Come prepararsi a un colloquio telefonico? Passaggi, domande e consigli

Sapere come prepararsi per un colloquio telefonico fa la differenza tra passare tranquillamente alla fase successiva ed essere scartato di nascosto.

Un colloquio telefonico sembra una cosa da poco. Dura solo quindici minuti, nessuno ti guarda nemmeno, quindi perché preoccuparsi? Beh, quei quindici minuti decidono se vai avanti o no. Tuttavia, un colloquio telefonico è anche la fase più prevedibile dell’intero processo di selezione. Quindi, una volta che sai cosa ti aspetta, è sorprendentemente facile presentarti preparato.

Continua a leggere e scoprirai:

• Cos’è in realtà un colloquio telefonico (e cosa vogliono davvero i reclutatori);
• Come prepararti a un colloquio telefonico, passo dopo passo;
• Le domande più comuni in un colloquio telefonico, con esempi di risposte;
• Consigli per il colloquio telefonico che fanno davvero la differenza;
• Gli errori che compromettono le tue possibilità.

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Cos’è un colloquio telefonico di selezione?

Un colloquio telefonico di selezione è una breve chiamata iniziale, di solito dai 15 ai 30 minuti, che i datori di lavoro usano per restringere il numero dei candidati prima di invitare qualcuno a un colloquio più lungo.

È un po’ come il buttafuori all’ingresso. Non è la festa vera e propria, ma non puoi entrare senza prima superarlo.

Di solito, al telefono c’è un reclutatore o qualcuno delle Risorse Umane, non il tuo futuro capo. Il loro compito non è quello di approfondire le tue competenze tecniche, ma di confermare le cose fondamentali: che sei una persona reale, che sei interessato, che la tua esperienza corrisponde più o meno al lavoro e che le tue aspettative salariali non faranno saltare il budget.

In altre parole, il colloquio telefonico serve a far risparmiare tempo a tutti. Compreso il tuo.

Selezione telefonica vs. colloquio telefonico vs. colloquio video

Questi termini vengono usati spesso in modo intercambiabile, quindi chiariamo subito alcune cose:

• Selezione telefonica. Si tratta della breve prima chiamata descritta sopra. Di solito è veloce e viene condotta da un reclutatore. L’obiettivo è filtrare i potenziali candidati, non valutarti in modo approfondito.
• Colloquio telefonico. A volte la selezione telefonica equivale al colloquio completo, soprattutto per il primo turno. Può durare più a lungo e approfondire un po’ di più la tua esperienza.
• Colloquio video. Stesse domande, mezzo diverso, più il piacere di preoccuparti dell’angolazione della telecamera. Qui ci concentreremo sul telefono, ma la maggior parte di questi consigli vale anche per il video.

I confini sono sfumati, ed è proprio per questo che dovresti prepararti come se ogni prima telefonata fosse quella vera. Perché a volte lo è davvero.

Cosa cercano davvero di scoprire i reclutatori

Quindi, se questo è solo un colloquio per decidere se passerai al colloquio vero e proprio, a cosa serve? Cosa vogliono i reclutatori? Ecco cosa passa davvero per la testa del reclutatore durante un colloquio telefonico di selezione:

• Sei davvero interessato? O stai inviando candidature a raffica e non ricordi nemmeno bene di quale azienda si tratti?
• Soddisfi i requisiti di base? Ti fanno alcune domande di base mentre spuntano le voci in base alla descrizione del lavoro che hanno ricevuto. 
• Riesci a comunicare in modo chiaro? Dato che non possono vederti, è la tua voce a trasmettere l’intera impressione. No, davvero! La comunicazione è una delle competenze trasversali più sottovalutate. E anche una delle più apprezzate dai datori di lavoro.
• Le tue aspettative corrispondono alla realtà? Quali sono le tue aspettative salariali? Sei disposto a trasferirti? Quando potresti iniziare? Quale modalità di lavoro preferisci? Insomma, i fattori pratici che possono fare la differenza.

Tieni presente che niente di tutto questo richiede una prestazione eroica. Ti basta solo essere preparato e dare l’impressione di essere una persona con cui è facile dire di sì.

