Ako sa pripraviť na telefonický pohovor? Kroky, otázky a tipy

Vedieť, ako sa pripraviť na telefonický pohovor, je rozdielom medzi hladkým postupom do ďalšieho kola a tým, že vás nenápadne zaradia do kategórie „nie“.

Telefonický pohovor sa zdá byť nenáročný. Trvá len pätnásť minút, nikto sa na vás ani nepozerá, tak prečo sa namáhať? No práve tých pätnásť minút rozhodne o tom, či postúpite ďalej. Telefonický pohovor je však zároveň najpredvídateľnejšou fázou celého náborového procesu. Keď teda viete, čo vás čaká, je prekvapivo ľahké prísť naň pripravení.

Čítajte ďalej a zistíte:

• Čo vlastne je telefonický pohovor (a čo personalisti skutočne chcú);
• Ako sa krok za krokom pripraviť na telefonický pohovor;
• Najčastejšie otázky pri telefonickom pohovore spolu s ukážkovými odpoveďami;
• Tipy na telefonický pohovor, ktoré skutočne pomáhajú;
• Aké chyby znižujú vaše šance.

Vyskúšaj náš AI nástroj a vytvor si životopis za pár minút!

Náš AI nástroj dokáže v priebehu niekoľkých sekúnd vytvoriť skvelý prvý návrh životopisu. Stačí zadať názov pracovnej pozície a nechať umelú inteligenciu nájsť tie správne slová pre tvoj životopis.

Vyskúšaj AI tvorcu životopisu

Čo je telefonický pohovor?

Telefonický pohovor je krátky rozhovor v počiatočnej fáze výberového konania, zvyčajne trvajúci 15 až 30 minút, ktorý zamestnávatelia využívajú na zúženie okruhu uchádzačov predtým, ako niekoho pozvú na dlhší pohovor.

Je to akoby vyhadzovač pri dverách. Nie je to samotná párty, ale bez toho, aby ste sa cez neho dostali, sa dovnútra nedostanete.

Zvyčajne je na linke personalista alebo niekto z personálneho oddelenia, nie váš budúci šéf. Ich úlohou nie je podrobne skúmať vaše technické zručnosti. Ide o potvrdenie základných vecí: či ste skutočná osoba, či máte záujem, či vaše skúsenosti zhruba zodpovedajú danej pozícii a či vaše platové očakávania neprekročia rozpočet.

Inými slovami, telefonický výber slúži na to, aby všetkým ušetril čas. Vrátane vášho.

Telefonický výber vs. telefonický pohovor vs. videopohovor

Tieto pojmy sa často používajú ako synonymá, takže si najprv ujasnime pár vecí:

• Telefonický výberový pohovor. Ide o krátky prvý telefonát opísaný vyššie. Zvyčajne prebieha rýchlo a vedie ho personalista. Cieľom je vyfiltrovať potenciálnych uchádzačov, nie vás podrobne hodnotiť.
• Telefonický pohovor. Niekedy je tento výberový rozhovor plnohodnotným pohovorom, najmä v prvom kole. Môže trvať dlhšie a trochu hlbšie sa venovať vašim skúsenostiam.
• Videohovor. Tie isté otázky, iné médium, plus radosť z toho, že sa musíte starať o uhol záberu kamery. Tu sa zameriame na telefón, ale väčšina týchto rád platí aj pre videohovor.

Hranice sa stierajú, a práve preto by ste sa mali pripraviť tak, ako keby každý prvý telefonát bol ten skutočný. Lebo niekedy ním aj je.

Čo sa personalisti skutočne snažia zistiť

Ak je to teda len pohovor, ktorý má určiť, či postúpite do skutočného pohovoru, na čo je to dobré? Čo chcú personalisti? Toto je to, čo sa personalistovi skutočne preháňa hlavou počas telefonického výberového pohovoru:

• Máte skutočný záujem? Alebo posielate hromadné žiadosti a ani si poriadne nepamätáte, o akú spoločnosť vlastne ide?
• Splňujete základné požiadavky? Položia vám niekoľko základných otázok a zároveň si odškrtávajú body podľa popisu pracovnej pozície, ktorý dostali. 
• Viete jasne komunikovať? Keďže vás nemôžu vidieť, celý dojem závisí od vášho hlasu. Nie, naozaj! Komunikácia je jednou z najviac podceňovaných mäkkých zručností. A zároveň jednou z tých, ktoré zamestnávatelia najviac oceňujú.
• Zodpovedajú vaše očakávania realite? Aké sú vaše platové očakávania? Ste ochotný presťahovať sa? Kedy by ste mohli nastúpiť? Aký pracovný režim preferujete? Viete, tie praktické veci, ktoré môžu rozhodnúť o úspechu alebo neúspechu.

