E-mail o výpovedi: Ako podať výpoveď prostredníctvom e-mailu? (+5 príkladov e-mailov o výpovedi)

Plánujete dať výpoveď zo súčasného zamestnania? Musíte napísať e-mail s výpoveďou?

Aj keď sa tešíte na to, čo vás čaká, je dôležité odísť v dobrom a zachovať si profesionálny prístup. Spálenie mostov málokedy pomáha – najmä ak sa s tými istými ľuďmi môžete neskôr v kariére opäť stretnúť.

Než oficiálne odídete, je potrebné urobiť niekoľko formálnych krokov – vrátane odovzdania výpovede alebo jej zaslania e-mailom.

V tomto článku sa krok za krokom dozviete, ako napísať e-mail s výpoveďou. Dozviete sa, čo by mal e-mail s výpoveďou obsahovať, ako ho formulovať, čo uviesť v predmete a čomu sa vyhnúť.

Ukážeme vám tiež 5 príkladov e-mailov o výpovedi pre každú príležitosť, ktoré určite zanechajú pozitívny dojem. 

Môžem podať výpoveď e-mailom?

Krátka odpoveď: áno.

Nie je to však také jednoduché, ako len poslať e-mail šéfovi a napísať: „Končím.“ 

Odstúpenie z práce často vyžaduje niekoľko formálnych krokov, ktoré musíte podniknúť.

Ako teda podať výpoveď e-mailom spôsobom, ktorý je právne v poriadku a profesionálny? 

1. Najprv si pohovorte (alebo zavolajte online) so svojím zamestnávateľom a informujte ho o svojom zámere odísť. Je bežnou slušnosťou informovať svojho nadriadeného vopred, aj keď odchádzate za menej než ideálnych okolností.
2. Po druhé, odovzdajte (alebo pošlite) svoje oficiálne výpovedné oznámenie. Malo by obsahovať kľúčové informácie, ako je váš posledný deň v zamestnaní a výpovedná lehota. Výpoveď môžete odovzdať osobne alebo poslať e-mailom. 
3. Nakoniec do výpovede zahrňte oznámenie o výpovedi. V niektorých krajinách je v zmluvách stanovená zákonne záväzná výpovedná lehota. V USA však nie je vyžadovaná žiadna zákonne záväzná výpovedná lehota. Bežnou slušnosťou je však oznámiť výpoveď s dvojtýždňovým predstihom. Toto sa zvyčajne uvádza vo výpovedi.

Takže áno – výpoveď prostredníctvom e-mailu je úplne prijateľná. Len sa uistite, že ste o tom vopred informovali svojho nadriadeného.

Čo je e-mail o výpovedi? 

V podstate je e-mail o výpovedi jednoducho kratšia verzia listu o výpovedi zaslaná e-mailom. 

Nie ste si istí, aké sú rozdiely medzi výpovedným listom, e-mailom o výpovedi a dvojtýždňovým výpovedným listom? Vysvetlíme vám to.

• Výpovedný list: Je to oficiálny formálny dokument, ktorý informuje vášho zamestnávateľa, že odchádzate z práce. Mal by obsahovať určité kľúčové prvky, vrátane: vašich kontaktných údajov a kontaktných údajov príjemcu, dátumu vyhotovenia, vášho vyhlásenia o výpovedi, vášho posledného pracovného dňa, odôvodnenia/poďakovania/ponuky pomoci a podpisu. 
• E-mail o výpovedi: Hoci osobné doručenie na papieri je najlepší spôsob, ako odovzdať výpoveď, nie je to vždy možné (napr. v prípade zamestnancov pracujúcich na diaľku). V takýchto prípadoch môžete poslať e-mail o výpovedi, ktorý je o niečo kratšou verziou vašej výpovede. Mali by ste ho však poslať s priloženou úplnou výpoveďou vo formáte PDF. 
• Dvojtýždňová výpovedná lehota: Niekedy sa označuje ako oznámenie o výpovedi (list). V podstate sa teda jedná o to isté ako výpoveď. 

Ako ste si pravdepodobne všimli, všetky tri pojmy v podstate znamenajú to isté. 

