Come assumere dipendenti a distanza: Una guida completa al reclutamento del futuro

L'assunzione di lavoratori a distanza può essere un modo intelligente ed (economicamente) vantaggioso per inserire i migliori talenti nel tuo team, sia che tu stia cercando di coprire una posizione difficile da assumere, sia che tu voglia ridurre i costi generali. Se ti stai chiedendo come assumere lavoratori a distanza e se è la mossa giusta, non sei il solo.

Sono passati 5 anni da quando il boom del lavoro a distanza è iniziato durante la pandemia e i ruoli ibridi e remoti sono ancora in aumento. In realtà, il passaggio al lavoro da remoto non è rallentato. Anzi, sta prendendo sempre più piede e i lavoratori lo cercano attivamente.

Secondo i dati di WFH Research, all'inizio del 2025 il 13% dei dipendenti a tempo pieno sarà completamente da remoto e circa il 26% avrà una configurazione ibrida.

Con questo allontanamento dagli ambienti di lavoro tradizionali, le aziende devono valutare come rimodellare i propri modelli di assunzione per adattarsi a questa evoluzione.

In questa guida completa tratteremo un'ampia gamma di argomenti su come assumere dipendenti da remoto, tra cui:

• I vantaggi dell'assunzione di dipendenti da remoto
• Cosa considerare quando si assume da remoto
• Come trovare i migliori lavoratori a distanza
• Come assumere dipendenti a distanza passo dopo passo

I vantaggi dell'assunzione di dipendenti a distanza

Se è la prima volta che prendi in considerazione l'idea di assumere dipendenti a distanza, ti starai chiedendo quali sono i vantaggi di un posto di lavoro a distanza.

Ecco 5 eccellenti vantaggi che derivano dall'assunzione di dipendenti a distanza:

1. Riduzione dei costi operativi. Quando assumi dei dipendenti che lavorano da remoto, elimini la necessità di gestire un ufficio a tempo pieno. In alcuni casi, puoi anche scegliere di lavorare completamente da remoto, eliminando la necessità di affittare un ufficio. Questo può ridurre notevolmente i costi operativi generali, come l'affitto dell'ufficio e le utenze.
2. Accesso a più talenti. Limitarsi a lavorare solo con professionisti della tua zona significa avere un accesso limitato a lavoratori di talento. Offrendo posizioni di lavoro a distanza, aumenterai notevolmente il bacino di talenti da cui selezionare, permettendoti di costruire un team più eterogeneo e potente.
3. Maggiore attrazione di candidati. Con la crescente popolarità dei modelli di lavoro da casa, sempre più candidati cercano queste opportunità. Di conseguenza, pubblicizzare l'offerta di posizioni lavorative a distanza da parte della tua azienda porterà a un maggior numero di candidature.
4. Miglioramento del morale dei dipendenti. Le postazioni di lavoro a distanza hanno tanti vantaggi sia per i tuoi dipendenti che per la tua azienda. Consentendo al tuo team di lavorare da remoto, gli offrirai costi di spostamento inferiori, una maggiore flessibilità degli orari e più tempo da trascorrere a casa con la famiglia e gli amici. A sua volta, anche il morale e il tasso di fidelizzazione dei tuoi dipendenti aumentano.
5. Maggiore resistenza dell'azienda. Gestendo un'attività solo da una sede fisica, la resilienza della tua azienda dipende in larga misura dal benessere di quella sede e, come abbiamo visto con la pandemia, questo può diventare un grosso problema quando si verificano disastri naturali. Disporre di strutture aziendali in grado di supportare un team e un ambiente di lavoro a distanza dà alla tua azienda le basi e l'agilità necessarie per sopravvivere ai momenti più difficili.

Cosa considerare quando si assumono dipendentia distanza

Quando inizi a impostare il tuo modello di business a distanza, è importante tenere a mente alcuni fattori chiave.

Gli ambienti di lavoro remoti sono intrinsecamente diversi da quelli tradizionali e offrono una maggiore flessibilità aziendale e libertà ai dipendenti.

Tuttavia, devi anche stabilire dei limiti e delle aspettative chiare per i tuoi dipendenti remoti, dato che non sarai con loro di persona per offrire correzioni o feedback.