Come prepararti a un colloquio telefonico (in 7 passi) 

E ora, il vero motivo per cui sei qui. E lascia che te lo dica… prepararsi per un colloquio telefonico richiede ben più di cinque minuti di panico prima della chiamata. Ma non è nemmeno che dovrai prenderti un giorno libero. (Questo NON è il colloquio telefonico di selezione di cui abbiamo parlato prima, tra l’altro.)

Ecco come prepararti:

#1 Assicurati che sia il colloquio giusto

I colloqui telefonici sono notoriamente difficili da tenere sotto controllo. Non crederesti mai a quante storie abbiamo sentito di persone in cerca di lavoro che pensavano di partecipare a un colloquio completamente diverso. 

È proprio in momenti come questi che avere tutto in un unico posto ti salva la vita. Se hai tenuto traccia del tuo percorso di ricerca di lavoro, puoi recuperare l’annuncio e vedere quali sono i requisiti richiesti.

È proprio per questo che dovresti tenere traccia della tua ricerca, invece di lasciarla sparpagliata tra tre fogli di calcolo, la tua casella di posta e la tua memoria (che, diciamocelo, è il peggior database di sempre). Uno strumento per tenere traccia delle candidature gestisce tutto senza sforzo.

#2 Informati sull’azienda e sul ruolo

Prima di qualsiasi colloquio telefonico, dedica almeno 20 minuti a conoscere l’azienda. Leggi la pagina “Chi siamo”, dai un’occhiata alle notizie recenti, verifica in cosa consiste effettivamente il ruolo e cerca di cogliere lo stile che usano per descriversi.

Non devi scrivere una tesi su questo argomento. Ti basta sapere abbastanza per rispondere a “Perché vuoi lavorare qui?” senza bloccarti e per porre una o due domande intelligenti di tua iniziativa. Un po’ di ricerca ti aiuta anche a calmare i nervi, perché presentarti informato è sempre meglio che presentarti alla cieca.

#3 Rileggi il tuo curriculum e l’annuncio di lavoro, mettendoli fianco a fianco

Il reclutatore ha in mano il tuo curriculum e la descrizione del lavoro. Dovresti averli anche tu.

Esamina l’annuncio di lavoro e abbina la tua esperienza a ciascun requisito. Per ogni “requisito indispensabile” elencato, tieni pronto un breve esempio che dimostri che lo possiedi. Questo ti farà sembrare naturalmente in linea con il ruolo durante la chiamata, invece di doverti affannare a collegare i puntini in tempo reale.

#4 Metti in ordine l’ambiente e la tecnologia

Se hai un gatto, chiudilo in un’altra stanza. Se hai un coinquilino che fa yoga nudo, chiudilo in un’altra stanza. Se hai un bambino piccolo che piange spesso… beh. 

Ma ora sul serio. Non vorrai certo perdere un’opportunità perché il tuo telefono sta per scaricarsi. Questi sono solo alcuni consigli che abbiamo imparato dalla nostra esperienza: 

• Trova un posto tranquillo, lontano da coinquilini, traffico o cani che abbaiano.
• Usa le cuffie con microfono per un suono più pulito.
• Carica il telefono. Ovvio, finché non lo è più.
• Disattiva le notifiche, così non verrai interrotto nel bel mezzo di una frase.

#5 Prepara un promemoria di una pagina

Il vantaggio principale di un colloquio telefonico è che non possono vedere cosa hai davanti. Quindi approfittane. Annota i punti chiave da trattare, alcuni risultati raggiunti con cifre concrete, le tue domande per il reclutatore e le risposte alle domande che trovi più complicate. Limitati a una pagina e rendila facile da leggere (usa evidenziatori e diverse strutture di testo per non perderti nel testo). 

#6 Conosci la tua storia e i tuoi numeri

Quasi sicuramente ti chiederanno di “raccontare il tuo percorso”. Quindi anticipa i tempi e prepara una versione concisa, di 60 secondi, della tua storia professionale, e sostieni i tuoi risultati con numeri reali ogni volta che puoi.

“Ho migliorato la fidelizzazione dei clienti” va bene. Ma “Ho migliorato la fidelizzazione dei clienti del 22% in un anno” è quello che ti ricorderanno.

