L'esperto condivide consigli su come negoziare sul lavoro, dagli aumenti salariali alle scadenze.

Essere un buon negoziatore è un'abilità davvero sottovalutata. Può aiutare i dipendenti a tutti i livelli, da un giovane che chiede un aumento a un team leader che cerca di motivare i suoi collaboratori in momenti stressanti.

Per approfondire questo argomento, abbiamo collaborato con Monika Varela, psicologa clinica e coach che tiene seminari sulle capacità di negoziazione per le aziende. Monika ha condiviso con noi i suoi consigli, tra cui come prepararsi per un incontro importante e cosa fare il giorno stesso.

Quando abbiamo chiesto a Monika di definire la negoziazione, ha detto che è "il sapiente equilibrio tra empatia e strategia: capire cosa conta davvero per gli altri rimanendo chiari sui propri obiettivi e lavorare insieme per creare risultati che vadano a vantaggio di tutti". Pensiamo che questo riassuma abbastanza bene il concetto!

Cosa imparerai

• La negoziazione consiste nel costruire o mantenere un buon rapporto di lavoro.
• Hai bisogno di un piano B adeguato nel caso in cui non raggiungessi il risultato desiderato.
• Mettiti nei panni dell'altra persona, per capire il suo punto di vista e farle sentire che la capisci.
• Anche se l'assertività non è una cosa naturale per tutti, è una competenza essenziale per negoziare in modo efficace.
• Preparati prima dell'incontro prevedendo le obiezioni dell'altra parte e facendo le tue ricerche.
• Non aver paura di riconoscere apertamente la tensione nella stanza: potrebbe effettivamente aiutare entrambi a superarla.

Il primo passo della negoziazione è creare un rapporto

Ci sono alcuni passaggi importanti da seguire dall'inizio di una negoziazione fino al raggiungimento di un accordo. Dopo averlo fatto un paio di volte, diventa più facile seguire i passaggi. Abbiamo chiesto a Monika Varela di aiutarci a mettere insieme una semplice lista di controllo.

Il primo passo è costruire il rapporto, perché "una buona negoziazione inizia con la fiducia e il rispetto". Questo vale sia che si tratti di qualcuno con cui già lavori, sia che si tratti di qualcuno con cui speri di lavorare in futuro.

La comunicazione è fondamentale. Monika consiglia: "Ascolta più di quanto parli e cerca di capire prima di farti capire". Usa l'ascolto attivo e riconosci i sentimenti della persona con cui stai parlando per dimostrare che capisci il suo punto di vista.

L'altra persona apprezzerà anche se sarai chiaro e conciso durante tutta la negoziazione, riducendo la confusione e mantenendo le cose semplici. Un altro aspetto di una comunicazione efficace è usare frasi in prima persona per parlare delle tue esigenze, piuttosto che usare frasi accusatorie che iniziano con "tu".

Man mano che l'incontro volge al termine, dovreste avvicinarvi a un accordo. Un buon risultato dovrebbe soddisfare gli interessi chiave di tutti ed essere equo, ragionevole e realistico. Non ha senso cercare una soluzione irrealistica che non funzionerebbe mai, anche se rendesse tutti felici!

Infine, dopo aver raggiunto un accordo, entrambe le parti dovrebbero definire i passi successivi, le responsabilità e una tempistica realizzabile. Una volta giunti a una conclusione, potreste sentirvi pronti a rilassarvi e chiudere la giornata. Ma se dedicate un po' di tempo in più a definire i dettagli, non ci saranno sorprese in futuro.

Brainstorming di soluzioni insieme per un risultato vantaggioso per tutti

Il negoziatore e mediatore William Ury e il professore di diritto di Harvard Roger Fisher hanno condiviso quattro principi chiave della negoziazione nel loro libro best-seller Getting To Yes, uno dei testi più apprezzati sull'argomento. Monika Varela ha analizzato questi principi per noi.

• Separa le persone dal problema. Questo è il segreto per mantenere la calma. Consideratevi collaboratori che risolvono insieme un problema, piuttosto che avversari. Se stai cercando di raggiungere un accordo con un collega, un cliente o uno stakeholder con cui hai un rapporto difficile, è particolarmente importante ricordare che non si tratta di una questione personale.
• Concentratevi sugli interessi, non sulle posizioni. Questo significa non fissarsi sui dettagli esatti del risultato, ma assicurarsi che le esigenze di tutti siano soddisfatte. Una posizione è una richiesta specifica, ma un interesse è la motivazione che sta dietro: una volta che capite da dove venite entrambi, è più facile trovare una soluzione che vada bene per entrambi.
• Trova opzioni che vadano bene per entrambi. Non accontentarti della prima soluzione che ti viene in mente solo per chiudere la questione: se ti prendi il tempo per pensare insieme a diverse opzioni, è più facile trovare un modo che vada bene per entrambi. Prova a trovare opzioni che siano poco costose per te ma molto vantaggiose per la persona con cui stai parlando (e viceversa) per trovare una soluzione che vada bene per entrambi.
• Infine, tutte le parti dovrebbero insistere sull'uso di criteri oggettivi. Usa standard professionali, dati aziendali o altre fonti affidabili per aiutarti a decidere quale sarebbe un buon risultato, in modo da poter prendere insieme la decisione migliore.

