwortlichen das alles bewältigen? Hier kommt das ATS ins Spiel.

Applicant Tracking Systems helfen den Personalverantwortlichen auf verschiedene Weise:

1. Stellenanzeigen veröffentlichen. Personalverantwortliche nutzen ATS, um Stellenanzeigen von einer einzigen Quelle aus auf mehreren Jobbörsen und Social-Media-Plattformen zu veröffentlichen.
2. Bewerbungen sammeln. Bewerber bewerben sich über das ATS auf Stellen. Alle Einsendungen werden dann automatisch gesammelt und sortiert.
3. Durchsuchen von Lebensläufen. Das ATS durchsucht alle eingereichten Bewerbungen. Es analysiert und kategorisiert die Informationen in den Lebensläufen (dieser Vorgang wird als „Parsing“ bezeichnet). Anschließend speichert es die extrahierten Daten und erleichtert deren Abruf.
4. Bewertung der Bewerber. ATS-Algorithmen weisen den Bewerbern eine prozentuale Punktzahl zu, je nachdem, wie gut ihre Daten mit den von den Personalverantwortlichen festgelegten Kriterien übereinstimmen (gewünschte Fähigkeiten, Ausbildung, bisherige Berufserfahrung usw.). Je besser dein Lebenslauf zu den in der Stellenanzeige aufgeführten Anforderungen passt, desto höher ist deine prozentuale Punktzahl.
5. Filterung der Bewerber. Nur die Bewerbungen der Kandidaten mit den höchsten Punktzahlen werden zur weiteren Prüfung an die Personalverantwortlichen weitergeleitet (z. B. Kandidaten mit Punktzahlen im Bereich von 100 % bis 75 %). Das ATS sortiert alle anderen Bewerbungen und Lebensläufe gnadenlos aus. Um das zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass dein Lebenslauf ATS-freundlich ist.

Schlüsselwortoptimierung: Was ist das?

Wenn das ATS deinen Lebenslauf scannt, sucht es nach relevanten Informationen in Form von Schlüsselwörtern. Diese stehen für die erforderlichen Voraussetzungen (Qualifikationen und Fähigkeiten) für die Stelle.

Die Verwendung relevanter Schlüsselwörter ist entscheidend, da sie dem ATS hilft, die Eignung eines Bewerbers für eine Stellenausschreibung zu bestimmen. Je mehr relevante Schlüsselwörter du in dein Lebenslauf einbaust, desto besser ist deine Bewertung.

So gut wie jede Information in deinem Lebenslauf lässt sich in Schlüsselwörter umwandeln.

Wie notiert man Schlüsselwörter?

Denk daran: ATS sind Computerprogramme. Egal, wie komplex sie auch sein mögen – sie können Informationen nur lesen, wenn sie im richtigen Format vorliegen. Deshalb musst du immer auf deine Wortwahl achten.

Achte auf diese beiden häufigen Fallstricke:

1. Verwende genau dieselbe Sprache wie in der Stellenanzeige. Das ist das A und O für ATS-freundliche Lebensläufe. Nicht alle Systeme sind ausgefeilt genug, um Synonyme zu erkennen. Wenn in der Stellenanzeige Kenntnisse in „Adobe Creative Suite“ (die mittlerweile nicht mehr angeboten wird) verlangt werden, gib stattdessen nicht „Adobe Creative Cloud“ unter deinen Fähigkeiten an. Auch wenn die beiden Pakete identisch sind, weiß ein ATS das möglicherweise nicht.
2. Verwende sowohl die Abkürzungen als auch die vollständigen Bezeichnungen von Fähigkeiten, Zertifikaten und Kompetenzen. Auch hier gilt: Manche ATS-Systeme kennen vielleicht den Begriff „Business-to-Business-Marketing“, andere sind jedoch möglicherweise so programmiert, dass sie dieselbe Fähigkeit nur unter ihrer Abkürzung – B2B – erkennen. Am sichersten ist es, beides zu verwenden – die vollständige Bezeichnung, gefolgt von der Abkürzung. Beispiel: Nurse Licensure Compact (NLC).
3. Dein Lebenslauf sollte immer frei von Rechtschreibfehlern sein. Aber wenn es um ATS geht, sind Rechtschreibfehler besonders kostspielig. Lies deinen Lebenslauf mehrmals Korrektur, um unnötige Fehler zu vermeiden.

Wo sollen die Schlüsselwörter platziert werden?

Im Idealfall tauchen die wichtigsten Schlüsselwörter 2–3 Mal in deinem Lebenslauf auf.

Was ihre Platzierung angeht: Lass dir keine „genialen“ Ideen einfallen!

