Ako napísať e-mail s nadväzujúcou žiadosťou po podaní prihlášky? (+4 príklady)

Poslali ste svoj životopis na pracovnú pozíciu a... ticho po pesničke. Aký je teda váš ďalší krok? Napísanie e-mailu s pripomienkou po podaní prihlášky je rozumný spôsob, ako zistiť, ako to s vami v procese výberu vyzerá. Prinajmenšom získate jasnosť o vašom stave. V najlepšom prípade váš e-mail s pripomienkou pripomenie personalistom, aby sa na vašu prihlášku pozreli ešte raz.

Realita je takáto: personalisti sú zaneprázdnení a e-maily sa prehliadajú – dokonca aj tie, ku ktorým ste priložili svoj starostlivo vypracovaný životopis. Zdvorilá pripomienka môže byť presne to, čo je potrebné na to, aby vaša žiadosť dostala pozornosť, ktorú si zaslúži.

Tento článok vám ukáže, ako presne napísať e-mail s pripomienkou po podaní žiadosti o prácu, vrátane príkladov, ktoré si môžete skopírovať a prispôsobiť pre svoje hľadanie práce.

TL;DR: Videonávod, ako nadviazať kontakt po podaní žiadosti o prácu

Ak už poznáte základy nadviazania kontaktu a chcete si len rýchlo zopakovať základné informácie, alebo ak máte málo času, pozrite si náš videonávod nižšie.

Kedy by ste mali poslať e-mail s nadviazaním na žiadosť o prácu?

Všeobecne platí, že e-mail s nadviazaním kontaktu by ste mali poslať jeden až dva týždne po odoslaní žiadosti o prácu. Tu je dôvod, prečo je toto načasovanie vhodné:

Ak počkáte menej ako týždeň, riskujete, že budete pôsobiť netrpezlivo. Väčšina spoločností potrebuje čas na zhromaždenie prihlášok a začatie počiatočného procesu posudzovania. 

Ak počkáte dlhšie ako dva týždne, vaša prihláška už môže byť zakrytá novšími prihláškami alebo sa výber na danú pozíciu môže posúvať ďalej s inými uchádzačmi.

Ak však v inzeráte bola uvedená konkrétna lehota (napríklad „kvalifikovaných uchádzačov budeme kontaktovať do 10 pracovných dní“ alebo „dáme vám vedieť do konca júla“), počkajte celú túto dobu plus pár dní navyše, než sa ozvete. 

Jedna výnimka: ak ste sa prihlásili v piatok, začnite počítať od nasledujúceho pondelka. Personalisti zriedka posudzujú prihlášky cez víkend.

Prečo poslať e-mail s nadviazaním kontaktu po podaní žiadosti?

Zrejme odpoveďou je, že nemáte čo stratiť a potenciálne môžete veľa získať. E-mail s pripomienkou po podaní žiadosti o prácu vám pomôže dvoma dôležitými spôsobmi:

• Získate aktuálne informácie o stave vašej prihlášky. Namiesto toho, aby ste sa zamýšľali nad tým, či vaša prihláška nezmizla v čiernej diere, budete vedieť, na čom ste. Možno stále prechádzajú prihlášky, možno už prešli k pohovorom, alebo možno bola pozícia dočasne pozastavená. Aspoň budete mať jasno namiesto nekonečných špekulácií.
• Môžete potenciálne ovplyvniť ich rozhodnutie. Váš e-mail s dotazom na stav prihlášky im nielen pripomína, že existujete – preukazuje iniciatívu a skutočný záujem o danú pozíciu. To môže prevážiť misky váh, keď sa rozhodujú medzi podobnými uchádzačmi. Navyše, váš e-mail môže doraziť práve v čase, keď zostavujú zoznam uchádzačov na pohovory, čím sa v ideálnom momente opäť dostanete do úvahy.

Ako napísať e-mail s pripomienkou po podaní žiadosti o prácu?

Napísanie e-mailu s pripomienkou po podaní žiadosti o prácu je jednoduchšie, než si myslíte. Tu je osvedčený postup v 6 krokoch:

1. Napíšte jasný predmet e-mailu. Nech je jednoduchý a konkrétny. Použite napríklad „Ohľadom prihlášky na pozíciu [názov pozície]“ alebo „Informácia: pozícia [názov pozície]“. Vyhnite sa nejasným predmetom ako „Rýchla otázka“ alebo „Ohľadom“ – personalisti dostávajú denne desiatky e-mailov a potrebujú hneď vedieť, o čom je ten váš.
2. Začnite profesionálnym oslovením. Oslovte personalistu menom, ak ho poznáte. „Vážená pani Johnsonová“ znie lepšie ako „Vážený personalista“, ale ak meno nepoznáte, „Vážený náborový tím“ je úplne prijateľné. Vyhnite sa príliš neformálnym osloveniam ako „Ahoj“ alebo „Čau“.
3. Hneď na začiatku uveďte účel e-mailu. V prvej vete prejdite rovno k veci. Uveďte konkrétnu pozíciu, o ktorú ste sa uchádzali, a kedy ste podali prihlášku, a ak je to možné, uveďte aj identifikačné číslo ponuky. Napríklad: „Píšem vám v súvislosti s mojou prihláškou na pozíciu marketingového koordinátora (ID ponuky: MC-2024-15), ktorú som podal 15. januára.“
4. Telo e-mailu nechajte krátke a profesionálne. Vyjadrite pretrvávajúci záujem o túto pozíciu a stručne zopakujte, prečo ste pre ňu vhodným kandidátom. Neopakujte celý svoj životopis – len vyzdvihnite jednu kľúčovú kvalifikáciu alebo spomeňte niečo nové, čo sa udialo odvtedy, čo ste podali prihlášku. Zdvorilo sa opýtajte na časový harmonogram alebo ďalšie kroky.
5. Znovu priložte svoj životopis. Priložte svoj životopis ako prílohu, aby sa k nemu dalo ľahko vrátiť. Stručne to spomeňte v e-maile: „Pre vaše pohodlie som znovu priložil svoj životopis.“ Ušetríte tak personalistovi nutnosť prehľadávať staré e-maily alebo systémy uchádzačov, aby našiel vaše informácie.
6. Na záver uveďte jasnú výzvu k akcii. Skončite niečím konkrétnym, ale nie náročným. Dobré sú napríklad formulácie: „Bol by som vďačný za akékoľvek informácie o časovom harmonograme náboru“ alebo „Prosím, dajte mi vedieť, ak odo mňa potrebujete ďalšie informácie.“ Poďakujte sa za venovaný čas a e-mail profesionálne ukončite pozdravom „S pozdravom“ alebo „S úctou“.

Príklady e-mailov na nadviazanie kontaktu po podaní žiadosti o prácu

Tu sú dva príklady a šablóny e-mailov na nadviazanie kontaktu po podaní žiadosti o prácu, ktoré môžete použiť ako základ.

Nezabudnite každý e-mail prispôsobiť konkrétnymi detailmi o pozícii a spoločnosti.

A tu je pre vás ďalšia možnosť: 

Šablóna e-mailu na nadviazanie kontaktu po podaní žiadosti o zamestnanie

Buďme úprimní – hľadieť na prázdny e-mail môže byť stresujúce. Práve v takýchto situáciách sa hodí spoľahlivá šablóna. Tú istú základnú štruktúru môžete použiť pre akúkoľvek pracovnú pozíciu, stačí len vymeniť podrobnosti a máte hotovo. Nie je potrebné nad tým príliš premýšľať.

Tu je univerzálna šablóna e-mailu na nadviazanie kontaktu po podaní žiadosti o prácu, s ktorou nemôžete urobiť chybu:  

Druhý e-mail s pripomienkou po tom, čo stále neprišla žiadna odpoveď

Nikto nechce posielať druhý e-mail s pripomienkou. Znamená to, že váš prvý pokus nevyšiel, a úprimne povedané, nie je to ideálna situácia. Niekedy však potrebujete uzavrieť túto záležitosť – chcete vedieť, či máte naďalej dúfať, alebo sa zamerať na iné príležitosti.

V tomto bode už nevyjadrujete len záujem, ale zdvorilo ich žiadate, aby buď pokračovali v procese, alebo vám dali vedieť, že je čas zamerať sa na niečo iné.

Buďte struční, profesionálni a dajte najavo, že chápete ich časové obmedzenia. Neznie to zúfalo ani frustrovane, aj keby ste sa tak cítili.

Tu je príklad efektívneho druhého e-mailu po tom, čo ste nedostali odpoveď na vašu žiadosť o prácu:

Bežné chyby, ktorých by ste sa mali vyvarovať v e-maile po podaní žiadosti

Aj pri najlepších úmysloch je ľahké zničiť si šance zle napísaným e-mailom s následnou komunikáciou.