Non iniziare una trattativa senza un piano di riserva

Si spera che la negoziazione proceda senza intoppi e che entrambe le parti siano soddisfatte dell'accordo raggiunto. Tuttavia, nel caso in cui le cose non andassero come previsto, avrai bisogno di un BATNA, ovvero la migliore alternativa a un accordo negoziato. È il tuo piano B!

Per esempio, se stai cercando un aumento, il tuo BATNA potrebbe essere uno dei seguenti.

• Discuterne nuovamente tra 3-6 mesi sulla base delle tue recenti prestazioni, con il tuo manager che ti fissa alcuni nuovi obiettivi da raggiungere.
• Nessun aumento, ma un nuovo titolo più alto.
• Investire nel tuo sviluppo professionale.
• Decidere di cercare opportunità interne in altri reparti dell'azienda.
• Iniziare a cercare un nuovo lavoro in un'altra azienda.

Un BATNA ti aiuta a capire meglio cosa potrebbe essere un risultato positivo o negativo, facendoti immaginare diverse soluzioni possibili. Inoltre, ti assicura di non trovarti in difficoltà durante la riunione, se diventa chiaro che non otterrai il risultato che vorresti.

Conosci il tuo valore e mantieni la tua posizione

Molte persone trovano un po' intimidatorio, o addirittura terrificante, negoziare ciò che vogliono sul lavoro. Uno dei motivi potrebbe essere la mancanza di fiducia in se stessi. In un nostro recente sondaggio abbiamo scoperto che più di due terzi dei lavoratori soffrono della "sindrome dell'impostore".

Abbiamo chiesto a Monika Varela dei consigli su come negoziare con sicurezza: ecco cosa ci ha detto.

• Preparati bene. Se sai già cosa dire, sarà molto più facile: l'esperta condivide consigli più dettagliati su come prepararsi nella prossima sezione di questo articolo.
• Gestisci lo stress attraverso la consapevolezza. Questo ti aiuterà a ridurre il livello di ansia prima e durante le riunioni importanti.
• Sviluppa la tua intelligenza emotiva. Latua capacità di riconoscere, capire, gestire ed esprimere le emozioni è incredibilmente preziosa, sia per gestire i tuoi sentimenti che per capire quelli della persona con cui stai parlando.
• Esercitati nella comunicazione assertiva. È un'abilità come tutte le altre! Prova a dire "no" un po' più spesso. Esercitati anche con uno scenario di negoziazione specifico con un amico prima della riunione.

Ma come si comunica in modo assertivo? Monika ci ha detto: "L'assertività non significa essere prepotenti o dominanti, ma difendere se stessi rispettando gli altri". Se dire ciò che vuoi o di cui hai bisogno ti mette a disagio, è segno che potresti aver bisogno di lavorare su questa abilità.

L'esperta ha consigliato il lavoro dello psicologo e autore Manuel J. Smith, in particolare la sua Carta dei diritti assertivi tratta dal classico libro di auto-aiuto When I Say No, I Feel Guilty (Quando dico no, mi sento in colpa). Si tratta dei diritti che tutti hanno, compreso il diritto di cambiare idea, il diritto di non essere d'accordo con l'opinione di qualcuno e il diritto di dire "no" o "non lo so".

Quello che fai prima di entrare nella sala riunioni è altrettanto importante

Prepararsi in anticipo ti dà le basi migliori per la negoziazione, ti fa sentire più sicuro e rafforza le tue argomentazioni per ottenere il risultato che vuoi. Monika Varela ha dato i suoi consigli su cosa fare mentre ti prepari.

1. Il primo passo è definire chiaramente il tuo obiettivo e il tuo piano B. Se non riesci a raggiungere un accordo, qual è la soluzione migliore?
2. Poi, cerca di capire quale potrebbe essere il piano B dell'altra persona. Ad esempio, se speri di convincere il cliente della tua azienda a rinnovare il contratto per un altro anno, qual è l'alternativa per loro: hanno in mente un'altra azienda che potrebbe fare un'offerta migliore?
3. Dedica un po' di tempo alla ricerca. Se stai cercando di ottenere uno stipendio più alto nel tuo attuale lavoro, assicurati di avere una buona comprensione di quali sono gli stipendi tipici dell'azienda o del settore.
4. Cerca di metterti nei panni dell'altra persona: cosa è più importante per lei? Ecco un esempio: se stai negoziando la scadenza di un progetto con il tuo capo, potresti offrirti di consegnare prima la parte più urgente, con una scadenza prorogata per il resto del lavoro.
5. L'esperta ha anche consigliato di anticipare eventuali obiezioni prima dell'incontro. È bene prepararsi in anticipo e pensare a delle controargomentazioni, nel caso in cui il tuo collega, cliente o potenziale datore di lavoro non fosse d'accordo con la tua proposta.
6. Prima della riunione, Monika consiglia di decidere il risultato minimo che accetteresti prima di passare al tuo piano B. Quando sei pronto a rinunciare, non ti ritroverai ad accettare meno di quanto desideri realmente. Ricorda che anche la persona con cui stai parlando avrà un risultato minimo, che determina la Zona di Possibile Accordo (ZOPA).
7. Infine, preparati emotivamente: assicurati di essere ben riposato e cerca di dormire bene la notte prima dell'incontro o del colloquio. Poi, il giorno stesso, l'esperta consiglia di praticare esercizi di consapevolezza e respirazione. Abbiamo alcuni ottimi esempi di esercizi utili che puoi provare nel nostro articolo su come sembrare meno ansioso durante un colloquio o un incontro importante.