Ci sono diverse considerazioni importanti da fare quando si assume da remoto:

• Programmazione a distanza. Una delle maggiori differenze tra un luogo di lavoro remoto e uno tradizionale è l'orario della settimana lavorativa. Alcune aziende possono scegliere di seguire un orario di lavoro più standard (ad esempio dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 17.00), mentre altre possono dare ai dipendenti una maggiore libertà sotto forma di lavoro asincrono. Il modo in cui crei gli orari può contribuire a definire il tono della gestione del tuo luogo di lavoro remoto.
• Definire le aspettative. Quando permetti ai dipendenti di lavorare da remoto, devi stabilire delle aspettative chiare su come ti aspetti che si comportino durante l'orario di lavoro. Ad esempio, se intendi utilizzare un software di monitoraggio della produttività, dovrai spiegare bene come funziona e cosa richiede ai tuoi dipendenti. Stabilire delle aspettative chiare ti aiuterà a mantenere il tuo team soddisfatto, produttivo e in linea, anche quando lavora da remoto.
• Ridefinire i benefit sul posto di lavoro. Oltre ai pacchetti di benefit standard (assicurazione sanitaria, 401K, ecc.), la maggior parte dei datori di lavoro offre anche una serie di benefit sul posto di lavoro, come feste sul posto di lavoro o forniture e attrezzature in ufficio. In un luogo di lavoro remoto, dovrai ridefinire questi benefit extra in modo che siano adatti ai dipendenti remoti. Un ottimo esempio è la collaborazione con aziende locali (caffetterie, palestre, ecc.) per offrire ai tuoi dipendenti sconti e offerte speciali.

Come trovare i migliori lavoratori a distanza

Quando cerchi i migliori lavoratori a distanza da aggiungere al tuo team, è fondamentale sapere dove cercare e come convincere i candidati migliori a candidarsi.

Nella tua ricerca di lavoratori a distanza è importante considerare che anche questi professionisti cercano sempre di trovare i migliori consigli su come trovare lavoro a distanza.

C'è un enorme bacino di professionisti desiderosi di lavorare a distanza che aspettano solo di trovare il loro lavoro ideale.

Ecco quattro consigli per trovare i migliori lavoratori a distanza per le tue offerte di lavoro:

Ora che sai cosa è necessario fare, parliamo di ogni fase in modo più dettagliato!

1. Sapere dove cercare i dipendenti a distanza

Per quanto riguarda i luoghi in cui cercare lavoratori a distanza, il posto più ovvio da cui partire è l'online.

Ci sono molti luoghi online in cui i candidati si ritrovano, dalle bacheche degli annunci di lavoro ai social media.

I posti migliori per cercare lavoratori a distanza sono:

• Kickresume Talent Hub. Su Talent Hub puoi raggiungere un ampio bacino di 20.000 persone in cerca di lavoro, ottenere un matching automatico con i candidati più rilevanti e risparmiare il tempo che altrimenti impiegheresti a leggere i curriculum che non corrispondono ai tuoi criteri.
• LinkedIn. Su LinkedIn, non solo puoi caricare un annuncio di lavoro, ma puoi anche cercare tra gli utenti di LinkedIn che si dichiarano disponibili a lavorare e inviare loro messaggi per incoraggiarli a candidarsi.
• Indeed. Indeed è una delle più note bacheche di annunci di lavoro online e attira più di 225 milioni di potenziali candidati sul suo sito. Con Indeed puoi accedere a un'ampia gamma di candidati provenienti da tutti i settori e da tutti i background professionali.
• Upwork/Fiverr. Se stai cercando lavoratori a distanza temporanei o freelance, prova i mercati freelance come Upwork, Fiverr o Lemon.io. Questi siti sono ideali per creare team di talento per lavori o progetti specifici. Possono aiutarti a evitare i lunghi processi di inserimento.
• FlexJobs. FlexJobs è una grande agenzia di lavoro online progettata per aiutare i lavoratori a trovare i giusti datori di lavoro. Con FlexJobs puoi pubblicare posizioni completamente remote o ibride, consentendoti di trovare lavoratori sia locali che lontani. Il fondatore di FlexJobs ha anche creato una seconda job board, Remote.co, dedicata esclusivamente alle offerte di lavoro da remoto.
• Social Media. Se la tua azienda ha una presenza consolidata sui social media, pubblicare annunci di lavoro a distanza può essere un ottimo modo per trovare candidati. È molto probabile che questi ultimi conoscano e siano già interessati alla tua azienda. Piattaforme come Instagram, Twitter e Facebook sono particolarmente adatte a questo scopo.