Všimnite si, že nič z toho nevyžaduje hrdinský výkon. Stačí, ak budete pripravení a bude ľahké vám povedať „áno“.

Ako sa pripraviť na telefonický pohovor (v 7 krokoch) 

A teraz k skutočnému dôvodu, prečo ste tu. A poviem vám… príprava na telefonický pohovor si vyžaduje viac než päť minút paniky tesne pred hovorom. Ale nie je to tak, že by ste si museli vziať voľno. (Toto, mimochodom, NIE JE ten telefonický predbežný pohovor, o ktorom sme hovorili skôr.)

Takto sa pripravte:

#1 Uistite sa, že ide o správny pohovor

Telefónne pohovory sú notoricky ťažké sledovať. Nevěřili by ste, koľko príbehov sme počuli o uchádzačoch o prácu, ktorí si mysleli, že idú na úplne iný pohovor. 

Práve v takýchto momentoch vám to, že máte všetko na jednom mieste, zachráni život. Ak ste si skutočne viedli prehľad o procese hľadania práce, môžete si vyhľadať danú pozíciu a pozrieť si, aké požiadavky sú uvedené v inzeráte.

Presne preto by ste mali svoje hľadanie sledovať, namiesto toho, aby ste ho nechali rozptýliť sa cez tri tabuľky, vašu e-mailovú schránku a vašu pamäť (čo, buďme úprimní, je tá najhoršia databáza na svete). Nástroj na sledovanie uchádzania sa o prácu to všetko zvládne bez námahy.

#2 Zistite si informácie o spoločnosti a pozícii

Pred akýmkoľvek telefonickým pohovorom venujte aspoň 20 minút tomu, aby ste sa zoznámili so spoločnosťou. Prečítajte si ich stránku „O nás“, prebehnite si najnovšie správy, skontrolujte, čo táto pozícia vlastne zahŕňa, a zoznámte sa s jazykom, ktorým sa spoločnosť opisuje.

Nemusíte o tom písať dizertačnú prácu. Stačí, ak budete vedieť dosť na to, aby ste bez zaváhania odpovedali na otázku „Prečo chcete pracovať práve tu?“ a aby ste sami položili jednu alebo dve inteligentné otázky. Trochu prieskumu tiež upokojí nervy, pretože prísť informovaný je vždy lepší pocit ako prísť naslepo.

#3 Prečítajte si ešte raz svoj životopis a inzerát na pracovnú pozíciu, jeden vedľa druhého

Personalista má v rukách váš životopis a popis pracovnej pozície. Vy by ste ich mali mať tiež.

Prejdite si inzerát a porovnajte svoje skúsenosti s každou požiadavkou. Na každú „nevyhnutnú“ požiadavku, ktorú uvádzajú, si pripravte rýchly príklad, ktorý dokazuje, že ju spĺňate. Vďaka tomu budete počas telefonátu pôsobiť prirodzene relevantne, namiesto toho, aby ste sa v reálnom čase snažili pospájať súvislosti.

#4 Usporiadajte si prostredie a techniku

Ak máte mačku, zavrite ju do inej miestnosti. Ak máte spolubývajúceho, ktorý cvičí nahú jógu, zavrite ho do inej miestnosti. Ak máte batoľa, ktoré veľa plače… no. 

Ale teraz vážne. Nechcete predsa prísť o príležitosť len preto, že sa vám vybije batéria v telefóne. Toto sú len niektoré tipy, ktoré sme získali z vlastnej skúsenosti: 

• Nájdite si tiché miesto bez spolubývajúcich, hluku z ulice alebo štekania psov.
• Používajte slúchadlá s mikrofónom pre čistejší zvuk.
• Nabite si telefón. Je to samozrejmé, až kým to samozrejmé nie je.
• Vypnite upozornenia, aby vás nič nevyrušilo uprostred vety.

#5 Vytvorte si jednostránkový pomocný list

Najväčšou výhodou telefonického pohovoru je, že personalista nevidí, čo máte pred sebou. Tak to využite. Zapíšte si kľúčové body, ktoré chcete spomenúť, niekoľko úspechov s číslami, otázky pre personalistu a odpovede na otázky, ktoré považujete za zložité. Obmedzte sa na jednu stranu a uistite sa, že je prehľadná (použite zvýrazňovače a rôzne formátovanie textu, aby ste sa v nej nestratili). 