Vergiss nicht, dass dein Lebenslauf letztendlich von Personalvermittlern gelesen wird. Wenn du versuchst, das System irgendwie zu „überlisten“, werden sie davon nicht beeindruckt sein.

Einen Abschnitt mit dem Titel „Schlüsselwörter“ in deinem Lebenslauf zu erfinden und ihn mit Schlüsselwörtern vollzustopfen, könnte dich theoretisch durch das ATS bringen. Aber nicht viel weiter.

Und auch kein frecher weißer Text! Das hat vielleicht funktioniert, als du in deinem Uni-Aufsatz eine bestimmte Wortzahl erreichen musstest – aber jetzt funktioniert es nicht mehr. Das ATS ermöglicht es Personalvermittlern, den GESAMTEN Textinhalt deines Lebenslaufs zu sehen, sogar den, den du selbst nicht sehen kannst. Dieser Fauxpas wird dich eine Jobchance kosten.

Schlüsselwörter sollten ganz natürlich über deinen Lebenslauf verteilt sein. 

Was ist ein ATS-freundlicher Lebenslauf?

Kurz gesagt: Ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist ein Lebenslauf, der das ATS passiert und den Weg in die Hände der Personalverantwortlichen findet. Ein einfaches und übersichtliches Layout, der Verzicht auf bestimmte grafische Elemente und die Einbindung relevanter Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige können dazu beitragen, deinen Lebenslauf ATS-kompatibler zu machen.

Fragst du dich immer noch: „Wie kann ich prüfen, ob mein Lebenslauf ATS-freundlich ist?“ Schauen wir uns das mal an.

So machst du deinen Lebenslauf in 7 Schritten ATS-freundlich

Die Sache ist die: Es gibt nicht nur eine Art von ATS. Unternehmen wie Taleo, Greenhouse oder Lever sind nur ein paar Tropfen im ATS-Ozean.

Jede Software hat einzigartige Funktionen und Eigenschaften, aber alle folgen denselben Grundprinzipien.

Halte dich an unsere Tipps und mache deinen Lebenslauf mit diesen 9 Schritten ATS-freundlicher:

1. Optimiere deinen Lebenslauf mit Schlüsselwörtern.

   Um herauszufinden, welche Schlüsselwörter du verwenden solltest, lies dir die Stellenanzeige durch und markiere die relevantesten. Richte dich immer an die in der Stellenanzeige genannten Anforderungen. Lüge niemals über deine Fähigkeiten oder Qualifikationen.

2. Gestalte deinen Lebenslauf ATS-freundlich.

   Dein Lebenslauf muss vom ATS gelesen werden können. Um das sicherzustellen, vermeide folgende grafische Elemente: Fotos, ungewöhnliche Schriftarten, alternative Abschnittsüberschriften, Grafiken und zweispaltige Strukturen.

3. Füge deine persönlichen Daten nicht in die Kopfzeile des Lebenslaufs ein.

   Das ATS des Unternehmens, bei dem du dich bewerben möchtest, kann Informationen, die in der Kopfzeile eingebettet sind, möglicherweise nicht lesen.

4. Füge die Bezeichnung der Stelle, auf die du dich bewirbst, in die Zusammenfassung deines Lebenslaufs ein.

   Das erleichtert dem Applicant Tracking System die Auswertung.

5. Baue Schlüsselwörter in den Abschnitt „Berufserfahrung“ ein.

   Das ist der Kern deines Lebenslaufs. Achte beim Verfassen deiner Berufserfahrungen darauf, die Schlüsselwörter genau so zu verwenden, wie sie in der Stellenanzeige vorkommen. Achte darauf, wie du die Datumsangaben formatierst.

6. Erhöhe die Anzahl der Schlüsselwörter im Abschnitt „Fähigkeiten“.

   Dies ist der einzige Abschnitt, in dem Spaltenstrukturen erlaubt sind. Verwende keine Infografiken, um das Kompetenzniveau deiner Fähigkeiten darzustellen.

7. Speichere deinen Lebenslauf im richtigen Format.

   Fast alle ATS-Programme können PDF- und .doc-Dateien lesen, die keine Bilder enthalten. Befolge aber immer die Anweisungen in deiner Stellenanzeige!

Schauen wir uns diese Schritte nun genauer an.

Schritt 1: Optimiere deinen Lebenslauf mit Schlüsselwörtern

Zunächst musst du herausfinden, welche Schlüsselwörter du verwenden solltest und wo du sie findest.

Dieser Schritt ist eigentlich ganz einfach:

1. Schau dir die Stellenanzeige noch einmal an.
2. Druck sie aus.
3. Nimm einen Textmarker und markiere alle Formulierungen, die dir ins Auge fallen.