2. Presentati come un datore di lavoro solido

Mentre cerchi di trovare i dipendenti a distanza giusti per la tua azienda, è fondamentale ricordare che devi mostrare perché la tua azienda è un ottimo posto di lavoro.

Ci sono modi per presentarti come un datore di lavoro solido, affidabile e degno di fiducia:

Aumentare la notorietà del tuo marchio

La consapevolezza del marchio può fare un'enorme differenza quando si cerca di trovare i candidati giusti per il lavoro. Come già detto nella sezione precedente, concentrarti sull'affermazione della tua azienda sui social media può aiutarti non solo ad aumentare la tua visibilità, ma anche a entrare in contatto con professionisti già entusiasti della tua attività.

Crea una pagina completa per le carriere

La maggior parte dei candidati si prenderà il tempo di esaminare il tuo sito web prima di candidarsi. Per questo motivo, avere una pagina dedicata alle carriere ben progettata è di fondamentale importanza. Nella pagina dedicata alle carriere, devi includere le offerte di lavoro in corso, i valori dell'azienda e ciò che cerchi in un dipendente.

Ricorda di mantenere il tuo branding coerente con la pagina web. Se possibile, crea un logo che rifletta l'identità e i valori della tua azienda per migliorare i tuoi sforzi di branding.

Comunica i valori e la cultura della tua azienda

Nel 2019, Glassdoor ha condotto un sondaggio secondo il quale i valori e la cultura aziendale sono una delle principali considerazioni per i candidati. Pertanto, dovresti definire chiaramente i valori e la cultura della tua azienda ogni volta che pubblichi una nuova offerta di lavoro. Inoltre, devi inserire questi dettagli nei tuoi account social e nel tuo sito web.

Descrivi come lavori da remoto

Quando ci si candida per un lavoro a distanza, la prima domanda dei candidati è come funzionerà l'ambiente remoto.

Per attirare il maggior numero di candidati di qualità nella tua azienda, rispondi a questa domanda prima ancora che te la pongano, descrivendo il flusso di lavoro della tua azienda e le aspettative dei dipendenti.

Ad esempio, se fornisci attrezzature informatiche e uno stipendio per il WiFi, spiega ai candidati questo tipo di risorse per il lavoro da casa.

3. Scrivi un annuncio di lavoro a distanza efficace

Una volta che il tuo branding è solido e puoi presentarti correttamente come un ottimo datore di lavoro, è il momento di scrivere il tuo annuncio di lavoro a distanza.

Per essere efficace, un annuncio di lavoro deve essere coinvolgente, informativo e conciso.

Il tono e lo stile della descrizione del lavoro possono aiutarti a dare la giusta impressione della tua azienda. Mantenere un tono formale ma leggero è spesso la soluzione migliore.

Vediamo i due esempi seguenti per capire la differenza tra una descrizione del lavoro efficace e una meno efficace:

Il problema di questo esempio è che è troppo vago e non dà al candidato un'idea della tua personalità o dell'energia che troverà nel tuo ambiente di lavoro. Esaminiamo come il secondo esempio possa correggere questi problemi:

Questo secondo esempio è più dettagliato e convincente, utilizza parole chiave migliori e offre maggiori informazioni su come è l'azienda in cui si lavora.

Di conseguenza, questo esempio probabilmente attirerà più candidati qualificati alla ricerca di questo tipo di posizione rispetto al primo esempio.

4. Sapere dove pubblicizzare le offerte di lavoro a distanza

Oltre a sapere dove cercare lavoratori a distanza, devi anche decidere dove pubblicizzare le posizioni aperte.

Un fattore importante da tenere a mente è che più posti pubblicherai, più candidati avrai a disposizione, ma anche più siti web e applicazioni a cui dovrai tenere il passo.

L'ideale sarebbe scegliere da 1 a 3 siti per cercare candidati e pubblicizzare le tue offerte di lavoro.

Ti consigliamo di scegliere almeno una job board e una piattaforma di social media (preferibilmente LinkedIn, anche se, a seconda del lavoro, altre piattaforme social potrebbero essere più efficaci).

C'è anche l'opzione più tradizionale della pubblicità su giornali, cartelloni e altri metodi pubblicitari standard.