Le parole contano: non interrompere la conversazione

Il modo in cui esprimi le cose può avere un grande impatto su come viene recepito il tuo messaggio. Abbiamo chiesto a Monika Varela di darci alcuni esempi di cosa non dire e cosa dire invece nelle trattative sul lavoro.

Quando le cose vanno a mille, potresti essere sommerso dal lavoro, ma ti viene comunque chiesto di fare ancora di più. Anche se "Non posso assumermi altri compiti" è la verità, potrebbe essere più opportuno dire qualcosa del tipo: "Per garantire un lavoro di alta qualità, dovrei dare la priorità ad A e B. Dovremmo rimandare C, o qualcun altro potrebbe occuparsene?".

Con questa frase, eviti di chiudere la conversazione. Dimostra che sei disposto a collaborare per trovare una soluzione, come coinvolgere un altro collega per dare una mano.

La psicologa e coach ha anche fatto un esempio di un disaccordo sulla scadenza di un progetto. Invece di dire "Non posso consegnarlo prima", ha consigliato: "Capisco la tua necessità di un lancio più rapido. Se modifichiamo l'ambito, possiamo rispettare la scadenza senza sacrificare la qualità".

Questo ci riporta al secondo principio della negoziazione: concentrarsi sugli interessi, non sulla posizione. Il collega che spinge per una consegna più rapida potrebbe essere soddisfatto di una versione del progetto meno ambiziosa, se pronta prima.

Hai un colloquio in programma in cui potresti dover insistere per ottenere lo stipendio o i benefici che desideri? Nel nostro articolo che esplora ciò che i candidati in cerca di lavoro desiderano realmente, la career coach Ruth Teigen ci ha dato i suoi consigli su come avviare la conversazione sulle tue aspettative in questa fase.

Fai una pausa prima di reagire, per ribaltare una riunione difficile

Ma cosa dovresti fare se la riunione non sta andando bene? Monika Varela ha condiviso una delle sue citazioni preferite del maestro negoziatore William Ury: "Vai sul balcone". Questo è il suo mantra per mantenere la calma in queste situazioni difficili!

Il balcone non è un luogo fisico, ma un balcone mentale ed emotivo in cui rifugiarsi con la mente. Invece di reagire immediatamente a ciò che è stato detto, fai un passo indietro mentalmente e prenditi un minuto per elaborare. In questo modo, se ti senti infastidito dall'andamento dell'incontro, sarai molto meno propenso a dire qualcosa di cui potresti pentirti.

Se ti senti sopraffatto o ansioso, puoi anche scusarti e andare in bagno per qualche minuto per fare una pausa. E se non c'è un chiaro compromesso in vista, lo psicologo e il coach vogliono ricordarti che non tutte le decisioni importanti devono essere prese immediatamente: puoi chiedere più tempo per riflettere.

Fare domande può essere un ottimo modo per mostrare che apprezzi le opinioni dell'altra persona e che vuoi capire meglio la situazione. Tuttavia, l'esperto avverte che le domande che iniziano con "Perché..." potrebbero mettere sulla difensiva la persona con cui stai parlando, soprattutto se l'atmosfera è già tesa.

Se le cose si fanno davvero difficili, Monika consiglia di riconoscerlo, e magari anche di dirlo ad alta voce, prima di andare avanti e provare a ricostruire il rapporto. Ripeti quello che dicono, per farli sentire ascoltati e capiti.

Considerazioni finali

Che tu stia spiegando i benefici che cerchi in un colloquio per un nuovo lavoro o giustificando il budget che hai chiesto come capo dipartimento, saper negoziare bene è un super potere. Ti fa guadagnare il sostegno delle persone e le aiuta a capire perché darti quello che vuoi è un vantaggio anche per loro.

Essere un buon negoziatore è importante anche per il benessere sul lavoro. Ad esempio, difendere i propri limiti riguardo alla quantità di lavoro che si è in grado di svolgere fa parte della cura di sé sul posto di lavoro e, se hai un team da gestire, sei responsabile anche della tutela dei loro limiti. Sviluppare questa abilità ti aiuterà a difendere ciò di cui tu e i tuoi colleghi avete bisogno.

Nota

Kickresume ha parlato con la psicologa clinica e coach Monika Varela nel settembre 2025. Attingendo alla sua esperienza nell'organizzazione di workshop sull'arte della negoziazione sul lavoro, l'esperta ha condiviso i suoi consigli su come prepararsi a una negoziazione, raggiungere un accordo con successo e cosa fare quando una riunione sta andando male.

Informazioni su Kickresume

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