E-mail s výpoveďou by preto mal obsahovať väčšinu prvkov tradičného výpovedného listu.

Okrem toho je potrebné mať na pamäti niekoľko ďalších faktorov pri zasielaní výpovede e-mailom.

Čo by mal obsahovať e-mail s výpoveďou

Ako už bolo spomenuté, e-mail o odstúpení by mal obsahovať väčšinu kľúčových prvkov štandardného listu o odstúpení. 

Kľúčové časti e-mailu o odstúpení z funkcie zahŕňajú:

1. Vyhlásenie o výpovedi. V jednej alebo dvoch vetách uveďte, že odstupujete zo svojej súčasnej pozície v danej spoločnosti. 
2. Posledný deň zamestnania. Mal by to byť najmenej dva týždne od dátumu napísania listu. Slúži to ako výpovedná lehota. 
3. Odôvodnenie, poďakovanie alebo ponuka pomoci. Pridajte niekoľko viet, v ktorých poďakujete svojmu nadriadenému, ponúknete pomoc pri prechode alebo poskytnete nejaké vysvetlenie. 
4. Informáciu, že úplný list o odstúpení je priložený vo formáte PDF. Napríklad: „Pre vaše záznamy som priložil úplný list o odstúpení vo formáte PDF.“
5. Záver. Dokument zakončite slovami „S pozdravom“ alebo „S úctou“ a podpíšte sa. 

Dôležité je, aby ste k e-mailu priložili aj úplný list o odstúpení z funkcie vo formáte PDF. Dôvodom je, že list o odstúpení z funkcie je formálny dokument, ktorý sa zvyčajne musí uchovávať v archíve spoločnosti – a vytlačenie e-mailu môže byť zložité.

Úplný list o odstúpení z funkcie musí obsahovať okrem informácií uvedených v e-maile aj niektoré ďalšie prvky. Patria medzi ne: 

• Nadpis. Ako nazvať e-mail s výpoveďou? Tu naozaj nie je potrebné byť príliš kreatívny. Jednoducho ho nazvite „Výpoveď [Vaše meno]“.
• Kontaktné údaje. V hornej časti listu uveďte svoje meno, číslo mobilného telefónu a e-mailovú adresu. Adresa je voliteľná.
• Dátum vyhotovenia. Uveďte ho pod kontaktnými údajmi. Je dôležité určiť, kedy ste oficiálne podali výpoveď a kedy začína vaša výpovedná lehota.
• Kontaktné údaje príjemcu. Uveďte meno príjemcu, názov spoločnosti a adresu. Príjemcom je zvyčajne osoba z personálneho oddelenia, nie priamo váš nadriadený. Pre istotu sa opýtajte.
• Podpis. V ideálnom prípade dokument podpíšte vlastnoručne alebo pridajte digitálny podpis, aby bol dokument úradne platný.

Ak si chcete pozrieť príklady štandardných výpovedí, prečítajte si náš komplexný sprievodca, ako takúto výpoveď napísať.

Kedy napísať e-mail o výpovedi

Pri písaní e-mailu o výpovedi je dobré zvážiť výpovednú lehotu. 

Venujte chvíľu času prevereniu vašej pracovnej zmluvy, aby ste vedeli, akú výpovednú lehotu máte dodržať a či existujú nejaké konkrétne kroky, ktoré musíte pred odchodom podniknúť. 

V USA je dvojtýždňová výpovedná lehota normou a považuje sa za prejav profesionálnej zdvorilosti, hoci to zákon nevyžaduje. V mnohých iných krajinách sú však výpovedné lehoty právne záväzné a tvoria súčasť vašej zmluvy.

Ak však vaša zmluva neuvádza nič konkrétne, dodržanie štandardnej dvojtýždňovej lehoty je bezpečnou voľbou.

Predmet e-mailu s výpoveďou

Pri písaní e-mailu o výpovedi by ste nemali zabudnúť na profesionálny predmet e-mailu. 

Hoci môže byť lákavé napísať do predmetu niečo ako „máme sa“ alebo „končím“, pokúste sa odolať pokušeniu a zachovať si profesionálny prístup. 