Konzentriere dich auf die Stellenbeschreibung, die Anforderungen und die Aufgaben.

Hier haben wir eine fiktive Stellenanzeige vorbereitet und die Schlüsselwörter markiert:

Ordne nun die markierten Schlüsselwörter in Gruppen ein, je nachdem, an welcher Stelle in deinem Lebenslauf du sie platzieren möchtest. Das wird dir bei den nächsten Schritten helfen.

Schritt 2: Gestalte deinen Lebenslauf ATS-freundlich

Ausgefeiltere ATS-Programme können kreative Designs zwar möglicherweise lesen, das ist aber nicht selbstverständlich. Und du weißt nicht, welche Software das Unternehmen nutzt, bei dem du dich bewerben möchtest.

Kreative Designs und ungewöhnliche Layouts können das ATS verwirren. Aus diesem Grund kann der Lebenslauf falsch gelesen oder komplett aussortiert werden.

Hier ist eine Liste der Dinge, die du vermeiden solltest:

• Fotos, Grafiken, Tabellen, Textfelder und andere grafische Elemente. Auffällig? Ja! Vom ATS lesbar? Nein.
• Ungewöhnliche Schriftarten. Bleib bei den Klassikern. Verwende traditionelle Schriftarten wie Times New Roman, Arial, Calibri oder Helvetica.
• Alternative Rubriktitel. Die guten alten „Persönliche Angaben“, „Zusammenfassung“, „Berufserfahrung“ usw. reichen völlig aus.
• Andere Lebenslaufformate als der chronologische Lebenslauf. Auch wenn kompetenzbasierte Lebensläufe immer beliebter werden, kann ihre ungewöhnliche Gliederung für das ATS problematisch sein.
• Zweispaltige Strukturen. ATS sind so programmiert, dass sie Dokumente von oben nach unten und von links nach rechts lesen. Zweispaltige Strukturen könnten von ihnen übersehen werden. Und es kann passieren, dass Sätze mitten im Satz abgeschnitten werden.

Lass nicht zu, dass ein ungeeignetes Layout der Grund dafür ist, dass dein Lebenslauf aussortiert wird!

Die Wahl der richtigen Formatierung für deinen Lebenslauf kann echt Kopfzerbrechen bereiten. Erspare dir den Ärger und nutze einige unserer Lebenslaufvorlagen als ersten Entwurf.

Schritt 3: Füge deine persönlichen Daten nicht in die Kopfzeile des Lebenslaufs ein

Deine Kontaktdaten in die Kopfzeile des Lebenslaufs zu setzen, ist eine tolle Möglichkeit, wertvollen Platz zu sparen … normalerweise.

Wenn du deinen Lebenslauf jedoch ATS-freundlich gestalten möchtest, raten wir dir dringend davon ab.

Nicht alle ATS-Programme sind darauf ausgelegt, die Informationen in der Kopf- oder Fußzeile zu lesen.

Erstelle einen separaten Abschnitt „Persönliche Angaben“ und trage dort alle deine Kontaktdaten ein.

Schritt 4: Füge die Bezeichnung der Stelle, auf die du dich bewirbst, in die Zusammenfassung deines Lebenslaufs ein

Das erleichtert den ATS-Auswertungsprozess erheblich! Die Software weiß nun sofort, wo deine Bewerbung einzuordnen ist.

Außerdem ist die Zusammenfassung des Lebenslaufs ein super Ort, um schon mal ein paar Schlüsselwörter einzubauen!

Erinnerst du dich an unser Beispiel für eine Stellenanzeige? Wenn wir uns darauf bewerben würden, könnte die Zusammenfassung im Lebenslauf etwa so aussehen:

Schritt 5: Baue Schlüsselwörter in den Abschnitt „Berufserfahrung“ ein

Der Abschnitt „Berufserfahrung“ ist das Herzstück deines Lebenslaufs. Da dies mit Abstand der umfangreichste Abschnitt ist, bietet er jede Menge Möglichkeiten, Schlüsselwörter einzubauen.

Nutze diesen Platz sinnvoll!

Wenn du zwei oder mehr Berufserfahrungen mit denselben oder ähnlichen Kompetenzen hast, versuche, den Fokus auf die unterschiedlichen Ergebnisse zu legen, die du erzielt hast. So hast du die Chance, vielfältigere Schlüsselwörter zu verwenden. Vermeide Wiederholungen aber nicht gänzlich. Denk daran: Es ist gut, bestimmte Schlüsselwörter zwei- bis dreimal pro Lebenslauf zu erwähnen.

