Come costruire una lettera di presentazione convincente per il personale d'ufficio
Ogni azienda orientata all'ufficio ha bisogno di professionisti del personale d'ufficio per far sì che le attività e le operazioni aziendali si svolgano senza intoppi. Per ottenere una posizione come membro dello staff di un ufficio, oltre al CV è necessaria anche una lettera di presentazione ottimizzata per mostrare i tuoi punti di forza professionali e il valore che hai da offrire.
In questa guida ti illustreremo i 5 passaggi chiave per scrivere una lettera di presentazione ottimale per il personale d'ufficio. Continua a leggere per scoprire come:
- Creare un'intestazione e un titolo per la lettera di presentazione per personale d'ufficio
- Creare un saluto personalizzato nella tua lettera di presentazione per personale d'ufficio
- Scrivere un'introduzione convincente per la lettera di presentazione per personale d'ufficio
- Metti in evidenza il tuo valore professionale nella lettera di presentazione per impiegati.
- Concludere la tua lettera di presentazione per personale d'ufficio con una frase di chiusura ben scritta.
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1. Creare una lettera di presentazione per il personale d'ufficio con intestazione e titolo
Il primo passo per scrivere una lettera di presentazione di qualsiasi tipo è creare correttamente l'intestazione e il titolo.
L'intestazione di una lettera di presentazione contiene tutte le informazioni necessarie sull'azienda e sul candidato per garantire che il documento arrivi alla persona giusta. Queste includono il nome e il dipartimento dell'azienda, il tuo nome e il tuo titolo professionale e le tue informazioni di contatto.
L'intestazione della lettera di presentazione è una breve frase collocata subito dopo il saluto e l'introduzione che aiuta a catturare l'attenzione dei datori di lavoro e a invogliarli a continuare a leggere.
Di seguito trovi alcuni esempi di come formattare entrambi questi elementi nella tua lettera di presentazione per personale d'ufficio:
Formattazione dell'intestazione
L'intestazione di una lettera di presentazione occupa generalmente circa 3 righe di testo nell'angolo superiore sinistro del documento. Anche se l'ordine delle informazioni può variare, deve sempre includere le informazioni sopra citate.
Ecco un esempio di come potrebbe apparire nella tua lettera di presentazione per personale d'ufficio
A: The Paper Production Company, Dipartimento Gestione Uffici
Da: John Doe, Office Staff Professional
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
Scrivere il titolo
Il titolo della tua lettera di presentazione per personale d'ufficio è fondamentale, in quanto contribuirà a fare la prima impressione al datore di lavoro o al responsabile delle assunzioni che leggerà il documento. Pensa a un titolo simile a quello di un giornale o di una rivista, pensato per catturare l'attenzione dei lettori e spingerli a continuare a leggere.
Quando scrivi questo titolo, devi sempre utilizzare una parola chiave relativa alla posizione, un numero o una parola chiave che attiri l'attenzione, un aggettivo o un verbo potente e una promessa.
Ecco un esempio di un'efficace lettera di presentazione per personale d'ufficio
3 modi in cui applicherò le mie competenze di impiegato d'ufficio per sostenere il successo della tua azienda
Parola/numero d'ordine: 3 modi
Parola chiave: Competenze per il personale d'ufficio
Aggettivo/Verbo: Sostenere, Applicare
Promessa: Sostenere il successo della tua azienda - questo tipo di promessa aiuta a dimostrare ai datori di lavoro che sei serio non solo riguardo alla tua carriera, ma anche riguardo all'impegno verso la loro azienda.
2. Crea un saluto personalizzato nella tua lettera di presentazione per impiegati.
Una volta che l'intestazione e il titolo sono in ordine, è il momento di creare un saluto personalizzato che faccia colpo sui datori di lavoro. Anche se saluti come "A chi di dovere" possono essere l'approccio più semplice, questi tipi di saluti non mostrano alcun livello di ricerca o attenzione ai dettagli.
Dovresti invece cercare sul sito web dell'azienda o su LinkedIn chi è la persona che esaminerà la tua lettera di presentazione e indirizzare il saluto direttamente a loro.
Se non riesci a individuare esattamente chi esaminerà la tua lettera di presentazione, prova a scegliere una delle seguenti opzioni:
Al team di [Nome dell'azienda]
Oppure
Al responsabile delle assunzioni di [nome dell'azienda]
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3. Scrivi una lettera di presentazione convincente per il personale d'ufficio
Quando un datore di lavoro arriva alla tua introduzione, avrà già una certa impressione di te grazie agli elementi della tua lettera di presentazione. Per questo motivo, dovresti passare immediatamente a descrivere il tuo livello di esperienza e il motivo per cui sei adatto all'azienda.
