Cómo elaborar una carta de presentación de personal de oficina convincente
Toda empresa orientada a la oficina necesita profesionales del personal de oficina para que sus tareas y operaciones empresariales funcionen sin problemas. Para ganarte un puesto como miembro del personal de oficina, no sólo necesitarás un currículum , sino también una carta de presentación optimizada para mostrar tus puntos fuertes profesionales y el valor que puedes ofrecer.
En esta guía, cubriremos 5 pasos clave para redactar una carta de presentación óptima para el personal de oficina. Sigue leyendo para aprender a:
- Redactar el encabezamiento y el titular de una carta de presentación para personal de oficina
- Crear un saludo personalizado en tu carta de presentación para personal de oficina
- Redacta una carta de presentación para personal de oficina convincente
- Muestra tu valor profesional en tu carta de presentación para personal de oficina
- Termina tu carta de presentación para personal de oficina con una declaración final bien redactada
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1. Redacta una carta de presentación de personal de oficina encabezado y titular
El primer paso para escribir una carta de presentación de cualquier tipo es elaborar correctamente un encabezamiento y un titular.
El encabez amiento de una carta de presentación contiene toda la información necesaria sobre la empresa y el solicitante para que el documento llegue a la persona adecuada. Incluirá el nombre y el departamento de la empresa, tu nombre y cargo profesional, y tu información de contacto.
El encabezamiento de la carta de presentación es una declaración breve, de una sola frase, colocada justo al lado del saludo y la introducción, que ayuda a captar la atención de los empleadores e inspirarles a seguir leyendo.
A continuación encontrarás ejemplos de cómo dar formato a estos dos elementos en tu carta de presentación para personal de oficina:
Formato del encabezamiento
El encabezamiento de una carta de presentación suele ocupar unas 3 líneas de texto en la esquina superior izquierda del documento. Aunque el orden de la información puede variar, siempre debe incluir la información antes mencionada.
He aquí un ejemplo de cómo puede quedar en tu carta de presentación de personal de oficina
Para: The Paper Production Company, Departamento de Gestión de Oficina
De: John Doe, Profesional del Personal de Oficina
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
Escribir el titular
El titular de tu carta de presentación para personal de oficina es crucial, ya que ayudará a causar la primera impresión en el empresario o director de recursos humanos que lea el documento. Piensa que es similar al titular de un periódico o una revista, diseñado para captar la atención de los lectores y obligarles a seguir leyendo.
Al escribir este titular, debes utilizar siempre una palabra clave relacionada con el puesto, un número llamativo o una palabra desencadenante, un adjetivo o verbo potente y una promesa.
He aquí un ejemplo de titular eficaz para una carta de presentación de personal de oficina
3 formas en las que aplicaré mis conocimientos de personal de oficina para contribuir al éxito de tu empresa
Palabra/número desencadenante: 3 Maneras
Palabra clave: Habilidades de personal de oficina
Adjetivo/Verbo : Apoyar, Aplicar
Promesa: Apoyar el éxito de tu empresa - este tipo de declaración de promesa ayuda a demostrar a los empleadores que vas en serio no sólo con tu carrera, sino también con tu compromiso con su empresa.
2. Crea un saludo personalizado en tu carta de presentación para personal de oficina
Una vez que tu encabezamiento y titular estén en orden, es hora de crear un saludo personalizado que impresione a los empleadores. Aunque saludos como "A quien corresponda" pueden ser el enfoque más fácil, este tipo de saludos no muestran ningún nivel de investigación o atención al detalle.
En su lugar, debes buscar en el sitio web de la empresa o en LinkedIn para averiguar quién es exactamente la persona que revisará tu carta de presentación y dirigirle directamente el saludo.
Si no puedes saber exactamente quién revisará tu carta de presentación, prueba una de las siguientes opciones:
Al equipo de [nombre de la empresa
O
Al Director de Contratación de [Nombre de la empresa
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3. Escribe una carta de presentación convincente para el personal de oficina
Cuando un empleador llegue a tu introducción, ya tendrá cierta impresión de ti por los elementos anteriores de tu carta de presentación. Por tanto, debes pasar inmediatamente a describir tu nivel de experiencia y por qué encajas bien en la empresa.