#6 Poznajte svoj príbeh a svoje čísla

Takmer určite vás požiadajú, aby ste „prešli svojou kariérou“. Buďte teda o krok napred a pripravte si stručnú, 60-sekundovú verziu svojho kariérneho príbehu a svoje úspechy podložte reálnymi číslami, kdekoľvek to bude možné.

„Zlepšil som retenciu zákazníkov“ je v poriadku. Ale „Zlepšil som retenciu zákazníkov o 22 % za rok“ je to, čo si zapamätajú.

#7 Dohodnite si logistiku

Potvrďte si dátum, čas a časové pásmo (najmä pri práci na diaľku, kde nesprávne nastavené časové pásmo znamená zmeškaný hovor). Zistite si, kto komu volá. Voláte vy im, alebo naopak? A buďte pripravení o desať minút skôr, aby ste boli v pohode a nemuseli zúfalo hľadať pero, kým zvoní telefón. 

Je tiež dobrý nápad mať pri sebe pohár vody. Náhle vyschnutie hrdla spôsobené nevyhnutným stresom z tejto situácie nie je v tomto prípade ideálne.

Váš tahák na telefonický pohovor (čo do neho vlastne napísať)

O pomôcke sme sa už dvakrát zmienili, takže poďme k podrobnostiam. Lebo „vytvorte si pomôcku“ je zbytočná rada, ak vám nikto nepovie, čo by na nej malo byť... 

Takže... tu sme a povieme vám, čo by na vašom nemalo chýbať: 

• Jedno riadkové pripomenutie pozície a spoločnosti. Názov pozície, názov spoločnosti a jedna veta o tom, čím sa zaoberajú. Už len toto vás uchráni pred viacerými potenciálne trápnymi situáciami. 
• Tri až päť úspechov s konkrétnymi číslami. Vaše najväčšie a najrelevantnejšie úspechy, každý zhrnutý do jedného riadku. „Skrátil som čas na zaškolenie o 30 %.“ „Viedol som 12-členný tím.“ Uistite sa, že si vyberiete niečo, čo je relevantné pre túto konkrétnu pozíciu a čo urobí dojem na osobu na druhej strane. 
• Váš 60-sekundový príbeh. Nemusí to byť kompletný príbeh, stačí len kostra vašej odpovede na otázku „Povedzte mi niečo o sebe“ vo forme bodov, aby ste sa nezamotali.
• Tri veci, ktoré sa vám na spoločnosti skutočne páčia. Využite pri tom svoj predchádzajúci prieskum. Otázka „Prečo chcete pracovať práve tu?“ sa počas prvého telefonátu určite objaví.
• Váš platový rozsah. Zapíšte si ho, aby ste ho mohli povedať pokojne, namiesto toho, aby ste pod tlakom vymýšľali nejaké číslo. Môžete si tiež pripraviť niekoľko bodov, ktoré váš rozsah podporujú (napríklad vaše úspechy, roky praxe, tituly, akékoľvek ďalšie kurzy a skúsenosti, ktoré ste nadobudli).
• Vaše technické zručnosti. V tejto fáze je to pre vás pravdepodobne už druhá prirodzenosť, ale vždy je dobré mať ich pred očami pre prípad, že by ste zrazu zablokovali. Bolo by škoda zabudnúť na kľúčový nástroj, ktorý viete používať, alebo na proces, s ktorým sa cítite pohodlne.
• Dve alebo tri otázky pre personalistu. Každý má rád proaktívneho poslucháča. Kladenie otázok vás prezentuje ako angažovaného uchádzača, ktorý má o ponúkanú pozíciu skutočný záujem. Keď sa vás teda spýtajú: „Máte nejaké otázky?“, nikdy nebudete stáť s prázdnymi rukami (alebo s prázdnou hlavou? S prázdnymi ústami?).
• Pár zradných odpovedí. Sú nejaké otázky, ktoré vás znervózňujú? Napríklad medzera v kariére alebo dôvod, prečo odchádzate z predchádzajúceho zamestnania. Ak máte niečo také, rýchlo si zapíšte, ako to chcete formulovať.

To je všetko. Odolajte nutkaniu písať celé odseky – v okamihu, keď sa váš tahák premení na scenár, začnete ho čítať nahlas a personalista to spozná na míle ďaleko.

Bežné otázky pri telefonickom pohovore (s ukážkovými odpoveďami)

Pamätáte si, ako sme hovorili, že telefonický pohovor je najpredvídateľnejšia fáza? Tu sú otázky, ktoré vám pri telefonickom pohovore najčastejšie položia, čo personalista skutočne chce vedieť a vzorová odpoveď na každú z nich, ktorú si môžete prispôsobiť podľa vlastných skúseností.