#7 Metti a punto i dettagli logistici

Conferma la data, l’ora e il fuso orario (soprattutto per i ruoli da remoto, dove un errore nel fuso orario significa perdere la chiamata). Chiarisci chi chiama chi. Sei tu a chiamare loro o è il contrario? E preparati con dieci minuti di anticipo, così sei già a posto e non ti ritrovi a cercare una penna mentre il telefono squilla. 

È anche una buona idea tenere un bicchiere d’acqua a portata di mano. Un’improvvisa secchezza alla gola causata dall’inevitabile stress della situazione non è l’ideale in questo scenario.

Il tuo promemoria per il colloquio telefonico (cosa scriverci davvero)

Abbiamo già parlato due volte del promemoria, quindi entriamo nel dettaglio. Perché “prepara un promemoria” è un consiglio inutile se nessuno ti dice cosa metterci sopra... 

Quindi… eccoci qui, a dirti cosa non dovrebbe mancare nel tuo: 

• Un promemoria di una riga sul ruolo e sull’azienda. Il titolo di lavoro, il nome dell’azienda e una frase su cosa fanno. Già questo ti risparmia diverse situazioni potenzialmente imbarazzanti. 
• Da tre a cinque risultati raggiunti, con cifre. I tuoi successi di cui vai più fiero e più rilevanti, ciascuno sintetizzato in una sola riga. “Ho ridotto i tempi di inserimento del 30%.” “Ho gestito un team di 12 persone.” Assicurati di scegliere qualcosa che sia rilevante per questo lavoro specifico e che faccia colpo sulla persona dall’altra parte. 
• La tua storia in 60 secondi. Non deve essere completa, basta lo scheletro con i punti chiave della tua risposta alla domanda “Parlami di te”, così non divaghi.
• Tre cose che ti piacciono davvero dell’azienda. Attingile dalle tue ricerche precedenti. La domanda “Perché vuoi lavorare qui?” salterà sicuramente fuori durante la tua prima chiamata.
• La tua fascia salariale. Mettila per iscritto, così potrai dirla con calma invece di inventarti una cifra sotto pressione. Puoi anche preparare alcuni punti a sostegno della tua fascia (come i tuoi risultati, gli anni di esperienza, i titoli di studio, eventuali corsi extra e le esperienze che hai maturato).
• Le tue competenze tecniche. Probabilmente ormai ti vengono naturali, ma è sempre bene averle sotto gli occhi nel caso in cui ti blocchi. Sarebbe un peccato dimenticare uno strumento chiave che sai usare o un processo con cui ti trovi a tuo agio.
• Due o tre domande per il reclutatore. Tutti apprezzano chi sa ascoltare in modo proattivo. Fare domande ti fa sembrare coinvolto e davvero interessato alla posizione offerta. Così, quando ti chiedono “hai qualche domanda da farmi?”, non rimani mai a mani vuote (a mente vuota? a bocca vuota?).
• Un paio di risposte delicate. Ci sono domande che ti rendono nervoso? Ad esempio, un periodo di inattività lavorativa o il motivo per cui stai lasciando il tuo lavoro precedente. Se hai qualcosa del genere, scrivi un breve promemoria su come vuoi inquadrare la risposta.

Tutto qui. Resisti alla tentazione di scrivere interi paragrafi: nel momento in cui il tuo promemoria diventa una sceneggiatura, inizierai a leggerlo ad alta voce, e un reclutatore se ne accorgerà da un miglio di distanza.

Domande comuni nei colloqui telefonici (con esempi di risposta)

Ricordi quando abbiamo detto che il colloquio telefonico è la fase più prevedibile? Ecco le domande che ti verranno poste più spesso, cosa sta realmente chiedendo il reclutatore e un esempio di risposta per ciascuna di esse che puoi adattare alla tua esperienza.

Una breve nota sugli esempi qui sotto: non impararli a memoria parola per parola. Leggili, prendi spunto dalla struttura e dal ritmo, poi sostituiscili con la tua storia. Devi sembrare te stesso, non noi (anche se noi non siamo male).