Tu je príklad toho, čo napísať do predmetu e-mailu o výpovedi:

Ako napísať e-mail o odstúpení

Teraz, keď už viete, aké časti by mal obsahovať oficiálny e-mail o výpovedi, pozrime sa na podrobný návod, ako ho napísať. 

1. Zistite, kto by mal byť adresátom. Ak si nie ste istí, komu ho adresovať, najlepšie je opýtať sa niekoho z personálneho oddelenia. Všeobecne platí, že list by mal byť adresovaný osobe, ktorá má na starosti výpovede, vášmu nadriadenému alebo vedúcemu personálneho oddelenia. V menších spoločnostiach môžete list jednoducho adresovať svojmu šéfovi. 

2. Napíšte profesionálny predmet e-mailu. Aby ste zachovali profesionálny tón, jednoducho napíšte „Výpoveď“ alebo „Výpoveď – [Vaše meno]“.

3. Pridajte všetky kľúčové časti e-mailu o výpovedi. Hlavnými prvkami sú oslovenie, vyhlásenie o výpovedi a posledný pracovný deň, zatiaľ čo uvedenie dôvodu, poďakovania alebo ponuky pomoci je voliteľné. Nemusíte vysvetľovať svoje rozhodnutie, ale ak sa poďakujete svojmu nadriadenému, nech je to stručné a milé.

4. Pridajte vetu, ktorou informujete príjemcu o prílohe. Ako už bolo spomenuté, mali by ste priložiť aj úplnú verziu svojho výpovedného listu. Aby ste sa uistili, že ho príjemca nájde, pripomeňte mu prítomnosť prílohy. Napríklad: „PS: Úplný výpovedný list nájdete v prílohe vo formáte PDF nižšie.“ 

5. Priložte úplnú verziu výpovede vo formáte PDF. Umožní to personálnemu manažérovi ľahko si ju stiahnuť, vytlačiť a uložiť do archívu.

6. Pošlite následný e-mail. Ak nedostanete odpoveď do niekoľkých dní, pravdepodobne sa niečo pokazilo. Mohlo sa stať, že e-mail bol odoslaný do priečinka so spamom alebo že v riadku adresy bola preklep. Aby ste sa uistili, že váš e-mail bol doručený, je dobré poslať následnú správu.

V nasledujúcej kapitole všetko zhrnieme a ukážeme vám príklady profesionálnych e-mailov o výpovedi, ktoré môžete použiť ako vzory. 

5 príkladov e-mailov o výpovedi

Táto časť obsahuje šablóny a príklady e-mailov o odstúpení z akejkoľvek príležitosti, ktoré môžete použiť ako prvý návrh.

Kliknite na tlačidlo na stiahnutie a vyplňte svoje údaje a podrobnosti.

Šablóna krátkeho e-mailu o výpovedi

Ak sa tešíte na odchod zo súčasného zamestnania a ste zvedaví, čo vás čaká ďalej, stačí vám krátka a minimalistická výpoveď. 

Stačí uviesť termín dvojtýždňovej výpovednej lehoty a vaše vyhlásenie o odstúpení z funkcie a máte hotovo. 

Šablóna formálneho e-mailu o odstúpení

V formálnom e-maile o odstúpení z funkcie by ste nemali byť príliš sentimentálni a uvádzať príliš veľa podrobností. Ide predsa len o formálny dokument.

Šablóna zdvorilého e-mailu o odstúpení

Tento vzor výpovede obsahuje všetky potrebné prvky, navyše konkrétne uvádza dôvod výpovede, vyjadruje vďaku za poskytnutú príležitosť a ponúka pomoc počas prechodného obdobia. Tón je priateľský, ale zdvorilý.

Šablóna jednoduchého e-mailu o odstúpení

Tento jednoduchý e-mail s výpoveďou obsahuje všetko potrebné a nič viac. Je však veľmi zdvorilý a vyjadruje vašu vďačnosť voči spoločnosti. 