Questa può essere una buona opzione se il tuo lavoro è in un settore che non è tipicamente a distanza, il che significa che i professionisti interessati non necessariamente cercano nelle bacheche delle offerte di lavoro a distanza le posizioni aperte.

Come assumere dipendenti a distanza passo dopo passo

Ora sai dove cercare candidati e pubblicizzare le offerte di lavoro, oltre alle cose importanti da considerare quando scrivi gli annunci di lavoro e come presentarti come un datore di lavoro solido.

Passiamo ora al processo di assunzione vero e proprio, ovvero a cosa fare una volta individuati i candidati ideali da contattare.

Un processo di assunzione ottimizzato è fondamentale, in quanto vuoi inserire rapidamente i nuovi dipendenti e lasciare che quelli che hai rifiutato passino a nuove prospettive.

Di seguito abbiamo illustrato 6 fasi fondamentali per l'assunzione di dipendenti a distanza, che vanno dalla valutazione e dal colloquio con i candidati all'invio di un'offerta ufficiale.

Ecco i nostri 6 passi per assumere dipendenti a distanza:

Fase 1: valutare i candidati

Il primo passo fondamentale nel processo di assunzione è la valutazione dei candidati disponibili.

Devi dare alle persone il tempo necessario per candidarsi, quindi fissa una scadenza per l'inizio dell'esame delle candidature. Può anche essere utile informare i candidati di questa scadenza, in modo che si candidino in tempo.

Per valutare i tuoi candidati, puoi intraprendere diverse azioni, tra cui:

• Condurre colloqui telefonici iniziali. Un primo colloquio telefonico può aiutarti a farti una prima impressione migliore del candidato e della sua personalità. Questo può anche essere il momento in cui elimini i candidati meno qualificati o quelli la cui personalità professionale non è adatta alla posizione da ricoprire.
• Somministrare test pre-assunzione. Per alcuni lavori, come la programmazione o il giornalismo, ad esempio, ci possono essere regole e competenze specifiche che i dipendenti devono conoscere per svolgere il lavoro in modo efficace. La somministrazione di un test di pre-assunzione può aiutarti a identificare i candidati con le migliori conoscenze di base per il lavoro.
• Eseguire un software ATS sui curriculum. I sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) sono software automatizzati che aiutano a filtrare i curriculum migliori da quelli peggiori, facendoti risparmiare molto tempo nel lungo periodo. Il software ATS cerca dettagli specifici, come parole chiave o errori di grammatica. Questo software può anche aiutarti a organizzare le candidature e a classificarle in base ai tuoi candidati preferiti.

Fase 2: Pianifica il processo di intervista

Una volta scelti i candidati da far passare alla fase di colloquio, dovrai iniziare a organizzare il processo di intervista.

Dal momento che stai cercando dipendenti a distanza, probabilmente condurrai i colloqui di lavoro anche da remoto.

Il modo migliore per farlo è al telefono o tramite un colloquio video.

Per condurre un colloquio video, dovrai:

• Installare un software per videoconferenze, come Zoom o VidCruiter. Inoltre, assicurati di avere l'attrezzatura per videoconferenze adatta e pronta all'uso.
• Fornisci al candidato istruzioni dettagliate, compreso il software per videoconferenze di cui ha bisogno e come installarlo.
• Offri un breve elenco di orari di incontro tra cui il candidato possa scegliere. Non devi fare un elenco troppo lungo, perché probabilmente avrai molti candidati con cui programmare i colloqui e dovrai evitare di fissare accidentalmente due fasce orarie.

Inoltre, dovresti preparare le domande del colloquio in anticipo, in modo da sfruttare al meglio il tempo a disposizione per il colloquio con un candidato.

Oltre alle domande standard, dovresti porre anche domande specifiche sul lavoro a distanza, come ad esempio:

A seconda del tipo di lavoro e del numero di candidature ricevute, potresti voler condurre più serie di colloqui per restringere ulteriormente la rosa dei candidati.

Fase 3: Chiedere referenze e fare controlli sul passato

Chiedere referenze professionali è un passo incredibilmente importante. Soprattutto quando si assumono lavoratori a distanza che non si possono incontrare subito di persona.