"Parlami di te."

Cosa ti stanno davvero chiedendo: riesci a riassumere perché sei la persona giusta senza divagare per dieci minuti?

"Perché ti interessa questo ruolo?"

Cosa ti stanno chiedendo in realtà: Hai davvero letto l’annuncio di lavoro, o stai candidandoti a tutto ciò che ti capita a tiro?

"Puoi illustrarmi il tuo curriculum?"

Cosa ti stanno davvero chiedendo: La tua storia professionale ha senso e riesci a raccontarla in modo chiaro?

Segui un ordine cronologico e spiega perché questo lavoro è il passo logico successivo.

"Quali sono le tue aspettative salariali?"

Cosa ti stanno davvero chiedendo: siamo almeno sulla stessa lunghezza d’onda?

Fai le tue ricerche in anticipo e proponi una fascia salariale basata sul mercato e sulla tua esperienza.

"Perché stai lasciando il tuo attuale lavoro?"

Cosa ti stanno chiedendo in realtà: "Parlerai male anche di noi al prossimo reclutatore?"

Mantieni un tono positivo e guardato al futuro. Concentrati su ciò verso cui ti stai dirigendo, non su ciò da cui stai scappando.

"Cosa sai di noi?"

Cosa ti stanno davvero chiedendo: Ti sei preparato o stai improvvisando?

Due o tre frasi specifiche sono più che sufficienti. Stai dimostrando che ci tieni, non stai tenendo un discorso da TED.

"Quando potresti iniziare?"

Quello che ti stanno davvero chiedendo: sei disponibile entro le nostre tempistiche?

"Stai facendo colloqui con altre aziende?"

Cosa ti stanno davvero chiedendo: Quanto tempo abbiamo a disposizione e quanto sei seriamente interessato a noi?

Non c’è bisogno di fingere. Un po’ di onestà in questo caso aiuta davvero a creare fiducia.

"Raccontami di una volta in cui hai gestito una situazione difficile al lavoro."

Cosa ti stanno chiedendo in realtà: Puoi farmi un esempio concreto, non solo una frase fatta?

Questa è una domanda comportamentale, ed è il momento perfetto per usare il metodo STAR: Situazione, Compito, Azione, Risultato. Ti aiuta a essere conciso e ti impedisce di perderti in una storia senza fine.

"Hai qualche domanda da farmi?"

Quello che ti stanno davvero chiedendo: sei davvero interessato a questa opportunità?

Tienine sempre pronte due o tre. “No, penso sia tutto” è il modo più veloce per sembrare indifferente. Prova alcune di queste:

• "Come si misura il successo in questo ruolo nei primi sei mesi?"
• "Come descriveresti il team di cui farei parte?"
• "Quali sono i prossimi passi del processo da qui in poi?"

Non concentrarti solo sul fare bella figura con i reclutatori (anche se questo è il tuo obiettivo principale). Fai domande che ti aiutino anche a capire se questo lavoro vale davvero la pena.

Consigli per un colloquio telefonico di successo

Ti sei preparato e conosci le domande. Ecco ora i consigli per il colloquio telefonico che fanno la differenza tra una chiamata che non lascia il segno e una che rimane impressa:

• Sorridi mentre parli. Sembra ridicolo, ma le persone riescono a percepire un sorriso. Rende la tua voce immediatamente più calorosa.
• Alzati in piedi, o almeno siediti con la schiena dritta. La postura cambia il modo in cui suoni. Stare in piedi tende a farti sembrare più energico e sicuro di te.
• Rallenta. Il nervosismo fa parlare tutti più velocemente. Un ritmo misurato ti fa sembrare calmo e facile da seguire.
• Fai una breve pausa prima di rispondere. Una breve pausa evita di interrompere l’intervistatore e ti concede un secondo per pensare. Il silenzio va bene, viene interpretato come compostezza, non come confusione.
• Tieni dell’acqua a portata di mano. La bocca secca è un problema reale, e un sorso veloce mantiene la tua voce chiara e stabile.
• Prendi appunti. Annota nomi e dettagli chiave man mano che procedi. Sono preziosi per la tua email di follow-up e per il prossimo colloquio.
• Usa il nome dell’intervistatore. È un piccolo gesto che crea calore e dimostra che sei presente nella conversazione.