En tu carta de presentación para personal de oficina, debes incluir la siguiente información:
- Un breve resumen de tu historial y objetivos profesionales
- Una declaración sobre por qué te entusiasma presentar tu candidatura a esta empresa
- Un conocido común (cuando sea posible)
He aquí un ejemplo de cómo redactar una carta de presentación para personal de oficina
Al Director de Contratación de [Nombre de la empresa],
Como profesional del personal de oficina orientado a los resultados, tengo más de 3 años de experiencia trabajando en entornos corporativos con una gran plantilla de más de 100 miembros. Nuestro mutuo conocido Joe Smith, Director General de [Empresa], me recomendó que solicitara este puesto tras revisar mi currículum y mi cartera de trabajos.
4. Muestra tu valor profesional en tu carta de presentación para personal de oficina
Después de la introducción de tu carta de presentación vendrán los párrafos del cuerpo. En general, debes tener entre dos y cuatro párrafos en total que respondan a las siguientes preguntas:
- ¿Qué te entusiasma de trabajar en esta empresa?
- ¿Qué esperas aprender trabajando en esta empresa?
- ¿Qué logros o cualificaciones te hacen destacar como candidato?
- ¿Qué habilidades clave posees que sean relevantes para el puesto?
Los logros clave desempeñarán un papel importante en estos párrafos del cuerpo, ya que ayudarán a mostrar el valor cuantificable que puedes ofrecer a la empresa. Por ello, asegúrate de que los ejemplos de logros que incluyas sean lo más específicos posible.
He aquí un ejemplo de cómo describir un logro en una carta de presentación
En mi puesto en [Empleador anterior], ayudé a aumentar la productividad general de la oficina en un 55% mediante la búsqueda e implantación de una nueva plataforma de software de productividad digital. Esta plataforma ayudó además a ahorrar unos 15.000 $ anuales en gastos operativos.
5. Termina tu carta de presentación de personal de oficina con una declaración final bien redactada
El final de tu carta de presentación suele ser tan importante como el principio y el medio, ya que es la parte en la que reiterarás tu compromiso con la empresa y harás planes para concertar una llamada o una entrevista.
En esta declaración final, debes incluir
- Una frase entusiasta diciendo que estás deseando tener noticias suyas
- Una frase adicional indicando que harás un seguimiento, incluyendo cómo te pondrás en contacto con ellos o cómo pueden ponerse en contacto contigo
- Una firma formal
He aquí un ejemplo de una frase de cierre bien escrita en una carta de presentación de personal de oficina
Con la combinación de mis competencias como personal de oficina y el compromiso de tu empresa con un servicio excepcional, estoy segura de que seré la incorporación perfecta a tu equipo. Estoy disponible para llamadas, reuniones virtuales y entrevistas en persona todos los días laborables de 9 a 17 h. Puedes ponerte en contacto conmigo en el número de teléfono de mi oficina, (123) 456-7890.
Atentamente
[Nombre del solicitante]
Si alguna vez te has preguntado en qué se diferencia una carta de presentación de un currículum, este artículo te lo explicará todo sobre las principales diferencias entre ambos.
Personal de oficina Cover Letter FAQ
Ideally, your cover letter should not exceed one page. Keep it concise and to the point, focussing on your key skills and experiences relevant to the office staff job position.
If the job posting includes the name of the hiring manager, use it to address them (e.g., Dear Mr. Smith). If not, ‘Dear Hiring Manager’ serves as a formal and acceptable greeting.
Your cover letter should highlight your skills, experiences, qualifications, and achievements that relate to the office staff job. It should also include why you're interested in the position and the company, plus your contact details.
It's not recommended to use a 'one-size-fits-all' cover letter. Instead, tailor each cover letter to the specific job application. Modify it to highlight the most relevant experiences or skills to match the job description.
Unless the job advertisement specifically requests it, it's usually not necessary to include salary expectations in your cover letter. The negotiation about salary typically happens later in the hiring process.