Rýchla poznámka k nižšie uvedeným príkladom: nenaučte sa ich naspamäť slovo za slovom. Prečítajte si ich, inšpirujte sa ich štruktúrou a rytmom a potom ich nahraďte svojím vlastným príbehom. Musíte znieť ako vy sami, nie ako my (hoci my znieeme celkom dobre).

„Povedzte mi niečo o sebe.“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Dokážete zhrnúť, prečo ste vhodným kandidátom, bez toho, aby ste desať minút blábolili?

„Prečo vás táto pozícia zaujíma?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Naozaj ste si prečítali inzerát na túto pozíciu, alebo sa hlásite na všetko, čo sa hýbe?

„Môžete mi vysvetliť váš životopis?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Dáva váš kariérny príbeh zmysel a viete ho jasne opísať?

Udržujte chronologický poriadok a zdôraznite, prečo je táto práca logickým ďalším krokom.

„Aké sú vaše platové očakávania?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Sme vôbec na jednej vlne?

Vopred si urobte prieskum a ponúknite platové rozpätie na základe trhu a vašich skúseností.

„Prečo odchádzate zo súčasného zamestnania?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Budete o nás hovoriť zle aj ďalšiemu personalistovi?

Zostaňte pozitívni a zamerajte sa na budúcnosť. Zameriavajte sa na to, kam smerujete, nie na to, pred čím utekáte.

„Čo viete o nás?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Pripravili ste sa, alebo improvizujete?

Dve alebo tri konkrétne vety úplne stačia. Chcete ukázať, že vám na tom záleží, nie predniesť prednášku na TED.

„Kedy by ste mohli začať?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Ste k dispozícii v rámci nášho časového harmonogramu?

„Máte pohovory aj v iných spoločnostiach?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Koľko času máme a ako vážne to s nami myslíte?

Nie je potrebné blafovať. Trocha úprimnosti v tomto prípade skutočne buduje dôveru.

„Povedzte mi o situácii, keď ste v práci zvládli náročnú situáciu.“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Môžete mi uviesť konkrétny príklad, nie len frázu?

Toto je otázka zameraná na správanie a je to ideálna príležitosť na použitie metódy STAR: Situácia, Úloha, Akcia, Výsledok. Pomôže vám to vyjadriť sa stručne a zabráni tomu, aby ste sa stratili v príbehu bez konca.

„Máte na mňa nejaké otázky?“

Čo sa v skutočnosti pýtajú: Ste skutočne zainteresovaný touto príležitosťou?

Vždy majte pripravené dve alebo tri otázky. „Nie, myslím, že to je všetko“ je najrýchlejší spôsob, ako pôsobiť ľahostajne. Skúste niektoré z týchto:

• „Ako by vyzeral úspech v tejto pozícii počas prvých šiestich mesiacov?“
• „Ako by ste opísali tím, do ktorého by som nastúpil?“
• „Aké sú ďalšie kroky v tomto procese?“

Nesústredte sa výlučne na to, aby ste zapôsobili na personalistov (hoci to je váš hlavný cieľ). Kládte otázky, ktoré vám zároveň napovedia, či táto práca skutočne stojí za váš čas.

Tipy na úspešný telefonický pohovor

Pripravili ste sa a poznáte otázky. Tu sú tipy na telefonický pohovor, ktoré odlíšia zabudnuteľný hovor od nezabudnuteľného:

• Usmievajte sa, keď hovoríte. Znie to smiešne, ale ľudia dokážu počuť úsmev. Okamžite to zohreje váš hlas.
• Postavte sa alebo aspoň sedíte rovno. Držanie tela ovplyvňuje to, ako znie váš hlas. Keď stojíte, znie váš hlas energickejšie a sebavedomejšie.
• Spomaľte. Nervozita spôsobuje, že každý hovorí rýchlejšie. Premyslené tempo znie vyrovnane a ľahko sa vám dá sledovať.
• Pred odpoveďou si nechajte chvíľku na rozmyslenie. Krátka pauza zabráni tomu, aby ste prekrikovali personalistu, a poskytne vám sekundu na premyslenie. Ticho je v poriadku, pôsobí to ako vyrovnanosť, nie zmätok.
• Majte po ruke vodu. Sucho v ústach je reálny problém a rýchly dúšok vám pomôže udržať jasný a stabilný hlas.
• Robte si poznámky. Zapíšte si mená a kľúčové detaily priebežne. Sú neoceniteľné pre váš následný e-mail a ďalšie kolo pohovoru.
• Používajte meno interviewera. Je to malý detail, ktorý vytvára príjemnú atmosféru a ukazuje, že ste sústredení na rozhovor.