Quando contatti le referenze professionali, assicurati di porre domande fondamentali, come ad esempio:

Quando arrivi alla fase del processo di candidatura in cui sei pronto a proporre le offerte di lavoro, è il momento di effettuare i controlli sui precedenti.

Aspettare fino a una fase successiva del processo è l'ideale e a volte è necessario dal punto di vista legale, dato che alcuni Stati possono imporre restrizioni sui controlli dei precedenti professionali.

Inoltre, eseguire i controlli troppo presto prima di escludere altri candidati può essere piuttosto inefficace in termini di costi, quindi aspettare fino a una fase successiva del processo è generalmente l'approccio migliore.

Passo 4: Comunicare stipendio e benefit

Una volta terminato il processo di assunzione e di colloquio, puoi iniziare a negoziare lo stipendio e a spiegare il tuo pacchetto di benefit.

Naturalmente, molti candidati chiederanno informazioni su stipendio e benefit prima di questo momento.

In questo caso, è fondamentale essere aperti e onesti con i candidati, perché coloro che ritengono insoddisfacenti i tuoi pacchetti retributivi e di benefit possono aiutarti a restringere ulteriormente la rosa dei candidati.

In questa fase può essere utile anche spiegare come avviene la crescita professionale nella tua azienda, ad esempio come ottenere promozioni o aumenti di stipendio.

Questo ti aiuterà a stabilire delle aspettative chiare da parte del candidato, in modo che capisca meglio come procedere con la tua azienda.

Fase 5: Creare un contratto e inviare le offerte di lavoro

Esistono diversi tipi di contratti di lavoro a distanza, da quelli a tempo pieno o parziale a quelli freelance. Ogni contratto avrà delle specifiche diverse.

Assicurati quindi di scegliere quello giusto quando assumi i tuoi dipendenti a distanza.

Secondo Contracts Counsel, esistono quattro tipi principali di contratti di lavoro:

1. Contratti di lavoro a tempo indeterminato. I contratti a tempo indeterminato sono il tipo di contratto di lavoro più comune e vengono utilizzati sia per i dipendenti a tempo pieno che per quelli a tempo parziale. In questi contratti si comunicano chiaramente i dettagli chiave, come il salario, i benefit e le responsabilità.
2. Contratti di lavoro a tempo determinato. I contratti a tempo determinato sono spesso utilizzati per i lavoratori temporanei o stagionali, così come per i freelance o i collaboratori assunti per progetti specifici. In questi contratti viene stabilito un periodo di tempo prestabilito al termine del quale il rapporto di lavoro verrà rivisto o interrotto.
3. Contratti di lavoro occasionale. I contratti di lavoro occasionale sono generalmente utilizzati per i dipendenti part-time o temporanei, per i quali non è previsto un orario fisso. Tuttavia, questi contratti prevedono spesso un numero minimo di ore di lavoro per ogni settimana o mese.
4. Contratti a zero ore. Anche se più rari, i contratti a zero ore vengono stipulati con dipendenti che non prevedono un numero minimo di ore di lavoro. Questi contratti possono essere particolarmente utili quando si lavora con freelance o appaltatori che vengono pagati con uno stipendio fisso piuttosto che con una paga oraria o un salario.

Una volta redatti questi contratti, puoi inviare le tue offerte di lavoro ufficiali. A questo punto, il candidato può scegliere se accettare o rifiutare l'offerta.

In alternativa, può anche decidere di negoziare alcuni termini, come l'orario di lavoro o lo stipendio, e a quel punto potrai decidere se sei aperto alle trattative.

Per finalizzare l'offerta accettata, prendi in considerazione l'utilizzo di un'app di firma elettronica per snellire il processo e garantire che tutto sia legalmente vincolante.

Fase 6: inserimento dei lavoratori a distanza

Congratulazioni! Hai trovato i tuoi nuovi dipendenti e sei pronto a farli entrare nel tuo team.

L'inserimento dei lavoratori remoti può essere un po' più complicato rispetto a un posto di lavoro tradizionale. Dovrai inviare loro tutta l'attrezzatura necessaria e dargli il tempo di configurarla e prepararla.

Inoltre, per la formazione dei nuovi dipendenti, dovrai coordinare delle sessioni di formazione virtuale a cui i nuovi membri del team potranno partecipare.

In totale, ti consigliamo di pianificare un processo di onboarding di almeno due settimane per tutti i nuovi dipendenti.