Najlepšia šablóna e-mailu o odstúpení

Toto je pozitívny a lichotivý e-mail s výpoveďou, ktorý je skvelou voľbou pre každú príležitosť. Je zdvorilý, obsahuje všetky potrebné formálne prvky, ale je zároveň optimistický.

Bežné chyby v e-mailoch o odstúpení, ktorých sa treba vyvarovať

Napísanie e-mailu o výpovedi sa môže zdať jednoduché, ale drobné chyby môžu tento proces zbytočne skomplikovať.

Keďže tento e-mail je nielen profesionálnou správou, ale v mnohých prípadoch aj súčasťou vašej oficiálnej personálnej dokumentácie, mal by byť jasný, zdvorilý a ľahko spracovateľný.

Náhly, príliš emotívny alebo neúplný e-mail môže vyvolať zmätok, viesť k zbytočným ďalším krokom alebo zanechať nesprávny konečný dojem.

 Tu je zoznam bežných chýb, ktorých sa ľudia dopúšťajú, a tipov, ako sa im vyhnúť:

• Zverejňovanie príliš veľa podrobností. Nemusíte vysvetľovať, prečo odchádzate, ani sa vyrozprávať o svojich skúsenostiach. Buďte profesionálny a stručný.

• Používanie emotívneho alebo sarkastického tónu. E-maily o výpovedi by mali zostať neutrálne – aj keď odchádzate za stresujúcich okolností.

• Zabudnúť jasne uviesť svoj posledný pracovný deň. To môže spôsobiť zbytočné dohadovanie s personálnym oddelením a spomaliť celý proces.

• Odoslanie e-mailu bez toho, aby ste to najprv oznámili svojmu nadriadenému. Ak je to možné, informujte svojho nadriadeného skôr, ako stlačíte tlačidlo „odoslať“.

• Nepriloženie formálneho listu o výpovedi. Samotný e-mail často nestačí pre záznamy personálneho oddelenia.

Vyhnutie sa týmto chybám môže pomôcť tomu, aby vaše odstúpenie prebehlo hladšie. Aj keď ste pripravení posunúť sa ďalej, stojí za to venovať pár minút navyše tomu, aby ste sa uistili, že váš e-mail je kompletný.

Čo sa stane po odoslaní e-mailu s výpoveďou?

Po odoslaní e-mailu s výpoveďou proces zvyčajne pokračuje takto:

• Váš nadriadený alebo personálne oddelenie potvrdí prijatie vašej výpovede.

• Oficiálne začína vaša výpovedná lehota.

• Môže sa od vás požadovať, aby ste odovzdali projekty, zdokumentovali svoju prácu alebo zaškolili náhradu.

• Personálne oddelenie môže naplánovať výstupný pohovor alebo požiadať o vyplnenie dokumentov.

Ak viete, čo vás čaká, prechod bude menej stresujúci a pomôže vám to zachovať si profesionálny prístup až do posledného dňa.

E-mail s výpoveďou: kľúčové body

Ak sa zamýšľate nad tým, ako dať výpoveď, pravdepodobne sa čoskoro začnete zamýšľať nad tým, ako napísať e-mail s výpoveďou. 

Tu je krátky prehľad:

1. Zistite, komu by mal byť e-mail adresovaný. Vášmu šéfovi? Personálnemu oddeleniu? Nadriadenému?
2. Napíšte profesionálny predmet e-mailu. „Výpoveď – [Vaše meno]“ – to stačí.
3. Pridajte všetky kľúčové časti e-mailu o výpovedi. Hlavne vyhlásenie o výpovedi a posledný deň vášho zamestnania. 
4. Pridajte vetu, ktorou informujete príjemcu o prílohe. „PS: Úplné znenie výpovede nájdete v prílohe vo formáte PDF.“
5. Priložte úplný list o výpovedi vo formáte PDF. E-mail sa ťažko tlačí a väčšina personálnych oddelení bude chcieť vašu výpoveď uchovať pre svoje záznamy.

A ak ste práve skončili v práci, nezabudnite aktualizovať svoj profil na LinkedIn – teraz ho môžete jedným kliknutím premeniť na profesionálny životopis!