Žiadna z týchto rád nie je prevratná. Spolu však pôsobíte ako niekto, kto je skutočne pripravený, čo je vlastne zmyslom telefonického pohovoru.

Čo robiť, ak sa hovor nepodarí

Niekedy sa telefonický pohovor jednoducho nepodarí. Zrazu máte v hlave prázdno. Zakopnete pri otázke, ktorú ste si nacvičili desaťkrát. Stáva sa to každému a takmer nikdy to nie je tak fatálne, ako sa to v danej chvíli zdá.

Ak sa teda veci trochu zakotúľajú, tu je návod, ako sa z toho dostať bez straty dôstojnosti:

• Ak vám pri otázke vypadne odpoveď, nevyplňujte ticho panikou. Dajte si chvíľku na rozmyslenie: „To je skvelá otázka, nechajte ma chvíľu popremýšľať.“ Krátka, vyrovnaná pauza je lepšia ako uponáhľaná, nesúvislá odpoveď.
• Ak dáte odpoveď, ktorej ľutujete, môžete sa k nej vrátiť. „Vlastne, mohol by som k mojej predchádzajúcej odpovedi niečo dodať?“ svedčí o sebauvedomení, čo personalisti skutočne rešpektujú.
• Ak sa hovor preruší alebo spojenie začne kolísat, nezúfajte. Hneď zavolajte späť alebo pošlite správu: „Ospravedlňujem sa, spojenie sa prerušilo, rád pokračujem tam, kde sme skončili.“ Technické problémy nie sú ničíou vinou a to, ako sa s nimi vyrovnáte, je samo o sebe malou skúškou.
• Ak si v polovici rozhovoru uvedomíte, že to ide zle, začnite odznova, namiesto toho, aby ste to odpísali. Silná, srdečná odpoveď na poslednú otázku a premyslená otázka z vašej strany môžu zmeniť celkový dojem. Ľudia si pamätajú, ako veci končia.

A ak to naozaj bolo na odpísanie? Poďte ďalej. Jedno neúspešné kolo výberu nie je vaša kariéra. Poznačte si, čo vás potopilo, vylepšite si svoj „špikák“ a využite ho pri ďalšom pohovore. Práve preto vám niekoľko prebiehajúcich prihlášok zmierni sklamanie z každého jednotlivého telefonátu.

Čo robiť po telefonickom pohovore

Hovor skončil… ale vy ešte nie ste celkom hotoví.

Než zavesíte, opýtajte sa na ďalšie kroky a predpokladaný časový harmonogram. Prejavíte tým záujem a zistíte, kedy je vhodné sa ozvať.

Do 24 hodín pošlite krátky e-mail s poďakovaním. Znovu zdôraznite svoj záujem, spomeňte jednu konkrétnu vec z rozhovoru a buďte struční. Vďaka tomu zostanete v pamäti, zatiaľ čo ostatní uchádzači mlčia.

Potom si zaznamenajte výsledok. Aktualizujte stav danej prihlášky, aby ste presne vedeli, na čo čakáte a čo máte sledovať. (Tu sa opäť prejaví výhoda vedenia všetkého v jednom nástroji na sledovanie pracovných príležitostí – už sa nebudete musieť zamýšľať nad tým, či ste pred tromi týždňami dostali odpoveď na túto pozíciu.)

A potom? Prejdite k ďalšej. Najlepší spôsob, ako zmierniť tlak pri akomkoľvek telefonickom pohovore, je mať v zálohe ešte niekoľko ďalších.

Kľúčové body: Ako sa pripraviť na telefonický pohovor

Telefonický pohovor nie je prekážka, ktorej by ste sa mali obávať. Je to najpredvídateľnejšia a najľahšie pripraviteľná fáza celého procesu a skutočná šanca urobiť silný prvý dojem ešte skôr, než vás niekto vôbec uvidí.

Pri príprave na telefonický pohovor nezabudnite:

1. Zisti si informácie o spoločnosti a pozícii.
2. Prečítajte si znovu svoj životopis a inzerát na pracovnú pozíciu vedľa seba.
3. Zabezpečte si tiché miesto a funkčné technické vybavenie.
4. Vytvorte si jednostránkový prehľad.
5. Znáte svoj príbeh a čísla.
6. Potvrďte si logistické detaily a buďte dostatočne organizovaní, aby ste zvládli aj neočakávaný telefonát.

Pripravte sa na bežné otázky, pri uvádzaní príkladov sa opierajte o metódu STAR, počas rozhovoru sa usmievajte a do 24 hodín sa ozvite. Ak to urobíte, tých pätnásť minút vás dostane presne tam, kam chcete: do ďalšieho kola.