Nella tua lettera di presentazione per personale d'ufficio, devi includere le seguenti informazioni:
- Una breve panoramica della tua storia professionale e dei tuoi obiettivi
- Una dichiarazione sul perché sei entusiasta di candidarti per questa azienda
- Una conoscenza reciproca (se possibile)
Ecco un esempio che ti aiuterà a capire come scrivere una lettera di presentazione per personale d'ufficio
Al responsabile delle assunzioni di [Nome dell'azienda],
Sono un professionista del personale d'ufficio orientato ai risultati e ho oltre 3 anni di esperienza in ambienti aziendali con un grande staff di oltre 100 persone. Il nostro conoscente Joe Smith, il CEO di [Azienda], mi ha consigliato di candidarmi per questa posizione dopo aver esaminato il mio CV e il mio portfolio di lavori.
4. Metti in evidenza il tuo valore professionale nella lettera di presentazione per impiegati.
Dopo l'introduzione della lettera di presentazione ci saranno i paragrafi del corpo. In generale, dovresti cercare di avere da due a quattro paragrafi in totale che rispondano alle seguenti domande:
- Cosa ti entusiasma di lavorare in questa azienda?
- Cosa speri di imparare lavorando in questa azienda?
- Quali sono i risultati o le qualifiche che ti distinguono come candidato?
- Quali competenze chiave possiedi che sono rilevanti per la posizione?
I risultati chiave avranno un ruolo fondamentale in questi paragrafi del corpo, in quanto contribuiranno a mostrare il valore quantificabile che hai da offrire all'azienda. Per questo motivo, assicurati che gli esempi di risultati che includerai siano il più specifici possibile.
Ecco un esempio di come descrivere un risultato in una lettera di presentazione
Nella mia posizione presso [precedente datore di lavoro], ho contribuito ad aumentare la produttività complessiva dell'ufficio del 55% grazie all'individuazione e all'implementazione di una nuova piattaforma software di produttività digitale. Questa piattaforma ha inoltre permesso di risparmiare circa 15.000 dollari all'anno in spese operative.
5. Termina la tua lettera di presentazione per personale d'ufficio con una frase conclusiva ben scritta
La fine della lettera di presentazione è spesso importante quanto l'inizio e la parte centrale, poiché è la parte in cui ribadisci il tuo impegno nei confronti dell'azienda e prendi accordi per fissare una chiamata o un colloquio.
In questa frase conclusiva, dovresti includere:
- Una frase entusiasta in cui dici che non vedi l'ora di sentirli.
- Una frase aggiuntiva in cui dichiari che darai un seguito, indicando come li contatterai o come loro possono contattarti
- Una firma formale
Ecco un esempio di frase conclusiva ben scritta in una lettera di presentazione per personale d'ufficio
Grazie alla combinazione delle mie competenze di Office Staff e dell'impegno della vostra azienda per un servizio eccezionale, sono sicuro che sarò l'aggiunta perfetta al vostro team. Sono disponibile per chiamate, riunioni virtuali e colloqui di persona tutti i giorni feriali dalle 9 alle 17. Puoi contattarmi al numero di telefono del mio ufficio, (123) 456-7890.
Distinti saluti,
[Nome del candidato]
Se ti sei mai chiesto in cosa differisce una lettera di presentazione da un CV, questo articolo ti spiegherà le principali differenze tra i due.
Staff d'Ufficio Cover Letter FAQ
Ideally, your cover letter should not exceed one page. Keep it concise and to the point, focussing on your key skills and experiences relevant to the office staff job position.
If the job posting includes the name of the hiring manager, use it to address them (e.g., Dear Mr. Smith). If not, ‘Dear Hiring Manager’ serves as a formal and acceptable greeting.
Your cover letter should highlight your skills, experiences, qualifications, and achievements that relate to the office staff job. It should also include why you're interested in the position and the company, plus your contact details.
It's not recommended to use a 'one-size-fits-all' cover letter. Instead, tailor each cover letter to the specific job application. Modify it to highlight the most relevant experiences or skills to match the job description.
Unless the job advertisement specifically requests it, it's usually not necessary to include salary expectations in your cover letter. The negotiation about salary typically happens later in the hiring process.