Genau wie bei einem normalen Lebenslauf solltest du deine Berufserfahrungen in umgekehrt chronologischer Reihenfolge anordnen.

Bei ATS-freundlichen Lebensläufen ist es entscheidend, das richtige Format für Datumsangaben zu verwenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du Beschäftigungszeiträume in deinem Lebenslauf angeben kannst:

• Mit Monatsnamen. Zum Beispiel: März/2022.
• Nur mit Ziffern. Wenn du dieses Format wählst, achte darauf, dass du die Daten immer zweistellig angibst! Wenn du einen der ersten 9 Monate des Jahres angeben möchtest, füge eine 0 davor ein.
  • JA zu 03/2022, NEIN zu 3/2022.

Entscheide dich für eines dieser Formate und verwende es einheitlich im gesamten Lebenslauf.

Unser hypothetischer Senior-Projektmanager könnte Schlüsselwörter wie folgt in seine Berufserfahrung einbauen:

Achte auf die Verwendung von Aktionsverben (geleitet, verwaltet, eine Rolle gespielt, …) und Quantoren. Beides kann deine Beschreibungen der Berufserfahrung prägnanter und wirkungsvoller machen.

Schritt 6: Erhöhe die Anzahl deiner Schlüsselwörter im Abschnitt „Fähigkeiten“

Der Abschnitt „Fähigkeiten“ ist vielleicht der beste Ort, um Schlüsselwörter einzubauen, ohne dass es zu auffällig wirkt.

Zur besseren Übersichtlichkeit teile deine Fähigkeiten in mehrere Kategorien ein, zum Beispiel: Computerkenntnisse, Sprachkenntnisse usw.

Dies ist auch der einzige Abschnitt, in dem du dich nicht vor zweispaltigen (oder mehrspaltigen) Strukturen scheuen musst. Da die Informationen in diesem Abschnitt normalerweise in Form einer Liste dargestellt werden, musst du dir keine Gedanken darüber machen, Sätze zu unterbrechen.

Es gibt allerdings eine brennende Frage: Solltest du Infografiken in deinen Abschnitt „Fähigkeiten“ einfügen?

Die Antwort lautet: ein klares Nein!

Es stimmt zwar, dass grafische Elemente das Gesamtbild eines Lebenslaufs aufwerten können; aber nicht alle ATS können sie lesen. Wenn sie dadurch verwirrt werden, riskierst du, wertvolle Punkte für deine ATS-Bewertung zu verlieren.

Unser Senior-Projektmanager hat sich dafür entschieden, seinen Abschnitt „Fähigkeiten“ einfach und auf den Punkt gebracht zu gestalten:

Zwar eignen sich die Abschnitte „Berufserfahrung“ und „Fähigkeiten“ am besten zum Einbinden von Schlüsselwörtern, aber achte darauf, dass du einige davon auch über deinen gesamten Lebenslauf und andere Abschnitte (z. B. „Ausbildung“) verteilst.

Schritt 7: Speichere deinen Lebenslauf im richtigen Format.

Sobald du deinen ATS-freundlichen Lebenslauf fertiggestellt hast, musst du ihn schließlich im richtigen Format speichern.

Wenn du dachtest, es gäbe keine weiteren Fallstricke mehr, hast du dich geirrt. Verschiedene ATS akzeptieren unterschiedliche Formate.

Wie findest du heraus, welches Format das richtige ist?

Die Antwort darauf findest du vielleicht in der Stellenanzeige. Sollte diese Information jedoch fehlen – so wie in unserer Beispiel-Stellenanzeige –, ist der sicherste Weg, um sicherzustellen, dass dein Lebenslauf ATS-freundlich ist, ihn in einem nicht bildbasierten Format zu speichern:

• Als PDF. Und zwar eines, das nicht bildbasiert ist!
• Als Word-Dokument. .doc oder .docx

ATS-freundliche Lebenslaufvorlagen

Wenn du dir wegen der Formatierung deines Lebenslaufs Sorgen machst, erspare dir diesen unnötigen Stress und nutze eine unserer Lebenslaufvorlagen.

Hier sind unsere 5 Favoriten unter den ATS-freundlichsten Lebenslaufvorlagen aus unserem Lebenslauf-Arsenal. Du kannst sie ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen anpassen – füge bei Bedarf einen Abschnitt hinzu oder ändere die Schriftarten (aber bitte nichts Verrücktes).

Du kannst jede unserer Vorlagen als PDF oder Word-Dokument speichern, um maximale ATS-Lesbarkeit zu gewährleisten.