Tu sú najčastejšie chyby, ktoré môžu vašim vyhliadkam na zamestnanie skôr uškodiť, ako pomôcť:

• Byť príliš naliehavý alebo náročný. Váš e-mail by mal pôsobiť ako zdvorilý dotaz, nie ako požiadavka. Vyhnite sa frázam ako „Potrebujem okamžitú odpoveď“ alebo „Už ste mi mali odpovedať.“ Prejavte záujem a zdvorilo požiadajte o informácie, ale nekladte požiadavky ani nestanovujte ultimátum.
• Posielanie príliš veľa e-mailov na overenie stavu. Jeden e-mail po dvoch týždňoch je profesionálny. Druhý po ďalších dvoch týždňoch svedčí o vytrvalosti. Tretí e-mail však svedčí o vašom zlej úsudku. Držte sa teda celkovo dvoch e-mailov na overenie stavu.
• Všeobecné správy typu „kopírovať a vložiť“. „Vážený pán/vážená pani, píšem Vám, aby som sa informoval o...“ znie ako spam. Použite meno personalistu, spomeňte konkrétnu pozíciu a identifikačné číslo ponuky a odkazujte na niečo týkajúce sa spoločnosti. Všeobecné e-maily sa ignorujú.
• Nevhodné načasovanie a neprofesionálny tón. Nadväzujúci e-mail po troch dňoch pôsobí netrpezlivo. Používanie neformálneho jazyka, ako napríklad „Ahoj!“ alebo „Len sa ozývam 😊“, pôsobí neprofesionálne. Držte sa pracovných hodín, vyhýbajte sa rušným obdobiam a zachovávajte profesionálny tón.

Príklad toho, čo NESMIEŠ poslať:

Tento e-mail sa na prvý pohľad zdá byť zdvorilý, obsahuje však niekoľko chýb: kontaktovanie už po jednom týždni, vytváranie umelej naliehavosti zmienkou o „ďalších pohovoroch“, predpokladanie, že pohovor už mám dohodnutý, a tón pôsobí mierne dotieravo, hoci sa autorka snaží znieť priateľsky.

Čo robiť, ak stále nedostávate odpoveď?

Poslali ste dva profesionálne e-maily s pripomienkou a... stále nič. Je to nepríjemné, ale nemusí to byť nutne osobné.

Tu je váš 6-krokový akčný plán, ako profesionálne postupovať ďalej:

1. Prestaňte posielať e-maily s pripomienkou. Dva e-maily sú absolútne maximum. Viac ako to poškodí vašu profesionálnu reputáciu a zníži vaše šance na budúce pozície v spoločnosti.
2. Počkajte ešte jeden týždeň a potom sa posuňte ďalej. Počkajte sedem dní od odoslania druhého e-mailu s pripomienkou po podaní žiadosti o prácu a potom si v duchu zatvorte dvere k tejto príležitosti. Svoju energiu radšej venujte niečomu inému.
3. Sledujte túto spoločnosť naďalej. Spojte sa so zamestnancami na LinkedIn, sledujte ich aktualizácie a dávajte pozor na budúce pracovné ponuky. Spoločnosti majú často počas roka viacero voľných miest.
4. Využite svoju sieť kontaktov. Poproste o odporúčanie v spoločnostiach, ktoré vás zaujímajú. Odporúčanie od súčasného zamestnanca má oveľa väčšiu váhu ako spontánna žiadosť o prácu.
5. Udržujte si dostatok možností. Uchádzajte sa o viacero pozícií, aby ste sa emocionálne neviazali na jednu jedinú príležitosť. Udržujte si dynamiku pri hľadaní práce.
6. Prispôsobte svoj životopis. Preverte a prispôsobte svoj životopis pre každú prihlášku. Použite kľúčové slová z popisov pracovných miest a zdôraznite najrelevantnejšie skúsenosti pre každú konkrétnu pozíciu.

Kľúčové body

Nakoniec nemôžete ovplyvniť, či vám spoločnosť odpovie, ale môžete ovplyvniť to, ako sa prezentujete. Premyslený e-mail s nadviazaním na pohovor dokazuje, že ste angažovaní, proaktívni a ohľaduplní – vlastnosti, ktoré oceňuje každý zamestnávateľ.

A takto napíšete efektívny e-mail: 

• Po podaní prihlášky počkajte 1–2 týždne (pokiaľ v inzeráte nie je uvedené inak)
• E-mail by mal byť stručný, zdvorilý a relevantný
• Prejavte záujem, ale nebuďte dotieraví
• Obmedzte sa na dva e-maily
• Personalizujte správu menami, pracovnými pozíciami a informáciami o spoločnosti

A hoci sa to môže zdať trochu trápne, na takomto konkurenčnom trhu práce môže práve toto dodatočné úsilie rozhodnúť o tom, či zostanete v úzadí, alebo sa dostanete na pohovor.