Nessuno di questi consigli è rivoluzionario. Tutti insieme, però, ti fanno sembrare una persona davvero preparata, che è proprio lo scopo di un colloquio telefonico.

Cosa fare se la chiamata va male

A volte un colloquio telefonico va semplicemente storto. Ti si svuota la mente. Ti impappini su una domanda che avevi provato dieci volte. Succede a tutti, e quasi mai è così fatale come sembra in quel momento.

Quindi, se le cose vacillano, ecco come riprenderti mantenendo intatta la tua dignità:

• Se ti blocchi su una domanda, non riempire il silenzio con il panico. Concediti un attimo: «È un’ottima domanda, fammi pensare un secondo». Una pausa breve e composta è meglio di una risposta affrettata e sconclusionata.
• Se dai una risposta di cui ti penti, puoi tornare indietro. “In realtà, potrei aggiungere una cosa alla mia risposta precedente?” dimostra consapevolezza di sé, cosa che i reclutatori apprezzano davvero.
• Se la chiamata si interrompe o la linea diventa instabile, non farti prendere dal panico. Richiama o manda subito un messaggio: «Scusa, la linea si è interrotta, ma sono felice di riprendere da dove avevamo lasciato». I problemi tecnici non sono colpa di nessuno, e il modo in cui li gestisci è di per sé un piccolo test.
• Se a metà colloquio ti rendi conto che sta andando male, ricomincia da capo invece di dare tutto per perso. Una risposta forte e calorosa all’ultima domanda, insieme a una domanda ponderata da parte tua, può cambiare completamente l’impressione generale. La gente ricorda come finiscono le cose.

E se fosse davvero un caso da archiviare? Volta pagina. Una selezione andata male non è la tua carriera. Prendi nota di cosa ti ha messo in difficoltà, modifica il tuo promemoria e portalo con te alla prossima. Ed è proprio per questo che avere qualche candidatura in corso rende meno dolorosa ogni singola chiamata.

Cosa fare dopo il colloquio telefonico

La chiamata è finita… ma non hai ancora finito.

Prima di riagganciare, chiedi quali sono i prossimi passi e i tempi previsti. Dimostra interesse e ti fa capire quando è il momento giusto per ricontattarli.

Entro 24 ore, manda una breve email di ringraziamento. Ribadisci il tuo interesse, fai riferimento a un aspetto specifico della conversazione e sii conciso. Questo ti fa rimanere in primo piano mentre gli altri candidati restano in silenzio.

Poi, registra l’esito. Aggiorna lo stato di quella candidatura così saprai esattamente cosa stai aspettando e cosa seguire. (È qui che tenere tutto in un unico tracker per le candidature si rivela ancora una volta utile: non dovrai più chiederti se hai mai ricevuto risposta per quel ruolo di tre settimane fa.)

E poi? Passa alla prossima. Perché il modo migliore per alleggerire la pressione di un singolo colloquio telefonico è averne altri in cantiere.

Punti chiave: Come prepararsi a un colloquio telefonico

Il colloquio telefonico non è un ostacolo da temere. È la fase più prevedibile e più facile da preparare dell’intero processo, oltre che un’occasione concreta per fare un’ottima prima impressione prima ancora che qualcuno abbia visto la tua faccia.

Per prepararti a un colloquio telefonico, ricordati di:

1. Informarti sull’azienda e sul ruolo.
2. Rileggi il tuo curriculum e l’annuncio di lavoro uno accanto all’altro.
3. Trovare un posto tranquillo e assicurarti che i dispositivi funzionino bene.
4. Prepara un promemoria di una pagina.
5. Conosci bene la tua storia e i tuoi dati.
6. Verifica gli aspetti logistici e organizzati bene per poter gestire una chiamata a sorpresa.

Preparati alle domande più comuni, usa il metodo STAR per gli esempi, sorridi mentre parli e ricontatta entro 24 ore. Fai così, e quei quindici minuti ti porteranno esattamente dove vuoi arrivare: al turno successivo.