Ohne weitere Umschweife: Hier sind 5 ATS-freundliche Lebenslaufvorlagen, die du ausprobieren kannst. Klick einfach unter jeder Vorlage auf die Schaltfläche „Lebenslauf erstellen“. Ach ja, und bei einigen davon geht das sogar kostenlos

Nr. 1 ATS-freundliche Lebenslaufvorlage: „Basic“ (kostenlos)



– eine ATS-freundliche Lebenslaufvorlage, die von einem Team aus professionellen Typografen und Personalvermittlern entworfen wurde.

Neuen Lebenslauf erstellen

Unsere „Basic“-Vorlage ist die einfachste von allen. Aber unterschätze diesen zeitlosen Klassiker nicht. Um maximale ATS-Lesbarkeit zu gewährleisten, verzichte auf ein Foto.

#2 ATS-freundliche Lebenslaufvorlage: „Europe“



– eine ATS-freundliche Lebenslaufvorlage, die von einem Team aus professionellen Typografen und Personalvermittlern entworfen wurde.

Lebenslauf erstellen

Anspruchsvoll und elegant – unsere „Europe“-Vorlage ist immer die richtige Wahl. Denk nur daran, keine Infografiken zu verwenden, um das Niveau deiner Fähigkeiten darzustellen. In unserem Lebenslauf-Generator kannst du diese Option ganz einfach deaktivieren.

#3 ATS-freundliche Lebenslaufvorlage: „Green“



– eine ATS-freundliche Lebenslaufvorlage, entworfen von einem Team aus professionellen Typografen und Personalvermittlern.

Lebenslauf erstellen

Der zusätzliche Farbtupfer in unserer „Green“-Vorlage sorgt für das gewisse Etwas, um optisch aufzufallen. Die Farbgebung ist nicht zu aufdringlich oder zu auffällig, sodass sie von ATS problemlos erkannt wird. Vermeide es, dein Foto oder Infografiken im Abschnitt „Fähigkeiten“ zu verwenden.

#4 ATS-freundliche Lebenslaufvorlage: „Bauhaus“



– eine ATS-freundliche Lebenslaufvorlage, entworfen von einem Team aus professionellen Typografen und Personalvermittlern.

Lebenslauf erstellen

Getreu ihrem funktionalistischen Namen kommt unsere „Bauhaus“-Vorlage direkt auf den Punkt. Dank ihres großzügigen Layouts bietet sie reichlich Platz für alle Informationen, die du brauchst. Diese Vorlage eignet sich perfekt für ATS aller Art. Vermeide die Verwendung von Infografiken im Abschnitt „Fähigkeiten“.

#5 ATS-freundliche Lebenslaufvorlage: Reed



– Eine ATS-freundliche Lebenslaufvorlage, entworfen von einem Team aus professionellen Typografen und Personalvermittlern.

Lebenslauf erstellen

Schließlich ist unsere „Reed“-Vorlage der Inbegriff von Raffinesse. Sie spricht sowohl ATS-Programme als auch das menschliche Auge an. Vergiss nicht, im Abschnitt „Fähigkeiten“ auf Infografiken zu verzichten.

Das Wichtigste auf einen Blick: ATS-freundlicher Lebenslauf: Was ist das und wie schreibt man ihn?

Ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist entscheidend, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung nicht aussortiert wird, bevor sie einen Personalverantwortlichen erreicht.

Selbst wenn du der perfekte Kandidat bist, kann es dazu führen, dass deine Bewerbung abgelehnt wird, wenn du deinen Lebenslauf nicht für ATS optimierst.

Die Verwendung relevanter Schlüsselwörter in deinem Lebenslauf ist entscheidend, da ATS nach diesen sucht, um die Eignung eines Bewerbers für eine bestimmte Stellenausschreibung zu bewerten. Baue Schlüsselwörter ganz natürlich im gesamten Lebenslauf ein – in Abschnitten wie Zusammenfassung, Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und so weiter.

Um deinen Lebenslauf ATS-freundlich zu gestalten, solltest du:

• Halte dein Layout einfach
• Verzichte auf zweispaltige Strukturen
• Verzichte auf Grafiken, Fotos, Infografiken usw.
• Standardschriftarten verwenden
• Speichere deinen Lebenslauf in einem Format, das von ATS-Software gelesen werden kann

Denk schließlich daran: Es ist zwar wichtig, deinen Lebenslauf für ATS zu optimieren, aber er sollte auch lesbar und ansprechend für menschliche Personalverantwortliche sein, die ihn schließlich prüfen werden, nachdem er das ATS durchlaufen hat. Die richtige Balance zwischen ATS-freundlich und menschenfreundlich zu finden, ist der Schlüssel zu einem wirkungsvollen Lebenslauf.